Ba bản báo giá LIS và RIS-PACS đặt cạnh nhau thường có con số tổng khá gần nhau. Khác biệt nằm ở những dòng không có trong báo giá: ai viết driver cho máy xét nghiệm đời cũ, ảnh CT của năm thứ ba nằm ở đâu, và phí xuất dữ liệu là bao nhiêu nếu bệnh viện đổi nhà cung cấp.
Bài này gom 8 tiêu chí chọn phần mềm LIS RIS PACS để ban giám đốc và phòng IT chấm điểm nhà cung cấp theo cùng một thang. Mỗi tiêu chí kèm câu hỏi cụ thể để hỏi trong buổi làm việc đầu tiên và dấu hiệu nên dừng lại.
Bắt đầu từ danh sách máy và nhu cầu thật của khoa
Trước khi mời nhà cung cấp, phòng IT cần có một bảng hiện trạng trong tay. Bảng này khoảng một trang giấy và sẽ dùng cho mọi tiêu chí phía sau.
- Máy xét nghiệm: hãng, model, năm đưa vào dùng, cổng giao tiếp (RS232, mạng LAN), giao thức đang bật (ASTM, HL7) và máy nào chạy một chiều, máy nào hai chiều.
- Máy chẩn đoán hình ảnh: loại (X-quang, siêu âm, CT, MRI, nội soi), máy nào xuất DICOM, máy nào chỉ in phim.
- Số ca mỗi ngày: xét nghiệm, chụp theo từng loại máy, kèm giờ cao điểm.
- Điểm đau hiện tại: ví dụ kỹ thuật viên nhập tay kết quả sinh hóa, bác sĩ phải chạy sang phòng chụp xem phim, thu ngân thiếu dịch vụ trong bảng kê.
Nhà cung cấp nào không hỏi bảng này mà đi thẳng vào demo là tín hiệu đáng ghi lại. Chi tiết về vai trò từng thành phần có trong bài hệ thống LIS là gì và hệ thống RIS chẩn đoán hình ảnh.
Tiêu chí 1: Kết nối đúng các máy bệnh viện đang có
Đây là tiêu chí nên có trọng số lớn nhất. LIS không nhận được kết quả từ máy thì kỹ thuật viên vẫn nhập tay, và phần mềm chỉ còn là sổ ghi chép đắt tiền.
Hỏi nhà cung cấp theo từng máy trong bảng hiện trạng, không hỏi chung chung "có kết nối được máy không":
- Máy này đã có driver sẵn chưa, đã chạy ở cơ sở nào, bao lâu rồi?
- Chạy một chiều (nhận kết quả) hay hai chiều (gửi chỉ định xuống máy)?
- Nếu chưa có driver thì ai viết, mất bao lâu, tính phí hay không?
- Mất kết nối giữa chừng thì kết quả có được lưu đệm trên máy rồi đẩy lại không?
Máy sinh hóa đời cũ chỉ có cổng RS232 cần thêm bộ chuyển đổi và thường là nơi phát sinh việc "viết thêm". Cách các giao thức ASTM, HL7 hoạt động được mô tả ở bài kết nối máy xét nghiệm qua HL7 và ASTM.
Sai lầm thường gặp: chấp nhận câu trả lời "máy nào cũng kết nối được". Yêu cầu danh sách máy đã triển khai thực tế, kèm tên cơ sở để phòng IT gọi hỏi lại.
Tiêu chí 2: Liên thông hai chiều với HIS, bảng kê và bệnh án
Chỉ định xét nghiệm hoặc chẩn đoán hình ảnh đi từ phòng khám, và kết quả phải quay lại đúng bệnh án, đúng bảng kê viện phí. Nếu LIS và PACS nằm riêng, mỗi lần đổi tên dịch vụ hoặc mã kỹ thuật là một lần phải sửa ở hai nơi.
Các câu hỏi cần có đáp án rõ:
- Danh mục dịch vụ kỹ thuật lấy từ HIS hay duy trì riêng ở LIS?
- Chỉ định hủy hoặc đổi sau khi đã lấy mẫu thì trạng thái cập nhật ra sao?
- Kết quả xét nghiệm có tự gắn vào bệnh án điện tử và tự phát sinh dòng trong bảng kê hay phải thao tác thêm?
Phần kỹ thuật của luồng này nằm ở bài tích hợp liên thông HIS với LIS, RIS-PACS và BHYT. Với cơ sở dùng chung một nền tảng, phần mềm quản lý bệnh viện có sẵn phân hệ cận lâm sàng sẽ bớt đi một lớp liên thông phải kiểm thử.
Buổi kiểm tra kết nối trên máy thật của cơ sở cho thấy nhiều điều mà demo dữ liệu mẫu không có.
Tiêu chí 3: Chuẩn DICOM, HL7 và khả năng mở cho hệ thống khác
Chuẩn mở quyết định bệnh viện có bị khóa vào một nhà cung cấp hay không. Với RIS-PACS, ba chức năng cơ bản cần hỏi bằng tên: DICOM Storage (nhận ảnh từ máy), DICOM Worklist (đẩy danh sách người bệnh xuống máy chụp) và DICOM Query/Retrieve (truy xuất ảnh cũ để so sánh).
Worklist là chức năng ảnh hưởng nhiều nhất đến sai sót hằng ngày, vì nó thay việc kỹ thuật viên gõ tên người bệnh tại máy chụp. Phần giải thích nằm ở bài DICOM Worklist trong RIS.
Với LIS và HIS, hỏi nhà cung cấp có mở giao diện HL7 hoặc API tài liệu hóa không, và có cho bên thứ ba (cổng người bệnh, hệ thống báo cáo) kết nối vào hay không. Câu trả lời "chỉ nhà cung cấp mới được kết nối" nghĩa là mọi nhu cầu mới sau này đều phải mua thêm từ họ.
Tiêu chí 4: Quy trình phòng xét nghiệm có đủ nghiệp vụ thật
Phần mềm LIS tốt không dừng ở nhận kết quả. Hãy để kỹ thuật viên trưởng đi qua một ca thật trong buổi demo và chấm các nghiệp vụ sau:
- In mã vạch ống mẫu ngay tại điểm lấy mẫu, kèm trạng thái mẫu (đã lấy, đã nhận, đang chạy).
- Duyệt kết quả hai cấp, cờ bất thường theo khoảng tham chiếu, so sánh với lần trước.
- Cảnh báo giá trị nguy kịch tới bác sĩ điều trị, như mô tả ở bài cảnh báo giá trị nguy kịch trong LIS.
- Nội kiểm chất lượng và biểu đồ Levey-Jennings, như ở bài kiểm soát chất lượng xét nghiệm trên LIS.
- Ký số và trả kết quả điện tử.
Thiếu một trong các mục trên không nhất thiết loại nhà cung cấp, nhưng phải có lộ trình bằng văn bản và mốc thời gian.
Tiêu chí 5: Phòng đọc phim, tốc độ mở ảnh và công cụ đọc
Với PACS, bác sĩ chẩn đoán hình ảnh là người dùng khó tính nhất. Họ mở hàng trăm lát cắt CT mỗi ca, nên độ trễ vài giây mỗi lần cuộn cũng thành vấn đề.
Cách kiểm tra thực tế: yêu cầu nhà cung cấp nạp một bộ CT nhiều lát từ chính máy chụp của bệnh viện, rồi để bác sĩ đọc trên máy trạm thật và qua mạng nội bộ. Chấm các điểm sau:
- Thời gian từ lúc chụp xong đến lúc ảnh xuất hiện trên máy đọc.
- Cuộn lát cắt, đo khoảng cách, điều chỉnh cửa sổ ảnh có mượt không.
- Mẫu kết quả theo từng loại chụp, nhập giọng nói nếu có.
- Bác sĩ lâm sàng ở khoa khác xem được ảnh và kết quả trên cùng bệnh án hay phải xin đĩa.
Bác sĩ đọc phim nên là người chấm tiêu chí tốc độ và công cụ đọc, không phải phòng IT.
Tiêu chí 6: Lưu trữ, sao lưu và kế hoạch dung lượng
Dung lượng ảnh là chi phí tăng dần mà báo giá ban đầu hay bỏ qua. Một ca X-quang quy ước nhẹ hơn nhiều so với một ca CT hoặc MRI nhiều lát, nên cơ sở có máy cắt lớp sẽ thấy ổ đĩa đầy nhanh hơn dự kiến.
Yêu cầu nhà cung cấp lập bảng tính cho 3 đến 5 năm, nhân số ca theo từng loại máy với dung lượng trung bình mỗi ca, rồi ghi rõ:
- Phần lưu nóng (truy xuất tức thì) và phần lưu lạnh (rẻ hơn, truy xuất chậm hơn) tách như thế nào.
- Sao lưu đặt ở đâu, tần suất nào, đã từng khôi phục thử chưa.
- Giá mở rộng dung lượng mỗi lần, và giá có đổi theo phiên bản phần mềm không.
Với mô hình đám mây, hỏi thêm vị trí đặt máy chủ, cách mã hóa và băng thông đường truyền tối thiểu cho phòng chụp. Bài bảo mật dữ liệu cận lâm sàng liệt kê các lớp cần kiểm tra.
Tiêu chí 7: Năng lực triển khai và hỗ trợ sau bán
Phần mềm tốt vẫn thất bại nếu triển khai kém. Câu hỏi nên đặt ra cụ thể:
- Ai trực tiếp đến cơ sở, đã triển khai bao nhiêu cơ sở có quy mô tương tự?
- Kế hoạch chạy song song bao lâu, quay về quy trình cũ thế nào nếu có sự cố?
- Đào tạo cho kỹ thuật viên, bác sĩ, điều dưỡng mấy buổi, theo ca nào?
- Cam kết thời gian phản hồi và khắc phục sự cố bằng giờ, kèm kênh liên hệ ngoài giờ hành chính.
Nên gọi điện cho hai đến ba cơ sở đang dùng, ưu tiên cơ sở có cùng dòng máy với bệnh viện. Hỏi họ một câu: lần gần nhất có sự cố, mất bao lâu để được xử lý?
Tiêu chí 8: Tổng chi phí sở hữu và điều khoản dữ liệu trong hợp đồng
So sánh báo giá phải quy về cùng một khung 5 năm. Gộp các khoản sau vào một bảng:
| Khoản chi | Câu hỏi cần có đáp án |
|---|---|
| Bản quyền hoặc thuê bao | Tính theo máy, theo người dùng hay theo số ca? |
| Phí kết nối máy | Mỗi máy một lần hay có phí hằng năm? |
| Hạ tầng | Máy chủ, lưu trữ, máy trạm đọc phim ai chịu? |
| Bảo trì, nâng cấp | Phiên bản mới có thu thêm không? |
| Mở rộng | Thêm máy, thêm cơ sở, thêm dung lượng tính thế nào? |
| Rời đi | Xuất dữ liệu ở định dạng nào, phí bao nhiêu? |
Dòng cuối thường bị bỏ trống và gây tranh cãi nhiều nhất. Hợp đồng nên ghi quyền sở hữu dữ liệu thuộc cơ sở, thời hạn và định dạng xuất khi chấm dứt (xét nghiệm dạng cấu trúc, ảnh dạng DICOM gốc), kèm cam kết không thu phí ẩn. Với ảnh in phim, hãy đặt phép tính này cạnh bài chi phí in phim X-quang so với PACS để thấy khoản tiết kiệm có thật.
Điều khoản dữ liệu và chi phí rời đi nên được thảo luận trước khi bàn đến giá bản quyền.
Chấm điểm tiêu chí chọn phần mềm LIS RIS PACS: bảng đơn giản cho hội đồng lựa chọn
Cho mỗi tiêu chí điểm từ 1 đến 5 và gán trọng số trước khi nhận báo giá, để tránh điều chỉnh trọng số theo nhà cung cấp mình thích. Một gợi ý khởi điểm cho bệnh viện vừa:
- Kết nối máy (tiêu chí 1): 25%.
- Liên thông HIS và bệnh án (tiêu chí 2): 20%.
- Nghiệp vụ LIS và RIS-PACS (tiêu chí 4, 5): 20%.
- Triển khai và hỗ trợ (tiêu chí 7): 15%.
- Chuẩn mở, lưu trữ, chi phí và hợp đồng (tiêu chí 3, 6, 8): 20%.
Hội đồng gồm ít nhất một người từ mỗi nhóm: lãnh đạo, phòng IT, khoa xét nghiệm, khoa chẩn đoán hình ảnh và tài chính kế toán. Mỗi người chấm riêng, sau đó mới so sánh để thấy chỗ lệch ý.
MyHospital có phân hệ cận lâm sàng gồm LIS, RIS-PACS tích hợp với HIS và bệnh án điện tử. Gửi danh sách máy xét nghiệm và máy chụp hiện có, đội triển khai sẽ phản hồi từng máy kết nối được theo cách nào và đặt lịch demo trên đúng dòng máy của cơ sở.
Việc nên làm trong tuần này
Lập bảng hiện trạng máy và số ca, gửi cho hai đến ba nhà cung cấp cùng một lúc, và yêu cầu trả lời từng máy bằng văn bản. Sau đó mời kỹ thuật viên trưởng và bác sĩ chẩn đoán hình ảnh vào buổi demo trên máy thật. Hai việc này loại được phần lớn lựa chọn không phù hợp trước khi bàn đến giá.
