Một trưởng khoa chẩn đoán hình ảnh đề xuất mua thêm máy CT thứ hai vì "phòng chụp lúc nào cũng đông". Ban giám đốc hỏi lại: máy hiện tại chạy bao nhiêu phần trăm công suất? Câu trả lời lúc đó là một con số ước chừng. Khi kéo dữ liệu theo giờ, hóa ra từ 13 giờ đến 16 giờ máy trống gần một nửa thời gian, còn 8 giờ đến 10 giờ thì dồn ca đến mức người bệnh đợi trên một tiếng.
Đề xuất mua máy mới sau đó được thay bằng việc dời lịch chụp có hẹn sang buổi chiều. Đây là loại quyết định mà báo cáo công suất cận lâm sàng hỗ trợ: nhìn đúng chỗ nghẽn trước khi chi tiền.
Công suất cận lâm sàng đo cái gì
Trong một báo cáo công suất cận lâm sàng, công suất không phải là "số ca một tháng". Nó là quan hệ giữa khối lượng thực hiện và năng lực sẵn có, theo từng máy, từng phòng, từng khung giờ.
Với xét nghiệm, đơn vị thường là số mẫu hoặc số test trên giờ. Với chẩn đoán hình ảnh, đơn vị là số ca chụp trên mỗi phòng mỗi ca làm việc. Hai khoa dùng đơn vị khác nhau nhưng cùng cần ba câu hỏi:
- Máy đang chạy bao nhiêu phần trăm so với năng lực thiết kế?
- Tải dồn vào những giờ nào?
- Người bệnh chờ bao lâu từ lúc có chỉ định đến lúc có kết quả?
Báo cáo thống kê sản lượng, như trong bài báo cáo thống kê cận lâm sàng, trả lời "đã làm bao nhiêu". Báo cáo công suất trả lời "còn làm được bao nhiêu và vướng ở đâu". Hai báo cáo bổ sung cho nhau, dùng chung nguồn dữ liệu.
Công suất xét nghiệm phụ thuộc cả máy lẫn nhịp nhận mẫu theo giờ trong ngày.
Bộ chỉ số tối thiểu cho khoa xét nghiệm
Khoa xét nghiệm thường có nhiều máy với năng lực khác nhau: huyết học, sinh hóa, miễn dịch, nước tiểu. Gộp chung một con số sẽ che mất máy nào đang nghẽn. Nên tách theo từng máy hoặc từng nhóm test.
| Chỉ số | Cách tính | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Tỷ lệ sử dụng máy | Số test thực hiện / công suất thiết kế trong giờ vận hành | Phát hiện máy quá tải hoặc dư công suất |
| Phân bố mẫu theo giờ | Số mẫu nhận theo từng khung 30 hoặc 60 phút | Tìm giờ cao điểm để dời ca hoặc tăng nhân lực |
| Thời gian trả kết quả (TAT) | Từ giờ nhận mẫu đến giờ duyệt kết quả | Đo tốc độ phục vụ lâm sàng |
| Mẫu tồn cuối ca | Số mẫu đã nhận nhưng chưa có kết quả khi hết ca | Phát hiện nút thắt chạy máy hoặc duyệt kết quả |
| Tỷ lệ chạy lại | Số mẫu phải chạy lại / tổng mẫu | Tách phần công suất bị tiêu hao vì lỗi |
| Thời gian máy dừng | Tổng phút bảo trì, hiệu chuẩn, báo lỗi | Giải thích vì sao công suất thực thấp hơn thiết kế |
Hai chỉ số ít được để ý nhất là mẫu tồn cuối ca và tỷ lệ chạy lại. Mẫu tồn cuối ca cho thấy khoa đang "vay" công suất của ngày hôm sau. Tỷ lệ chạy lại thì ngốn đúng phần công suất mà khoa tưởng mình đang dư.
Sai lầm thường gặp: tính công suất thiết kế theo thông số nhà sản xuất (test/giờ) mà bỏ qua thời gian chạy chuẩn, chạy mẫu kiểm tra chất lượng và bảo trì đầu ca. Kết quả là tỷ lệ sử dụng luôn trông thấp, và khoa bị hiểu nhầm là còn dư máy.
Bộ chỉ số cho khoa chẩn đoán hình ảnh
Chẩn đoán hình ảnh có đặc thù: một ca chiếm cả phòng chụp trong thời gian nhất định, và kết quả còn qua khâu bác sĩ đọc phim. Công suất bị giới hạn ở hai nơi, máy chụp và nhân lực đọc.
- Số ca trên phòng chụp mỗi ca làm việc: tách theo kỹ thuật (X-quang, siêu âm, CT, MRI), vì thời lượng chênh nhau rất lớn.
- Thời gian chiếm phòng trung bình: từ lúc người bệnh vào phòng đến lúc ra. Chỉ số này nhạy với cách bố trí chuẩn bị thuốc cản quang, thay quần áo, hỏi tiền sử.
- Tỷ lệ ca có hẹn so với ca vãng lai: ca có hẹn giúp xếp lịch đều, ca vãng lai đẩy giờ cao điểm lên.
- Thời gian từ chụp xong đến có kết luận: đo riêng với bác sĩ đọc phim, tránh quy hết cho máy.
- Ca chờ đọc cuối ngày: tương tự mẫu tồn ở xét nghiệm.
- Tỷ lệ chụp lại: do kỹ thuật, do người bệnh cử động, do chuẩn bị chưa đúng.
Với MRI và CT, nên đặt thêm chỉ số thời gian trống giữa hai ca liên tiếp. Phòng chụp có thể "đầy lịch" trên giấy nhưng mất 10 đến 15 phút giữa các ca vì chờ dọn bàn và chờ người bệnh kế tiếp, và phần đó cộng lại thành một khoản lớn.
Khoảng trống giữa hai ca chụp thường lớn hơn người ta nghĩ khi chưa đo.
Dữ liệu lấy từ đâu và vì sao hay thiếu
Mọi chỉ số ở trên đều dựa vào mốc thời gian. Một chuỗi đầy đủ gồm giờ chỉ định (HIS), giờ lấy mẫu hoặc giờ tiếp nhận tại phòng chụp, giờ máy bắt đầu chạy, giờ có kết quả (LIS hoặc PACS), giờ duyệt.
Phần lớn lỗi dữ liệu nằm ở ba chỗ:
- Bỏ qua bước quét mã khi nhận mẫu. Điều dưỡng nhận mẫu theo lô, ghi giờ chung cho cả lô, nên phân bố theo giờ bị méo.
- Duyệt kết quả theo lô cuối buổi. Giờ duyệt phản ánh lúc bác sĩ bấm duyệt, không phải lúc kết quả thực sự sẵn sàng. TAT bị kéo dài giả tạo.
- Máy không kết nối hai chiều. Kết quả nhập tay vào LIS hoặc ảnh chụp không đẩy về PACS đúng giờ, nên mốc cuối sai.
Muốn báo cáo đáng tin, kết nối máy với LIS và PACS cần chạy trước, rồi mới nói đến dashboard. Trên nền tảng cận lâm sàng của MyHospital, các mốc thời gian được ghi tự động từ chỉ định đến duyệt kết quả, nên việc dựng báo cáo theo giờ không cần ai tổng hợp tay.
Cách đọc báo cáo để ra quyết định
Số liệu chỉ có giá trị khi dẫn tới một hành động. Với báo cáo công suất cận lâm sàng, một cách đọc hay dùng trong họp giao ban:
| Hiện tượng trên báo cáo | Hướng xử lý |
|---|---|
| Tỷ lệ sử dụng cao cả ngày, mẫu tồn cuối ca nhiều | Cân nhắc thêm máy hoặc thêm ca, sau khi loại trừ tỷ lệ chạy lại cao |
| Quá tải sáng sớm, trống buổi chiều | Dời lịch hẹn, tách quầy lấy mẫu theo giờ, thêm nhân lực khung 7 giờ - 10 giờ |
| Công suất vừa phải nhưng TAT dài | Tìm nút thắt ở khâu duyệt kết quả hoặc vận chuyển mẫu |
| Máy dừng nhiều | Rà lịch bảo trì, xem lại hợp đồng bảo hành |
| Tỷ lệ chụp lại hoặc chạy lại tăng | Kiểm soát chất lượng mẫu, đào tạo lại bước chuẩn bị người bệnh |
Nhiều bệnh viện đọc ngược: thấy phòng đông thì mua thêm máy. Thứ tự đúng là loại trừ lãng phí trước (chạy lại, trống giữa ca, dồn giờ), rồi mới đề xuất đầu tư.
Báo cáo công suất đưa vào giao ban hằng tuần để quyết định điều chỉnh ca và lịch hẹn.
Liên hệ giữa công suất cận lâm sàng và phần còn lại của bệnh viện
Cận lâm sàng nghẽn thì khoa lâm sàng cũng nghẽn. Bác sĩ phòng khám chờ kết quả để kê đơn, người bệnh nội trú chờ kết quả để quyết định xuất viện hay tiếp tục điều trị. Vì vậy thời gian trả kết quả của cận lâm sàng nên đặt cạnh các chỉ số khác như thời gian chờ của người bệnh và công suất giường bệnh trong bài công suất sử dụng giường bệnh.
Về tài chính, mỗi ca chụp lại hay mẫu chạy lại là chi phí vật tư không thu được. Phần này nên được theo dõi cùng báo cáo doanh thu viện phí, nhất là khi đối chiếu số chỉ định với số dịch vụ đã thu và đã thực hiện.
Triển khai báo cáo công suất trong 4 tuần
Không cần chờ hệ thống hoàn hảo. Một lộ trình thực tế:
- Tuần 1: liệt kê máy và phòng chụp, ghi công suất thiết kế và giờ vận hành thực tế của từng nơi.
- Tuần 2: kiểm tra các mốc thời gian có được ghi tự động hay đang nhập tay, sửa những bước quét mã còn thiếu.
- Tuần 3: dựng báo cáo theo ngày và theo khung giờ cho 3 chỉ số: tỷ lệ sử dụng, TAT, ca tồn cuối ca.
- Tuần 4: đưa vào giao ban, ghi rõ một quyết định cụ thể sau mỗi kỳ, ví dụ dời lịch hẹn, đổi ca trực, điều chỉnh bảo trì.
Sau một tháng, so sánh lại với kỳ đầu. Nếu tồn cuối ca giảm hoặc giờ cao điểm dịu đi, báo cáo đang làm việc của nó.
Muốn xem công suất xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh theo từng máy, từng khung giờ ngay trên dữ liệu của cơ sở mình? Tìm hiểu phân hệ cận lâm sàng và đăng ký demo trên phần mềm quản lý bệnh viện MyHospital.
