Cuối tháng, phòng kế hoạch tổng hợp gửi bảng thống kê: Khoa Nội đạt 85%, Khoa Ngoại 71%, Khoa Sản 104%. Trưởng khoa Ngoại bảo khoa mình lúc nào cũng kín giường. Trưởng khoa Sản bảo con số 104% là bình thường, vì giường kê thêm ở hành lang không nằm trong mẫu số. Hai bên đều nói đúng, và hai con số đều chưa nói được khoa nào thật sự cần thêm giường.
Công suất sử dụng giường bệnh chỉ có ích khi cả khoa hiểu chung một cách tính, một mẫu số và biết đọc nó cùng các chỉ số đi kèm. Bài này đi qua công thức, ví dụ tính có số cụ thể, các lỗi dữ liệu làm lệch kết quả và cách dùng số liệu để tìm đúng điểm nghẽn.
Công thức công suất sử dụng giường bệnh và ví dụ tính
Công thức chuẩn tính theo kỳ báo cáo:
Công suất sử dụng giường (%) = Tổng số ngày điều trị nội trú / (Số giường x Số ngày trong kỳ) x 100
Ví dụ một khoa Nội 40 giường kế hoạch, báo cáo tháng 30 ngày:
| Chỉ số | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Tổng ngày điều trị | Cộng ngày nằm của mọi lượt trong tháng | 1.020 ngày |
| Công suất sử dụng giường | 1.020 / (40 x 30) | 85% |
| Số lượt ra viện (gồm chuyển khoa, tử vong) | Đếm từ sổ ra viện | 120 lượt |
| Thời gian nằm viện trung bình (ALOS) | 1.020 / 120 | 8,5 ngày |
| Vòng quay giường | 120 / 40 | 3 lượt mỗi giường |
| Khoảng trống giường bình quân | (1.200 - 1.020) / 120 | 1,5 ngày |
Số liệu trên là ví dụ minh họa cho cách tính, không phải chuẩn so sánh. Điều đáng chú ý là dòng cuối: 180 ngày giường trống trong tháng, chia cho 120 lượt, nghĩa là sau mỗi người bệnh ra viện, giường nằm không trung bình 1,5 ngày. Đây là phần khoa can thiệp được mà không đụng đến phác đồ điều trị. Cách rút ngắn khoảng này đã được phân tích riêng trong bài quản lý công suất giường bệnh để giảm giường trống.
Số ngày điều trị là tử số của công thức, nên sai một lượt ở đây là lệch cả báo cáo tháng
Giường kế hoạch hay giường thực kê: chọn mẫu số cho đúng
Cùng 1.020 ngày điều trị, nếu khoa có 4 giường hỏng hoặc đang sửa nên chỉ thực kê 36 giường, công suất tính trên giường thực kê là 1.020 / (36 x 30) = 94,4%. Trên giường kế hoạch vẫn là 85%. Chênh gần 10 điểm phần trăm chỉ vì đổi mẫu số.
Mỗi mẫu số trả lời một câu hỏi khác nhau:
- Giường kế hoạch: so với chỉ tiêu được giao cho khoa. Ban giám đốc và phòng kế hoạch tổng hợp dùng để theo dõi kế hoạch năm.
- Giường thực kê: so với năng lực phục vụ thật trong kỳ. Trưởng khoa dùng để quyết định có cần sửa giường, bổ sung điều dưỡng hay điều chỉnh lịch nhập viện.
- Giường kê thêm ngoài số định mức: nên ghi riêng. Gộp vào tử số mà không đưa vào mẫu số là nguyên nhân của những con số trên 100%.
Sai lầm thường gặp: Báo cáo chỉ in một con số công suất, không ghi mẫu số. Hai khoa so sánh với nhau bằng hai mẫu số khác nhau thì kết luận "khoa nào chạy tốt hơn" chẳng có giá trị gì.
Ba chỗ dữ liệu hay lệch khi đếm ngày điều trị
Công thức đơn giản, lỗi nằm ở tử số. Trong thực tế, ba tình huống làm số ngày điều trị lệch nhiều nhất:
- Quy ước ngày vào, ngày ra. Người bệnh vào buổi sáng, ra buổi chiều cùng ngày có tính 1 ngày điều trị hay không, và ngày ra viện của người nằm nhiều ngày có tính hay không. Mỗi cơ sở cần thống nhất một quy ước theo hướng dẫn thống kê hiện hành và áp dụng cho mọi khoa, kể cả khi đổi người phụ trách báo cáo.
- Chuyển khoa giữa chừng. Người bệnh nằm Cấp cứu 1 ngày rồi chuyển Nội 5 ngày: nếu cả hai khoa cùng tính ngày chuyển thì tổng toàn viện bị cộng dư. Thống kê theo khoa và theo toàn viện phải đối chiếu được với nhau.
- Giường đặt trước và giường chờ dọn. Giường có người đặt nhưng chưa nằm, giường vừa trả nhưng chưa dọn xong, nếu không có trạng thái riêng thì sẽ bị tính nhầm là đang dùng hoặc đang trống.
Khoa còn ghi sổ tay thường phải dành mấy ngày đầu tháng để cộng lại, và hai người cộng cho ra hai kết quả không giống nhau cũng chẳng hiếm. Khi dữ liệu nhập viện, chuyển khoa, ra viện nằm trong cùng một hệ thống, ngày điều trị được tính từ chính các mốc thời gian đó, không cộng tay. Một phần việc nền này liên quan đến sơ đồ giường bệnh điện tử vì trạng thái từng giường là thứ nuôi số liệu.
Đọc công suất cùng ALOS và vòng quay giường
Một con số công suất đứng một mình dễ dẫn tới kết luận sai. Bốn tổ hợp thường gặp, với cách đọc tương ứng:
| Công suất | ALOS | Vòng quay | Nên nghi ngờ điều gì |
|---|---|---|---|
| Cao | Dài | Thấp | Giường bị giữ bởi ca nằm lâu: chờ cận lâm sàng, chờ hội chẩn, chờ thủ tục ra viện |
| Cao | Ngắn | Cao | Khoa hoạt động hết công suất, cần dự phòng giường cho ca cấp cứu và theo dõi quá tải |
| Thấp | Ngắn | Thấp | Lượng nhập viện chưa tương xứng số giường, xem lại nguồn người bệnh hoặc quy mô khoa |
| Thấp | Dài | Thấp | Cả hai vấn đề cùng lúc, tách riêng từng bệnh lý để tìm nhóm nằm lâu bất thường |
Với khoa Nội trong ví dụ, ALOS 8,5 ngày chưa tự nói là dài hay ngắn. Cần so với chính khoa đó các kỳ trước và với từng nhóm bệnh. Quyết định thời gian nằm viện thuộc về bác sĩ điều trị theo diễn biến lâm sàng, nên mục tiêu của dữ liệu là chỉ ra phần chờ không cần thiết quanh người bệnh (chờ kết quả, chờ ký ra viện, chờ thanh toán) chứ không phải ép rút ngày nằm.
Phòng kế hoạch tổng hợp và trưởng khoa xem chung một bộ số liệu giúp bớt tranh luận về cách tính
Năm việc dùng dữ liệu công suất để tối ưu trong khoa
Khi số liệu đã đáng tin, các việc sau cho kết quả rõ nhất, theo thứ tự nên làm:
- Xem công suất theo ngày trong tuần. Nhiều khoa nội thấy giường đầy thứ Hai đến thứ Tư, trống từ thứ Sáu vì người bệnh nhẹ xin về cuối tuần. Biết nhịp này, khoa sắp lịch nhập viện chọn lọc và lịch phẫu thuật vào những ngày giường lỏng.
- Lập danh sách ra viện dự kiến từ chiều hôm trước. Người nào dự kiến ra viện trước 10 giờ sáng được báo cho hộ lý và bộ phận thu ngân viện phí sớm để hoàn tất thủ tục. Giường trả sớm thì khoảng trống giường rút ngắn ngay.
- Đo riêng khoảng trống giường. Tách từ lúc có y lệnh ra viện đến lúc người bệnh kế tiếp nằm vào. Ca nào dài bất thường thì truy ngược: do dọn giường, do thanh toán hay do chưa có người bệnh chờ.
- Theo dõi số ca chờ giường cùng lúc với giường trống. Khoa vừa có người chờ vừa có giường trống nghĩa là điều phối đang trục trặc, cần xử lý trước khi nghĩ tới thêm giường.
- Xem xét điều chỉnh số giường khi dữ liệu đủ dài. Công suất thực kê dưới mức chỉ tiêu liên tục nhiều quý hoặc vượt mức liên tục kèm giường kê thêm mới là cơ sở đề xuất điều chỉnh, không nên dựa vào một tháng.
Một khoa 40 giường cắt khoảng trống từ 1,5 ngày xuống 1,2 ngày thì, với cùng 120 lượt ra viện, tiết kiệm 36 ngày giường mỗi tháng, đủ cho thêm vài lượt nhập viện mà không phải kê thêm giường. Phép tính này chỉ để thấy quy mô, kết quả thật tùy từng khoa.
Đưa công suất giường vào báo cáo định kỳ cho từng cấp
Ba đối tượng xem số liệu với ba mục đích, nên báo cáo cũng khác nhau:
- Điều dưỡng trưởng (hằng ngày): số giường đang dùng, chờ dọn, hỏng, đã đặt, danh sách ra viện dự kiến.
- Trưởng khoa (hằng tuần): công suất theo giường thực kê, ALOS, số ca chờ giường, khoảng trống giường.
- Ban giám đốc, phòng kế hoạch tổng hợp (tháng, quý): công suất theo giường kế hoạch từng khoa, so với cùng kỳ, kèm ghi chú giường kê thêm.
Bộ chỉ số này nên nằm cùng chỗ với các chỉ số vận hành khác, như đã nêu trong bài 15 chỉ số KPI vận hành bệnh viện, và hiển thị trên dashboard quản trị bệnh viện để các cấp xem chung một nguồn.
Giao ban có cùng bộ số liệu giúp cuộc họp tập trung vào nguyên nhân thay vì tranh cãi con số
Bắt đầu đo công suất giường: việc cụ thể cho tuần này
Tuần này có thể làm ba việc mà chưa cần mua gì: viết ra quy ước tính ngày điều trị của toàn viện; ghi rõ mẫu số (kế hoạch hay thực kê) trên mọi báo cáo công suất; chọn một khoa, đếm tay khoảng trống giường của 20 lượt ra viện gần nhất để xem số liệu thật nằm ở đâu.
Nếu việc cộng tay mỗi tháng đã chiếm nhiều ngày của phòng kế hoạch tổng hợp, đó là lúc cân nhắc để dữ liệu tự chạy từ nhập viện, chuyển khoa, ra viện.
MyHospital tính ngày điều trị và công suất giường trực tiếp từ dữ liệu nhập viện, chuyển khoa, ra viện trong cùng nền tảng phần mềm quản lý bệnh viện, cho điều dưỡng trưởng, trưởng khoa và ban giám đốc xem chung một bộ số liệu theo ngày, không cần cộng tay cuối tháng.
