Công Suất Phòng Mổ: Dashboard Và Thời Gian Chờ Phẫu Thuật

Một phòng mổ đứng không mỗi giờ vẫn phải trả tiền điện, khí y tế, lương kíp trực và khấu hao thiết bị. Chi phí đó chạy đều, còn doanh thu chỉ phát sinh khi dao mổ chạm da. Vậy mà nhiều bệnh viện có danh sách người bệnh chờ mổ cả tuần, trong khi đến 15 giờ chiều phòng số 3 đã dọn xong và tắt đèn.

Khoảng cách giữa hai hình ảnh này nằm ở số liệu. Không ai trong ban giám đốc có thể trả lời nhanh: tháng trước các phòng mổ dùng bao nhiêu phần trăm quỹ giờ, ca nào bị hoãn nhiều nhất và vì sao. Bài này trình bày cách đo công suất phòng mổ và thời gian chờ phẫu thuật, rồi dựng thành dashboard để khoa Phẫu thuật dùng mỗi ngày.

Vì sao phòng mổ cần dashboard riêng

Khối phẫu thuật có đặc thù mà báo cáo chung của bệnh viện không phản ánh được. Một ca mổ gồm nhiều người cùng phải có mặt đúng lúc: phẫu thuật viên, bác sĩ gây mê, điều dưỡng dụng cụ, điều dưỡng chạy ngoài, cộng với phòng, dụng cụ vô khuẩn và giường hồi tỉnh. Thiếu một mắt xích thì cả ca đứng.

Báo cáo tháng thường chỉ cho biết số ca mổ và doanh thu. Hai con số đó không cho biết phòng mổ chạy 55% hay 85% quỹ giờ. Cũng không cho biết người bệnh chờ mổ lâu vì thiếu phòng hay vì lịch xếp chưa khéo. Hai nguyên nhân này cần hai cách xử lý hoàn toàn khác nhau, và chỉ số đúng mới tách được chúng.

Cách xây dựng bộ KPI chung cho cả bệnh viện đã được bàn trong bài KPI quản trị bệnh viện. Phần dưới đi sâu vào riêng khối phẫu thuật.

Công suất phòng mổ: ba cách tính và khi nào dùng cách nào

Chữ "công suất" dễ gây hiểu lầm vì có ít nhất ba cách tính, cho ra ba con số khác nhau cho cùng một phòng, cùng một tháng.

Cơ sở mới bắt đầu thường chọn tỷ lệ sử dụng theo lịch làm chỉ số chính. Khi chỉ số này đã ổn định, thêm tỷ lệ theo giờ dao để thấy phần thời gian "chết" nằm ở đâu. Hiệu số giữa hai tỷ lệ chính là thời gian gây mê, đặt tư thế, chuyển người bệnh và dọn phòng.

Có ba điều cần chốt ngay từ đầu, vì sau này đổi định nghĩa sẽ làm đứt chuỗi so sánh:

• Mẫu số: tính theo giờ hành chính (ví dụ 7 giờ đến 16 giờ) hay gồm cả ca trực. Ca cấp cứu ngoài giờ không nên trộn vào công suất của lịch mổ phiên.
• Giờ sử dụng: tính từ lúc người bệnh vào phòng đến lúc ra phòng, không tính từ lúc rạch da. Cách này phản ánh thời gian phòng bị chiếm dụng thật.
• Thời gian dọn phòng giữa hai ca: tính vào giờ sử dụng hay tách riêng. Đa số cơ sở tách riêng thành chỉ số "thời gian chuyển ca" để theo dõi.

Sai lầm thường gặp: Đặt mục tiêu công suất 100%. Phòng mổ luôn cần chừa dư địa cho ca cấp cứu và ca kéo dài ngoài dự kiến. Nhiều cơ sở vận hành với khoảng 75-85% quỹ giờ theo lịch, con số cụ thể tùy cơ cấu ca cấp cứu của từng bệnh viện. Mục tiêu đúng là con số hợp lý do khoa tự đặt dựa trên dữ liệu của chính mình, không phải một mốc sao chép từ nơi khác.

Thời gian chờ phẫu thuật: tách hai đoạn trước khi đo

Người bệnh nói "chờ mổ lâu" có thể đang nói về hai chuyện khác nhau. Dashboard phải đo riêng từng đoạn.

Đoạn thứ nhất, chờ lịch mổ. Tính từ ngày bác sĩ ghi chỉ định phẫu thuật đến ngày mổ thực tế. Đây là chỉ số của ban giám đốc: nó phản ánh năng lực phòng mổ so với nhu cầu. Nên theo dõi trung vị và phân vị 90, không chỉ giá trị trung bình. Trung bình 6 ngày có thể che một nhóm người bệnh chờ 20 ngày.

Đoạn thứ hai, chờ trong ngày mổ. Tính từ lúc người bệnh được điều dưỡng khoa gọi xuống khu mổ đến lúc rạch da. Đây là chỉ số của điều dưỡng trưởng phòng mổ. Một người bệnh nhịn ăn từ đêm, đến 11 giờ trưa mới vào phòng vì ca trước kéo dài, là trải nghiệm xấu và cũng là rủi ro y khoa (mất nước, tụt đường huyết ở người nhịn lâu).

Với đoạn thứ nhất, tách thêm theo loại ca: mổ cấp cứu, mổ cấp cứu trì hoãn, mổ phiên. Mổ phiên chờ vài ngày là chuyện bình thường. Ca ung thư chờ vài tuần thì đáng lo. Gộp tất cả vào một con số trung bình sẽ không cho ai biết điều gì.

Cách làm tương tự với khám bệnh ngoại trú được trình bày chi tiết trong bài đo lường thời gian chờ của người bệnh. Phần phẫu thuật chỉ khác ở số mốc thời gian nhiều hơn và có thêm nhiều bộ phận liên quan.

Các mốc thời gian phải ghi được trên HIS

Dashboard chỉ đẹp khi dữ liệu nền đủ. Tám mốc thời gian dưới đây là bộ tối thiểu, mỗi mốc nên được ghi tự động hoặc bằng một thao tác bấm của người đang đứng tại chỗ:

1. Bác sĩ chỉ định phẫu thuật trên hồ sơ.
2. Khoa Phẫu thuật xác nhận và đặt lịch mổ.
3. Người bệnh đến khu mổ, điều dưỡng đối chiếu thông tin.
4. Người bệnh vào phòng mổ.
5. Bắt đầu gây mê.
6. Rạch da.
7. Kết thúc phẫu thuật.
8. Người bệnh ra khỏi phòng mổ.

Từ tám mốc này suy ra gần như mọi chỉ số cần thiết: thời gian chờ lịch (mốc 1 đến 6), thời gian gây mê đến rạch da (5 đến 6), thời gian phẫu thuật (6 đến 7), thời gian chuyển ca (ra của ca trước đến vào của ca sau), công suất theo lịch (3 đến 8 so với quỹ giờ mở phòng).

Điều khó nhất không phải là phần mềm. Khó ở chỗ điều dưỡng chạy ngoài đang bận tay, nên mốc thời gian hay bị ghi bù sau ca. Giờ ghi bù lệch 10-15 phút so với giờ thật, và khi cộng dồn nhiều ca thì công suất tính ra sai nhiều. Giải pháp thực tế là đặt máy tính hoặc máy tính bảng ngay tại cửa phòng mổ, mỗi mốc là một nút bấm, thay vì ghi vào sổ rồi nhập lại.

Với phần hồ sơ tường trình sau mổ, xem thêm cách ghi trực tiếp trên bệnh án điện tử ngoại khoa để mốc thời gian trong hồ sơ và mốc điều hành khớp nhau.

Bố cục dashboard: mỗi người nhìn một lớp

Một màn hình cho tất cả mọi người thường không ai dùng. Nên chia theo ba lớp, ứng với ba nhóm người dùng.

Lớp điều hành trong ngày (điều dưỡng trưởng, trưởng khối):

• Danh sách ca theo từng phòng, trạng thái từng ca: chưa đến, đã vào phòng, đang mổ, đang dọn, đã xong.
• Cảnh báo ca trễ so với giờ dự kiến, tô màu theo mức trễ.
• Phòng sắp trống và danh sách ca chờ có thể chèn vào.
• Số ca hoãn trong ngày kèm lý do chọn từ danh mục có sẵn.

Lớp quản lý tuần, tháng (trưởng khoa, phòng kế hoạch tổng hợp):

• Công suất theo lịch từng phòng, từng ngày trong tuần. Thường thấy thứ Hai và thứ Sáu lệch nhau rõ.
• Biểu đồ giờ bắt đầu ca đầu tiên. Ca đầu tiên trong ngày bắt đầu muộn là nguồn trễ dây chuyền phổ biến nhất.
• Thời gian chuyển ca trung bình và phân vị 90.
• Tỷ lệ hoãn, hủy theo nhóm nguyên nhân.
• Công suất theo phẫu thuật viên hoặc theo chuyên khoa: dùng để xem quỹ giờ có chia hợp lý không, không dùng để xếp hạng cá nhân.

Lớp ban giám đốc:

• Công suất toàn khối, so với tháng trước và cùng kỳ năm trước.
• Trung vị và phân vị 90 của thời gian chờ lịch mổ, tách theo loại ca.
• Số ca mổ và doanh thu phẫu thuật trên mỗi giờ phòng mở.
• Số người bệnh đang chờ trên danh sách, nhóm theo thời gian chờ (dưới 7 ngày, 7-14 ngày, trên 14 ngày).

Dashboard điều hành chung có thể lấy luôn lát cắt này; cách tổ chức báo cáo doanh thu theo thời gian thực đã có trong bài báo cáo doanh thu bệnh viện thời gian thực.

Bốn nguồn thất thoát giờ mổ thường gặp

Sau khi có số liệu, cơ sở thường tìm thấy những dạng thất thoát lặp đi lặp lại. Dưới đây là bốn dạng hay gặp, kèm cách dashboard giúp phát hiện.

Trong thực tế, nguồn thứ ba thường lớn hơn dự đoán. Một ca hoãn lúc 7 giờ 30 sáng làm trống một khung 2-3 giờ của phòng, trong khi bệnh viện đã chuẩn bị kíp mổ, dụng cụ và giường hồi tỉnh cho ca đó. Chỉ số tỷ lệ hoãn theo nhóm nguyên nhân giúp biết ca hoãn nào do người bệnh, ca nào do chính quy trình nội bộ gây ra.

Lưu ý: Dashboard không thay thế quyết định chuyên môn. Không dùng chỉ số công suất để thúc ép rút ngắn thời gian phẫu thuật của từng ca. Cái cần cải thiện là khoảng trống giữa các ca và phần chờ không tạo ra giá trị cho người bệnh.

Liên kết với vật tư và hồi sức sau mổ

Công suất phòng mổ không tách rời hai khâu hai bên. Phía trước là kho vật tư và dụng cụ vô khuẩn: ca đã sẵn sàng nhưng thiếu một bộ dụng cụ đang hấp thì cũng đứng. Phía sau là phòng hồi tỉnh và giường hậu phẫu: hết giường hồi tỉnh thì người bệnh nằm lại phòng mổ, chiếm chỗ ca kế tiếp.

Vì thế dashboard nên có thêm hai chỉ số kèm theo: số ca bị trễ vì chờ dụng cụ hoặc vật tư, và số phút người bệnh nằm lại phòng mổ chờ giường hồi tỉnh. Bài về quản lý kho vật tư phẫu thuật trình bày phần vật tư; khi hai nguồn dữ liệu cùng nằm trên một hệ thống, lý do trễ ca được tra ngược về đúng khâu.

Bắt đầu từ đâu nếu chưa có dữ liệu

Không cần đợi đủ cả dashboard mới làm. Một lộ trình gọn cho khoa Phẫu thuật:

• Tháng đầu: chốt định nghĩa công suất, danh mục lý do hoãn, và ghi đủ tám mốc thời gian cho mọi ca.
• Tháng thứ hai: xem công suất theo phòng và theo ngày trong tuần, tìm ra hai phòng thấp nhất và khung giờ trống nhiều nhất.
• Tháng thứ ba: thử một thay đổi nhỏ (ví dụ chốt người bệnh ca đầu từ chiều hôm trước), so số liệu trước và sau, rồi mới nhân rộng.

Làm theo thứ tự này, khoa có bằng chứng cụ thể để đề xuất với ban giám đốc, thay vì xin thêm phòng mổ khi chưa biết các phòng hiện có đang dùng ra sao.