Giám đốc hỏi phòng kế toán: "Một năm bệnh viện chi bao nhiêu cho phim X-quang?" Câu trả lời thường là số tiền mua phim. Con số đó chỉ là phần nổi. Mực hoặc băng in, máy in phim, kho đựng, người đi giao phim và công tìm phim thất lạc nằm ở các mục chi khác, không ai cộng lại.
Bài này đưa ra một khung tính chi phí in phim X-quang PACS đủ các khoản (tiền in phim hiện tại so với đầu tư PACS), đặt cạnh chi phí đầu tư PACS, để lãnh đạo bệnh viện và phòng khám tự tính ra con số của riêng mình thay vì tin vào một mức tiết kiệm chung.
Chi phí in phim X-quang PACS: bắt đầu từ các khoản đang chi
Có hai nhóm: chi phí hiện ra trên hóa đơn và chi phí chìm trong các mục chi khác.
Nhóm nhìn thấy ngay:
- Phim và vật tư in: phim nhựa hoặc phim khô theo khổ, băng mực hoặc hộp phim cho máy in.
- Túi đựng phim: mỗi ca một túi, mua theo lô.
- Bảo trì máy in phim: hợp đồng bảo trì, thay đầu in, hiệu chuẩn.
Nhóm chìm, thường không ai cộng:
- Công in và giao phim: kỹ thuật viên dừng chụp để in, điều dưỡng hoặc hộ lý mang phim lên khoa.
- Kho lưu và công tìm phim: diện tích kho, kệ, chống ẩm, người tra cứu khi người bệnh tái khám cần đối chiếu.
- Chụp lại do thất lạc hoặc hỏng phim: người bệnh làm mất túi phim, bị chụp lại, vừa tốn vật tư vừa tăng liều tia.
- Điện và điều hòa phòng đặt máy in: khoản nhỏ nhưng chạy suốt năm.
Sai lầm thường gặp: Chỉ lấy tổng tiền mua phim làm "chi phí in phim". Cách tính này thường thấp hơn thực tế, nên khi so với chi phí PACS thì PACS trông đắt hơn mức nó đáng có và dự án dễ bị gác lại.
Máy in phim là khoản chi dễ thấy; công in, giao và lưu phim mới là khoản chìm
Công thức tính chi phí in phim của riêng bệnh viện
Không có đơn giá chung để áp cho mọi nơi. Giá phim, giá vật tư, lương kỹ thuật viên và số ca đều khác nhau theo từng cơ sở. Cách làm đáng tin là lấy số liệu thật của 3 đến 6 tháng gần nhất rồi nhân lên cả năm.
- Lấy từ RIS hoặc sổ chụp: tổng số ca X-quang trong kỳ, và số ca có in phim.
- Lấy từ kho và kế toán: số phim thực xuất, đơn giá bình quân, chi phí vật tư in và bảo trì máy.
- Ước lượng thời gian in và giao phim bằng cách bấm giờ một vài ca thật ở nhiều khung giờ, rồi quy ra công theo lương bình quân của vị trí đó.
- Cộng diện tích kho phim nhân với chi phí mặt bằng nội bộ (nếu bệnh viện có hạch toán) hoặc ghi chú riêng nếu không hạch toán.
- Cộng các khoản trên, chia cho số ca để ra chi phí in cho một ca.
Bảng dưới đây chỉ là mẫu trình bày, các con số trong cột "Ví dụ giả định" do tác giả đặt để minh họa phép tính và không phải đơn giá thị trường. Bệnh viện thay bằng số liệu của mình.
| Khoản | Cách lấy số | Ví dụ giả định (năm) |
|---|---|---|
| Phim và vật tư in | Số phim xuất kho nhân đơn giá | 100 triệu đồng |
| Bảo trì máy in | Hợp đồng bảo trì | 20 triệu đồng |
| Công in và giao phim | Phút mỗi ca nhân số ca nhân giá phút công | 40 triệu đồng |
| Kho và tra cứu | Diện tích, người phụ trách | 15 triệu đồng |
| Chụp lại do mất phim | Số ca chụp lại nhân chi phí mỗi ca | 5 triệu đồng |
| Tổng | 180 triệu đồng |
Với phép tính này, bệnh viện ví dụ có chi phí chìm (công, kho, chụp lại) chiếm khoảng một phần ba tổng. Nếu chỉ nhìn tiền phim, họ sẽ nghĩ khoản tiết kiệm chỉ có 100 triệu.
Chi phí đầu tư PACS: đừng chỉ nhìn giá phần mềm
Phía bên kia của bài toán cũng hay bị tính thiếu. Một dự án PACS gồm các khoản sau.
- Phần mềm PACS: mua giấy phép một lần hoặc thuê bao theo tháng.
- Máy chủ và lưu trữ: máy chủ, ổ lưu trữ, sao lưu. Dung lượng tăng đều theo số ca, đặc biệt CT và MRI. Nếu thuê PACS đám mây, khoản này chuyển thành phí thuê bao.
- Mạng nội bộ: đường truyền giữa phòng chụp, phòng đọc và các khoa, đủ băng thông cho ảnh nhiều lát cắt.
- Màn hình và máy trạm: màn hình chẩn đoán cho bác sĩ đọc phim ở phòng chẩn đoán hình ảnh, màn hình thường cho các khoa xem ảnh.
- Kết nối máy chụp: công cấu hình từng máy xuất ảnh theo chuẩn DICOM, xem thêm ở bài về chuẩn dữ liệu y tế HL7, FHIR, CDA, DICOM. Máy cũ không xuất DICOM cần bộ số hóa.
- Đào tạo và vận hành: tập huấn bác sĩ, kỹ thuật viên, cán bộ IT; chi phí hỗ trợ hằng năm.
Cách phân biệt vai trò từng hệ thống trong chuỗi này xem ở bài LIS, RIS, PACS.
Kho phim chiếm diện tích và tốn công tra cứu mỗi lần người bệnh tái khám
Khoản tiết kiệm có thật nằm ở đâu?
Chuyển sang PACS không xóa toàn bộ chi phí in. Phần thật sự giảm được gồm:
- Tiền phim và vật tư: giảm tương ứng với tỷ lệ ca không in nữa. Đây là phần lớn nhất nếu bệnh viện đang in mặc định cho mọi ca.
- Công in và giao phim: bác sĩ lâm sàng xem ảnh ngay trên máy trạm, kỹ thuật viên không phải in và chuyển.
- Kho và tra cứu: không mở thêm kho cho phim mới. Phim tồn cũ vẫn phải giữ theo quy định của bệnh viện.
- Chụp lại do mất phim: ảnh nằm trên hệ thống nên người bệnh làm mất túi phim vẫn có thể được cấp lại bản ảnh.
Một số khoản phát sinh mới cần trừ ra: chi phí hạ tầng PACS hằng năm, và phần in theo yêu cầu cho người bệnh chuyển cơ sở khác. Mô hình hợp lý là in khi có yêu cầu, tính phí hoặc không tính theo chính sách của bệnh viện, thay vì in mặc định. Lộ trình cụ thể từng giai đoạn nằm ở bài bệnh viện không in phim.
Tính thời gian hoàn vốn bằng bảng đơn giản
Khi đã có hai vế, phép tính hoàn vốn khá thẳng:
| Hạng mục | Cách tính |
|---|---|
| A. Chi phí in phim hiện tại mỗi năm | Tổng từ bảng ở trên |
| B. Tỷ lệ ca sẽ không in nữa | Ví dụ ước 70% ca X-quang thường quy |
| C. Khoản tiết kiệm mỗi năm | A nhân B |
| D. Chi phí vận hành PACS mỗi năm | Thuê bao hoặc bảo trì, lưu trữ, nhân sự |
| E. Tiết kiệm ròng mỗi năm | C trừ D |
| F. Chi phí đầu tư ban đầu | Máy chủ, mạng, màn hình, kết nối, triển khai |
| Thời gian hoàn vốn | F chia E |
Nếu E nhỏ hoặc âm, đừng vội kết luận PACS "không đáng". Có thể sản lượng X-quang còn thấp nên lợi ích chủ yếu đến từ CT, MRI, hội chẩn và đọc phim từ xa. Khi đó hãy tính cả chi phí in phim CT, MRI, vì phim khổ lớn đắt hơn nhiều so với phim X-quang thường quy.
Lưu ý: Hai con số B và đơn giá phim là chỗ nhạy nhất của bảng. Hãy tính ba kịch bản (B bằng 50%, 70%, 90%) và xem thời gian hoàn vốn thay đổi ra sao, thay vì chỉ trình lãnh đạo một con số.
Bác sĩ lâm sàng xem ảnh ngay trên máy tính, không chờ in và chuyển phim
Lợi ích khó quy ra tiền: ghi riêng, đừng cộng vào bảng
Có những lợi ích thật nhưng quy thành tiền sẽ thiếu chắc chắn.
- Thời gian chờ kết quả: ảnh vào máy trạm ngay sau khi chụp, bác sĩ buồng bệnh không phải chờ phim.
- Đọc từ xa và hội chẩn: nhiều bác sĩ xem cùng một ca cùng lúc, kể cả từ cơ sở khác. Mô hình này có bài riêng về đọc kết quả hình ảnh từ xa teleradiology.
- Gắn ảnh đúng hồ sơ: khi RIS và PACS nối vào hồ sơ người bệnh, ảnh luôn đi cùng đúng phiếu chỉ định, giảm nhầm phim.
Nên đưa các mục này thành một dòng "lợi ích định tính" riêng cạnh bảng hoàn vốn. Lãnh đạo thấy được cả hai mặt mà con số tài chính không bị thổi phồng.
MyHospital kết nối chỉ định cận lâm sàng, RIS và PACS vào cùng hồ sơ người bệnh, giúp bệnh viện giảm dần số ca in phim mà không đứt quãng chẩn đoán. Đội ngũ có thể cùng bệnh viện tính chi phí in phim hiện tại và dựng bảng hoàn vốn theo số liệu thật của đơn vị. Tìm hiểu thêm về phân hệ cận lâm sàng và phần mềm quản lý bệnh viện của MyHospital.
Bắt đầu từ bảng tính một trang
Việc đầu tiên không cần mua gì: lấy số ca X-quang và số phim xuất kho của sáu tháng gần nhất, bấm giờ một buổi in và giao phim, rồi điền bảng trong bài. Nếu cần hình dung rõ hơn phần cận lâm sàng được số hóa ra sao, xem bài số hóa cận lâm sàng. Sau một buổi làm việc với phòng kế toán và khoa chẩn đoán hình ảnh, bệnh viện sẽ có con số đủ để quyết định có đưa PACS vào kế hoạch năm tới hay không.
