Cuối một ca mổ nội soi ổ bụng, điều dưỡng dụng cụ đếm lại khay kẹp và phát hiện thiếu một cây so với lúc mở khay. Ê kíp phải dừng đóng vết mổ, rà lại từng lớp gạc, kiểm tra sàn phòng mổ trước khi tiếp tục. Cây kẹp cuối cùng được tìm thấy kẹt trong khăn phủ. Mười lăm phút chậm trễ đó không nằm ở tay nghề phẫu thuật viên, mà ở khâu quản lý kho vật tư phẫu thuật: một khay dụng cụ có bao nhiêu món trước khi ca mổ bắt đầu.
Khoa Ngoại của một bệnh viện đa khoa cỡ trung thường vận hành vài chục bộ dụng cụ mổ hở, mổ nội soi, mổ nội soi khớp cùng lúc, mỗi bộ dăm chục món khác nhau. Quản lý kho vật tư phẫu thuật vì vậy không giống quản lý kho thuốc - không chỉ đếm số lượng còn bao nhiêu, mà phải biết từng bộ đang ở đâu trong vòng quay của nó.
Kho vật tư phẫu thuật khác kho thuốc ở điểm nào
Kho thuốc vận hành theo logic nhập - xuất - hết: một hộp thuốc xuất ra là mất khỏi tồn kho, còn lại chỉ là con số cần bổ sung. Kho vật tư phẫu thuật có hai luồng chạy song song và không được lẫn vào nhau.
- Vật tư tiêu hao: chỉ khâu, kim luồn, dao mổ dùng một lần, gạc, băng ép. Xuất kho một lần, gắn thẳng vào ca mổ và bảng kê viện phí của người bệnh, không quay vòng lại kho.
- Dụng cụ phẫu thuật tái sử dụng: kẹp, kéo, banh vết mổ, bộ dụng cụ mổ nội soi. Không tiêu hao theo nghĩa hết hàng, mà luân chuyển liên tục qua khử khuẩn - tiệt trùng - cấp phát - sử dụng - thu hồi rồi quay lại từ đầu.
Nhiều bệnh viện quy mô vừa vẫn theo dõi cả hai loại chung một sổ kho vật tư y tế, dùng chung logic "xuất là hết". Hệ quả là báo cáo tồn kho dụng cụ tái sử dụng luôn lệch với thực tế: phần mềm báo còn hàng trong khi bộ dụng cụ đang nằm ở khâu tiệt trùng, hoặc báo thiếu trong khi bộ đó vừa được thu hồi về nhưng chưa ai cập nhật sổ.
Vòng đời một bộ dụng cụ: từ khử khuẩn tới phòng mổ và quay lại
Một bộ dụng cụ phẫu thuật không nằm yên trong kho chờ dùng. Nó di chuyển qua nhiều điểm dừng, mỗi điểm do một bộ phận khác nhau chịu trách nhiệm:
- Bộ phận tiệt trùng trung tâm (thường gọi tắt CSSD) nhận dụng cụ bẩn sau ca mổ, ngâm rửa và khử khuẩn ban đầu.
- Đóng gói theo đúng danh mục từng bộ, dán nhãn theo dõi lần hấp và hạn sử dụng sau tiệt trùng.
- Đưa vào lò hấp tiệt trùng, kiểm tra chỉ thị hóa học hoặc sinh học để xác nhận đạt điều kiện vô khuẩn.
- Chuyển về kho vô khuẩn, sẵn sàng cấp phát cho phòng mổ theo lịch mổ trong ngày.
- Phòng mổ nhận bộ dụng cụ, sử dụng trong ca mổ, sau đó chuyển ngược lại CSSD để bắt đầu vòng mới.
Điểm dễ vỡ trận nằm ở bước 4 và 5: nếu kho vô khuẩn không biết chính xác bộ nào đã sẵn sàng, bộ nào còn đang chờ hấp, điều dưỡng phụ mổ buộc phải gọi điện hỏi trực tiếp CSSD trước mỗi ca - cách làm chỉ hiệu quả khi số ca mổ trong ngày còn ít.
Kiểm đếm dụng cụ trước khi rạch da là bước bắt buộc, không phải thủ tục hình thức
Kiểm đếm gạc, kim và dụng cụ trước - sau ca mổ
Đếm dụng cụ không phải việc làm cho có. Trước khi phẫu thuật viên rạch da, điều dưỡng dụng cụ đếm và ghi lại số lượng gạc, kim khâu, dao mổ, kẹp trong khay. Trước khi đóng vết mổ, số đếm phải khớp lại đúng như vậy.
Sai lầm thường gặp: Ghi số đếm ban đầu vào sổ giấy rồi để đó, không đối chiếu ngay khi khay dụng cụ được bổ sung giữa ca (thêm gạc, thêm kim khi ca mổ kéo dài). Đến lúc đóng vết mổ mới phát hiện số liệu ban đầu không còn đúng với số đã thực dùng, phải đếm lại từ đầu trong lúc người bệnh vẫn đang mở.
Khi số đếm cuối không khớp số đếm đầu, quy trình bắt buộc là dừng đóng vết mổ, rà lại từng lớp gạc, kiểm tra sàn và khay dụng cụ, nếu cần thì chụp X-quang trước khi tiếp tục. Đây là lý do việc ghi nhận số đếm cần làm ngay tại chỗ, theo thời gian thực, thay vì ghi tay rồi chép lại vào hồ sơ sau khi ca mổ đã kết thúc.
Gắn đúng vật tư tiêu hao vào đúng ca mổ, đúng người bệnh
Một ca mổ nội soi khớp gối có thể dùng đến vài chục món vật tư tiêu hao: chỉ khâu, kim luồn, gạc, dây dẫn, neo xương tùy loại phẫu thuật. Nếu điều dưỡng dụng cụ chỉ ghi tay trên phiếu rồi cuối buổi mới nhập lại vào phần mềm, hai lỗi hay lặp lại:
- Vật tư dùng cho ca mổ buổi sáng bị nhập nhầm sang ca buổi chiều diễn ra cùng phòng mổ, cùng phẫu thuật viên.
- Một vài món phát sinh thêm giữa ca (dùng thêm chỉ khâu do vết mổ phức tạp hơn dự kiến) bị quên không ghi, khiến bảng kê viện phí thiếu so với thực tế đã dùng.
Ghi nhận vật tư ngay tại thời điểm sử dụng, gắn thẳng vào mã ca mổ và mã người bệnh trên phần mềm, giúp bảng kê khớp với thực tế sử dụng và với khoản chi định vào gói mổ. Đây cũng là mắt xích nối trực tiếp với bài toán chỉ định vật tư tiêu hao vào gói mổ BHYT mà bác sĩ phẫu thuật và bộ phận giám định BHYT vẫn xử lý hằng ngày.
Ghi nhận vật tư ngay tại phòng mổ tránh sai lệch khi nhập lại số liệu về sau
Mã hóa từng bộ dụng cụ để không phải hỏi bằng miệng
Cách hiệu quả để biết một bộ dụng cụ đang ở đâu là gắn mã định danh riêng cho từng bộ, không gắn theo chủng loại chung chung. Với mỗi bộ, phần mềm cần theo dõi được:
- Số lần đã hấp tiệt trùng: một số dụng cụ có giới hạn số lần tái sử dụng, quá số lần này phải loại bỏ dù nhìn ngoài vẫn còn dùng được.
- Vị trí hiện tại: đang ở phòng mổ, đang chờ khử khuẩn tại CSSD, đang trong lò hấp, hay đã về kho vô khuẩn chờ cấp phát.
- Hạn sử dụng sau tiệt trùng: bộ đã hấp quá lâu mà chưa dùng tới phải đưa trở lại hấp lại trước khi cấp phát cho ca mổ mới.
- Bộ phận đang giữ trách nhiệm: khoa Ngoại, CSSD hay kho vật tư trung tâm, để quy trách nhiệm khi phát hiện thiếu hụt.
Không có mã theo từng bộ, nhân viên chỉ có thể trả lời "chắc đang ở đâu đó" khi được hỏi một cây kẹp cụ thể còn hay mất. Có mã, câu trả lời là một vị trí cụ thể lấy ra ngay từ phần mềm, và lịch sử luân chuyển của bộ dụng cụ đó có thể tra lại bất cứ lúc nào cần đối chiếu.
Mỗi bộ dụng cụ cần một mã riêng để theo dõi số lần hấp và vị trí hiện tại
Việc chuẩn hóa mã cho từng bộ dụng cụ cũng liên quan trực tiếp tới công tác chuẩn hóa danh mục vật tư y tế mà cán bộ phụ trách danh mục vẫn phải rà soát định kỳ, vì một danh mục vật tư lẫn lộn giữa mã nội bộ và mã dùng chung sẽ kéo theo sai lệch cả ở khâu kiểm đếm dụng cụ lẫn khâu thanh toán.
Ba việc cần làm trước khi số hóa quản lý kho vật tư phẫu thuật
Không phải cứ mua phần mềm là kho vật tư hết thất thoát. Ba việc dưới đây quyết định hệ thống có chạy đúng hay chỉ là một lớp báo cáo đẹp trên số liệu sai:
- Rà soát và tách danh mục vật tư tiêu hao khỏi dụng cụ tái sử dụng trước khi nhập liệu, không gộp chung một bảng như thói quen cũ.
- Gắn mã theo từng bộ dụng cụ, không gắn theo chủng loại, để phần mềm biết chính xác bộ nào chứ không chỉ biết còn bao nhiêu cái kẹp cùng loại trong toàn viện.
- Đào tạo điều dưỡng dụng cụ ghi nhận ngay tại chỗ, không để dồn cuối ca mới nhập, vì đây là khâu quyết định số liệu có khớp thực tế hay không.
Bệnh viện đã triển khai phần mềm quản lý bệnh viện cho các phân hệ khám chữa bệnh và viện phí thường có lợi thế khi mở rộng sang quản lý vật tư phẫu thuật, vì dữ liệu ca mổ, người bệnh và bảng kê viện phí đã sẵn liên thông, không phải dựng thêm một hệ thống rời rạc chỉ để theo dõi riêng kho dụng cụ.
