Sáng thứ Hai, giám đốc hỏi một câu tưởng đơn giản: tuần trước viện thu được bao nhiêu, khoa nào giảm? Phòng kế toán trả lời vào chiều thứ Tư, sau khi gom bảng kê của từng quầy, đối chiếu với phần mềm và chờ khoa dược chốt xuất kho. Đến lúc có số, tuần mới đã chạy được nửa chặng.
Đó là độ trễ cố hữu của cách làm báo cáo doanh thu theo kỳ. Bài này trình bày cách chuyển sang báo cáo doanh thu bệnh viện theo thời gian thực trên HIS: những chỉ số nào xem được ngay trong ngày, cách tách doanh thu khỏi tiền thực thu, và những điểm cần kiểm soát để con số nhìn thấy sáng nay đủ tin cậy để ra quyết định. Nội dung dành cho giám đốc, kế toán trưởng và trưởng phòng tài chính kế toán.
Độ trễ của báo cáo cuối kỳ làm mất gì
Chậm một vài ngày nghe không nghiêm trọng, cho đến khi liệt kê những việc ban giám đốc không làm được trong khoảng chờ đó.
- Không phát hiện sớm khoa sụt thu. Khoa ngoại sụt lượt mổ từ giữa tháng, nhưng đến ngày mùng 5 tháng sau mới có con số. Hết cơ hội điều chỉnh lịch phòng mổ hay làm việc với bác sĩ.
- Không kịp xử lý nợ treo. Khoản người bệnh chưa thanh toán lúc ra viện nếu bị bỏ quên vài tuần thì khả năng thu hồi giảm rõ rệt. Báo cáo công nợ cuối tháng chỉ cho thấy khoản đó khi đã quá muộn.
- Lệch quỹ phát hiện muộn. Chênh vài trăm nghìn ở một quầy cuối ca, nếu để đến cuối tháng, sẽ lẫn với hàng nghìn phiếu thu khác và không ai nhớ nguyên nhân. Bài chốt phơi viện phí cuối ngày mô tả cách tránh tình huống này ở cấp quầy.
- Quyết định dòng tiền dựa trên số ước lượng. Trả nhà cung cấp thuốc, vật tư, hay đặt mua thiết bị đều phụ thuộc vào tiền mặt sắp về. Nhìn mù thì phải để đệm lớn hơn mức cần.
Nguyên nhân không nằm ở năng lực của phòng kế toán. Quy trình chuẩn của họ là chờ chứng từ đầy đủ rồi mới ghi nhận, và điều đó đúng với nghiệp vụ kế toán. Vấn đề là ban giám đốc đang dùng số kế toán cho việc điều hành hằng ngày, một việc cần loại số khác.
Cuối tháng, bảng kê của từng quầy được gom về một bàn rồi cộng lại thủ công.
Báo cáo thời gian thực và báo cáo kế toán: hai mục đích khác nhau
Gọi là "thời gian thực" dễ gây hiểu lầm rằng đây là bản thay thế sổ sách. Thực tế hai loại báo cáo trả lời hai câu hỏi khác nhau.
| Tiêu chí | Báo cáo điều hành thời gian thực | Báo cáo kế toán cuối kỳ |
|---|---|---|
| Câu hỏi trả lời | Hôm nay đang diễn ra thế nào? | Kỳ này kết quả chính thức là gì? |
| Độ trễ | Vài phút đến vài giờ | Vài ngày đến vài tuần |
| Nguồn số | Giao dịch phát sinh tại quầy, khoa | Chứng từ đã kiểm tra, định khoản |
| Người dùng chính | Giám đốc, trưởng khoa, trưởng phòng tài chính | Kế toán trưởng, cơ quan quản lý |
| Mức chắc chắn | Có thể điều chỉnh sau | Chốt sổ |
| Mục đích | Ra quyết định điều hành | Ghi sổ, quyết toán, báo cáo tài chính |
Hệ thống tốt cho phép hai bản chạy trên cùng một dữ liệu gốc. Cuối kỳ, số kế toán chốt phải giải thích được mọi chênh lệch so với số đã theo dõi hằng ngày, thường là do hoàn ứng, hủy phiếu hoặc điều chỉnh sau khi người bệnh ra viện.
Bộ chỉ số doanh thu xem được ngay trong ngày
Một màn hình điều hành quá nhiều biểu đồ cũng vô dụng như không có gì. Với doanh thu, năm nhóm chỉ số dưới đây đủ cho phần lớn quyết định hằng ngày. Bộ chỉ số đầy đủ hơn cho ban giám đốc nằm trong bài báo cáo doanh thu viện phí.
- Tổng thu lũy kế trong ngày, tách theo hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, QR. Con số này đối chiếu thẳng với sao kê ngân hàng và két quỹ.
- Doanh thu theo khoa, theo nhóm dịch vụ: khám bệnh, cận lâm sàng, thủ thuật, phẫu thuật, giường bệnh, thuốc và vật tư.
- Cơ cấu nguồn thu: phần thu từ BHYT, từ người bệnh trực tiếp, từ bảo hiểm tư nhân. Tỷ trọng thay đổi cho thấy sức ép thanh toán đang dịch chuyển về đâu.
- Phải thu và tạm ứng nội trú còn dư: tổng giá trị người bệnh còn đang nằm viện nhưng chưa thanh toán đủ, cùng số dư tạm ứng. Đây là nền cho dự báo tiền về trong vài ngày tới.
- Phiếu hủy, hoàn ứng, giảm giá trong ngày: số lượng và giá trị, kèm tên người thao tác. Nhóm này là chỗ sai sót và gian lận nếu có sẽ lộ ra đầu tiên.
Mỗi chỉ số nên cho khoan xuống được một tầng: từ khoa xuống từng bác sĩ chỉ định, từ quầy xuống từng phiếu thu. Số tổng không truy được về giao dịch gốc thì không ai tin, và cũng không dùng được khi cần giải trình.
Trưởng phòng tài chính xem doanh thu lũy kế và khoan xuống từng khoa ngay trong ca làm việc.
Doanh thu và tiền thực thu: đừng để hai con số bị gộp
Sai lầm hay gặp nhất khi dựng báo cáo thời gian thực là gộp mọi thứ vào một cột "doanh thu". Một ngày khám đông có thể cho doanh thu cao nhưng tiền về quỹ thấp, vì phần lớn thuộc BHYT sẽ được cơ quan bảo hiểm thanh toán sau khi giám định.
Hãy hình dung một ví dụ minh họa. Một khoa ghi nhận 100 đơn vị doanh thu trong ngày, trong đó 70 thuộc phần BHYT chi trả và 30 là người bệnh tự thanh toán tại quầy. Tiền thực thu trong ngày chỉ là 30. Phần 70 trở thành khoản phải thu từ quỹ BHYT, và chỉ thành tiền sau quá trình giám định, có thể kèm khoản bị xuất toán.
Báo cáo nên tách rõ ba tầng:
- Doanh thu phát sinh theo dịch vụ đã thực hiện.
- Tiền đã thực thu vào quỹ hoặc tài khoản.
- Khoản phải thu còn lại, chia theo đối tượng: BHYT, người bệnh, đơn vị bảo lãnh.
Nếu ban giám đốc chỉ xem tầng một, họ sẽ chi tiêu theo số chưa có tiền. Phần theo dõi tầng ba, riêng khoản phải thu từ BHYT, được trình bày trong bài quản lý công nợ viện phí.
Sai lầm thường gặp: So doanh thu hôm nay với doanh thu cùng ngày tuần trước mà không loại trừ phiếu hủy và hoàn ứng của chính ngày hôm đó. Số "giảm 8%" có khi chỉ là một hoàn ứng lớn của một ca ra viện.
Điều kiện để con số xem sáng nay đáng tin
Báo cáo thời gian thực chỉ có giá trị khi người đọc tin được nó. Niềm tin đó đến từ vài điều kiện vận hành cụ thể, không đến từ giao diện đẹp.
Mọi giao dịch phải đi qua một cổng ghi nhận
Nếu một phần thu vẫn viết biên lai tay hoặc nhập bù cuối ngày, báo cáo sẽ luôn thiếu một mảng. Cần quy định chỉ phiếu thu phát hành từ hệ thống mới được coi là hợp lệ, kể cả với quầy tạm ở khu khám sự kiện hay đoàn khám lưu động. Với ca mất kết nối, dùng cơ chế ghi tạm tại chỗ rồi đồng bộ khi mạng trở lại.
Điều chỉnh phải để lại vết, không ghi đè
Hoàn ứng, hủy phiếu, đổi dịch vụ đều là giao dịch mới ngược dấu với giao dịch cũ, kèm lý do và người duyệt. Cách làm này giữ cho số tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày đều dựng lại được, và đó cũng là nền để kế toán đối chiếu sau.
Ghi rõ thời điểm lấy số
Một báo cáo chạy lúc 10 giờ và một báo cáo chạy lúc 15 giờ không thể so với nhau nếu không có nhãn thời gian. Cần có dấu thời điểm lấy số ở đầu mỗi báo cáo, nhất là khi in ra họp giao ban.
Danh mục dịch vụ và khoa phải thống nhất
Cùng một dịch vụ, khoa dược gọi một tên, thu ngân gọi một tên khác, báo cáo sẽ tách thành hai dòng. Thống nhất danh mục dùng chung trước khi bật báo cáo là việc tốn ít công nhưng quyết định chất lượng số liệu về sau. Một lỗi tương tự về ca đêm được mô tả ở bài lỗi báo cáo doanh thu ca đêm.
Mỗi phiếu thu phát hành tại quầy là một giao dịch đi thẳng vào báo cáo, không qua bước chép lại.
Dùng báo cáo thời gian thực vào việc gì
Có số nhanh mà không đổi thói quen điều hành thì chỉ là thêm một màn hình để mở. Dưới đây là ba tình huống nơi báo cáo thay đổi cách làm việc.
Giao ban sáng. Thay vì đọc số tuần trước, cuộc họp bắt đầu bằng thu ngày hôm qua, so với trung bình cùng thứ trong bốn tuần gần nhất. Trưởng khoa lệch nhiều có thể giải thích ngay, vì còn nhớ chuyện gì xảy ra. Nếu ban giám đốc cần bộ khung màn hình điều hành, xem thêm dashboard quản trị bệnh viện.
Kiểm soát quỹ trong ngày. Trưởng phòng tài chính xem tổng thu theo quầy vào giữa ca và cuối ca. Quầy nào số phiếu hủy cao bất thường, hay có chênh giữa tiền mặt hệ thống ghi nhận và tiền kiểm đếm, được kiểm tra ngay trong ngày thay vì để dồn.
Quyết định thanh toán nhà cung cấp. Kế toán trưởng nhìn tiền thực thu lũy kế trong tuần cùng khoản BHYT dự kiến về để xếp lịch trả tiền thuốc, vật tư. Số dự báo từ dữ liệu thật sát hơn nhiều so với ước lượng theo kinh nghiệm.
Triển khai từng bước, bắt đầu bằng đối chiếu song song
Không nên bật báo cáo mới rồi bỏ ngay báo cáo cũ. Cách an toàn hơn:
- Chọn phạm vi nhỏ: một cơ sở hoặc một nhóm quầy thu, với bốn chỉ số đầu tiên là tổng thu, thu theo hình thức, phiếu hủy và hoàn ứng.
- Chạy song song với bảng kê thủ công trong hai đến ba tuần, ghi lại mọi chênh lệch và nguyên nhân.
- Sửa những nguyên nhân gốc: danh mục lệch, giao dịch ngoài hệ thống, thao tác điều chỉnh không để vết.
- Khi số khớp ổn định, mở rộng sang doanh thu theo khoa và khoản phải thu.
- Thiết lập phân quyền xem theo chức danh, bật nhật ký truy cập.
MyHospital là phần mềm quản lý bệnh viện trên nền tảng đám mây, ghi nhận mọi phiếu thu tại quầy vào một cổng duy nhất, tách doanh thu khỏi tiền thực thu và khoản phải thu, cho phép ban giám đốc xem số theo khoa, theo quầy trong ngày và khoan xuống từng giao dịch. Mô-đun tài chính, thu ngân viện phí hỗ trợ phân quyền xem số và lưu vết điều chỉnh. Đăng ký dùng thử để chạy đối chiếu song song trên chính dữ liệu của cơ sở.
Việc đầu tiên nên làm tuần này
Hỏi phòng kế toán một câu: nếu giám đốc cần biết tổng thu của hôm qua theo hình thức thanh toán, mất bao lâu để có số, và số đó khớp sao kê ngân hàng đến đâu? Câu trả lời cho biết độ trễ hiện tại và phần dữ liệu còn nằm ngoài hệ thống. Từ đó chọn bốn chỉ số đầu tiên, giao cho một thu ngân trưởng và một kế toán viên cùng đối chiếu trong hai tuần.
