Một buổi giao ban đầu tuần, ba phòng báo ba con số lượt khám khác nhau cho cùng một tuần. Phòng kế hoạch lấy từ sổ khám, phòng tài chính lấy từ phiếu thu, khoa khám bệnh lấy từ phần mềm. Mười lăm phút đầu buổi họp mất vào việc hỏi số nào đúng. Chuyện này không hiếm, và nó là lý do nhiều giám đốc có dashboard nhưng vẫn quyết định bằng cảm giác.
Bài này không bàn cách vẽ biểu đồ. Câu hỏi nằm ở trước đó: dashboard điều hành bệnh viện nên đặt những chỉ số nào lên màn hình đầu tiên, xem bao lâu một lần, và con số vượt ngưỡng nào thì giám đốc phải gọi người. Phần cấu trúc màn hình và lỗi triển khai BI đã có ở bài dashboard quản trị bệnh viện cho ban giám đốc.
Nguyên tắc chọn chỉ số cho dashboard điều hành bệnh viện
Giám đốc không cần thấy mọi thứ. Họ cần thấy những con số khiến họ đổi một quyết định: điều thêm điều dưỡng sang khoa nào, nhắc phòng nào hoàn thiện hồ sơ BHYT, mở thêm quầy thu ngân giờ cao điểm hay chưa.
Một chỉ số xứng đáng lên màn hình đầu khi nó qua được bốn câu hỏi:
- Có công thức thống nhất: cả bệnh viện hiểu "lượt khám" hay "ngày điều trị" giống nhau, ghi thành văn bản.
- Có nguồn dữ liệu gốc: truy được về từng người bệnh, từng phiếu, không phải số tay.
- Có người chịu trách nhiệm: một trưởng phòng hoặc trưởng khoa cụ thể, không phải "các bộ phận liên quan".
- Có ngưỡng can thiệp: biết con số xấu là bao nhiêu và khi đó ai làm gì.
Sai lầm thường gặp: Đưa lên dashboard mọi số mà phần mềm xuất được. Màn hình 30 ô thì không ô nào được đọc kỹ. Thà bỏ bớt một chỉ số thiếu ngưỡng can thiệp còn hơn giữ lại để cho đủ.
Nhóm 1: Hoạt động khám chữa bệnh
Nhóm này trả lời câu hỏi "hôm nay bệnh viện đang chạy thế nào". Giám đốc nên mở nó mỗi sáng, trước giao ban.
Số liệu ngày hôm trước được chốt sẵn trên màn hình, giao ban đi thẳng vào chỗ bất thường
- Lượt khám ngoại trú theo ngày, tách theo khoa và theo đối tượng (BHYT, dịch vụ): so với cùng ngày tuần trước. Lệch quá 15-20% mà không có lý do đã biết (nghỉ lễ, đợt dịch) là tín hiệu cần hỏi trưởng khoa khám bệnh.
- Thời gian chờ trung bình theo chặng: tiếp đón, gặp bác sĩ, cận lâm sàng, thu ngân. Số trung bình cả luồng che mất điểm nghẽn, nên phải tách chặng. Cách đo ở bài đo lường thời gian chờ của người bệnh.
- Người bệnh đang nằm viện và công suất sử dụng giường: tính trên giường thực kê, không trên giường kế hoạch. Khoa đạt trên 100% kéo dài thường đang kê thêm giường, dưới 60% kéo dài là giường đang bỏ trống. Công thức và cách đọc cùng ngày điều trị trung bình nằm trong bài công suất sử dụng giường bệnh.
Với bệnh viện có phẫu thuật, thêm tỷ lệ lấp đầy phòng mổ trong khung giờ làm việc. Phần này đã có hướng dẫn riêng ở dashboard công suất phòng mổ.
Nhóm 2: Tài chính và BHYT
Giám đốc ít cần xem từng khoản thu. Điều họ cần là biết dòng tiền có đang kẹt ở đâu.
- Doanh thu trong ngày và lũy kế tháng: tách nguồn BHYT, thu trực tiếp, dịch vụ. Số liệu phải lấy từ thu ngân viện phí trên HIS, đối chiếu được với bảng kê.
- Tỷ lệ hồ sơ BHYT bị từ chối hoặc treo khi giám định: theo tháng, kèm 3 lý do chiếm nhiều nhất. Đây là khoản tiền đã tiêu nhưng chưa thu về. Nguyên nhân và cách xử lý nằm ở bài hồ sơ BHYT bị từ chối.
- Công nợ viện phí và tuổi nợ: phần nào quá 30 ngày, phần nào quá 90 ngày. Chỉ số này có người chịu trách nhiệm rõ nhất là kế toán trưởng, và ngưỡng nên do ban giám đốc đặt, không để kế toán tự đặt.
Cách dựng báo cáo tài chính chi tiết hơn cho ban giám đốc có ở bài báo cáo doanh thu viện phí.
Nhóm 3: Chất lượng chuyên môn và an toàn người bệnh
Nhóm này hay bị bỏ khỏi dashboard vì khó lấy số. Nhưng đó là phần phân biệt dashboard điều hành với dashboard doanh thu.
Chỉ số chuyên môn có ý nghĩa khi trưởng khoa và điều dưỡng trưởng cùng nhìn một số liệu
- Ngày điều trị trung bình một đợt nội trú, theo khoa và theo nhóm bệnh chính: so sánh giữa các bác sĩ cùng khoa chỉ có nghĩa khi cùng cơ cấu bệnh. Ngày nằm kéo dài bất thường thường dẫn tới câu hỏi về chờ cận lâm sàng hoặc chờ hội chẩn, không phải lỗi của bác sĩ.
- Tỷ lệ tái nhập viện trong 30 ngày: hữu ích khi theo dõi theo khoa qua nhiều tháng. Chỉ số này phản ánh chất lượng ra viện và hẹn tái khám, nhưng không nên đem so thẳng giữa bệnh viện khác nhau vì cơ cấu bệnh khác.
- Sự cố chuyên môn được báo cáo: số ca, mức độ, thời gian đóng sự cố. Đừng chấm điểm khoa theo số sự cố ít, vì khoa báo ít chưa chắc an toàn hơn, có thể chỉ là khoa ít báo.
Lưu ý: Số liệu chuyên môn cần giải thích trước khi đưa lên dashboard. Một bác sĩ thấy tên mình nằm cuối bảng mà không biết công thức sẽ phản ứng, và lúc đó dashboard mất uy tín. Phần hiệu suất cá nhân bác sĩ nên bàn riêng, xem báo cáo hiệu suất bác sĩ.
Nhóm 4: Nguồn lực và tuân thủ báo cáo
- Công suất cận lâm sàng và thời gian trả kết quả: xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh. Máy chạy kín mà kết quả vẫn trả chậm là lúc xem lại phân ca, không phải mua thêm máy. Xem báo cáo công suất cận lâm sàng.
- Tình trạng thiết bị và tài sản trọng yếu: số máy đang hỏng, thời gian ngừng máy. Với máy chẩn đoán hình ảnh, một ngày ngừng máy kéo theo cả hàng đợi.
- Tiến độ các báo cáo bắt buộc gửi cơ quan quản lý: đã kết xuất, đã gửi hay còn vướng. Giám đốc không cần xem nội dung, chỉ cần biết có trễ hạn hay không. Nếu báo cáo còn làm tay thì chỉ số này luôn đỏ vào cuối kỳ, xem tự động hóa báo cáo Bộ Y tế.
Bảng tóm tắt: tần suất xem, người chịu trách nhiệm, ngưỡng gợi ý
Ngưỡng dưới đây là điểm khởi đầu để ban giám đốc điều chỉnh theo thực tế từng cơ sở, không phải chuẩn bắt buộc.
| Chỉ số | Tần suất | Người chịu trách nhiệm | Khi nào cần can thiệp |
|---|---|---|---|
| Lượt khám ngoại trú | Hằng ngày | Trưởng khoa khám bệnh | Lệch trên 15-20% so với cùng ngày tuần trước |
| Thời gian chờ theo chặng | Hằng ngày | Trưởng bộ phận tiếp đón | Một chặng vượt ngưỡng nội bộ trong nhiều ngày liên tiếp |
| Công suất giường | Hằng ngày | Điều dưỡng trưởng | Trên 100% hoặc dưới 60% kéo dài |
| Doanh thu ngày, lũy kế | Hằng ngày | Thu ngân viện phí, kế toán | Không khớp bảng kê |
| Hồ sơ BHYT bị từ chối | Hằng tháng | Giám định BHYT | Tăng liên tiếp 2 tháng |
| Công nợ theo tuổi nợ | Hằng tuần | Kế toán trưởng | Khoản trên 90 ngày tăng |
| Ngày điều trị trung bình | Hằng tháng | Trưởng khoa | Tăng không giải thích được |
| Tái nhập viện 30 ngày | Hằng tháng | Phòng quản lý chất lượng | Tăng theo xu hướng |
| Sự cố chuyên môn | Hằng tuần | Phòng quản lý chất lượng | Sự cố nặng: báo ngay |
| Tiến độ báo cáo bắt buộc | Hằng tuần | Phòng kế hoạch tổng hợp | Còn dưới 3 ngày đến hạn mà chưa xong |
Dữ liệu gốc quyết định dashboard có dùng được không
Bộ 12 chỉ số trên chỉ chạy tốt khi dữ liệu đi từ một nguồn. Nếu lượt tiếp đón, y lệnh, chỉ định và thu ngân nằm ở bốn phần mềm rời, dashboard phải đi nối từng nguồn, và chỗ nối là nơi sinh ra lệch số.
Dashboard điều hành lấy từ dữ liệu gốc của HIS nên con số khoét sâu được tới từng phiếu
Cách kiểm nhanh: chọn một ngày bất kỳ, lấy tổng lượt khám trên dashboard rồi so với sổ của khoa khám bệnh. Lệch quá vài phần trăm thì chưa nên đưa dashboard vào giao ban. So sánh giữa dashboard BI và báo cáo Excel đã được phân tích ở bài báo cáo Excel so với BI bệnh viện.
Cách bắt đầu trong một tháng
Không cần dựng cả 12 chỉ số cùng lúc.
- Tuần đầu: họp ban giám đốc và trưởng các phòng, chốt công thức bằng văn bản cho 5 chỉ số hằng ngày.
- Tuần hai: kiểm số trên dữ liệu thật của 7 ngày gần nhất, sửa những chỗ lệch.
- Tuần ba: đưa dashboard vào giao ban, mỗi sáng chỉ nhìn một màn hình.
- Tuần bốn: thêm nhóm tài chính và BHYT, gán người chịu trách nhiệm, đặt ngưỡng.
Nhóm chuyên môn và tuân thủ để sang tháng sau. Một dashboard có 6 chỉ số được dùng mỗi sáng đáng giá hơn dashboard 30 chỉ số mở một lần rồi bỏ.
MyHospital gom lượt tiếp đón, y lệnh, chỉ định cận lâm sàng, nội trú và thu ngân viện phí về một nền tảng phần mềm quản lý bệnh viện, nên dashboard điều hành lấy số từ dữ liệu gốc và khoét sâu được tới từng phiếu. Nếu bạn đang chuẩn bị bộ chỉ số cho ban giám đốc, hãy đặt lịch để đội ngũ MyHospital cùng rà công thức và ngưỡng theo quy mô của cơ sở.
