Một phòng xét nghiệm tuyến đầu của bệnh viện hạng II mua phần mềm LIS vào đầu tháng, cài xong trong hai ngày và tuyên bố đưa vào dùng ngay thứ Hai. Đến thứ Tư, kỹ thuật viên quay lại viết tay vào sổ. Nguyên nhân không phải phần mềm lỗi: ba máy sinh hóa dùng mã xét nghiệm khác với danh mục trong HIS, kết quả về không gắn được vào chỉ định, và không ai khảo sát chuyện này từ trước.
Triển khai hệ thống LIS thất bại hiếm khi vì công nghệ. Dự án thất bại ở những việc nằm ngoài khâu cài đặt. Bài này gom 9 việc thành một checklist theo thứ tự nên làm, để trưởng khoa xét nghiệm và phòng CNTT dùng làm bảng đối chiếu. Nếu cần nắm lại LIS là gì trước khi bắt đầu, đọc bài hệ thống LIS là gì và cách phòng xét nghiệm vận hành.
Triển khai hệ thống LIS: khảo sát và chốt phạm vi trước khi cài
Ba việc đầu tiên không đụng tới phần mềm. Làm chúng cẩu thả thì các bước sau đều phải làm lại.
- Lập tổ triển khai và chốt người chịu trách nhiệm. Cần trưởng khoa xét nghiệm (quyết định quy trình), kỹ thuật viên trưởng ca (người hiểu thao tác thật), cán bộ CNTT, đại diện thu ngân viện phí và đầu mối của đơn vị cung cấp. Mỗi người một phần việc có tên, không để "cả khoa cùng lo".
- Kiểm kê toàn bộ máy xét nghiệm. Ghi hãng, model, năm đưa vào sử dụng, giao thức (ASTM, HL7 hay riêng của hãng), loại cổng (nối tiếp hay mạng), và máy hiện đang nối kiểu gì: không nối, một chiều hay hai chiều.
- Vẽ lại luồng việc hiện tại. Từ lúc có chỉ định đến lúc người bệnh nhận kết quả, ghi từng điểm có giấy, có sổ, có gõ tay. Đây là danh sách thứ LIS phải thay thế.
Kiểm kê từng máy, từng cổng kết nối là việc đầu tiên, trước cả khi chọn cấu hình phần mềm.
Ở khâu kiểm kê, nên đứng cạnh máy mà ghi, đừng chép từ hồ sơ mua sắm. Hồ sơ thường ghi model gốc, trong khi máy đã nâng phiên bản phần mềm nội bộ và giao thức đổi theo. Nếu đơn vị cung cấp chưa từng kết nối đúng model đó, họ cần thời gian làm bộ giao tiếp riêng và việc này phải nằm trong lịch từ đầu. Cách hai giao thức phổ biến khác nhau xem ở bài so sánh HL7 và ASTM.
Chuẩn hóa dữ liệu danh mục, phần ít ai muốn làm
Hai việc tiếp theo nằm ở dữ liệu, và chúng quyết định kết quả có về đúng chỗ hay không.
- Làm sạch danh mục xét nghiệm và mã dịch vụ. Mỗi xét nghiệm cần một mã thống nhất giữa HIS, LIS và bảng giá. Một xét nghiệm đường huyết có hai mã khác nhau ở hai nơi sẽ cho ra một chỉ định mà máy hiểu, nhưng viện phí không khớp.
- Khai báo giá trị tham chiếu và quy tắc cảnh báo. Khoảng tham chiếu theo giới, theo nhóm tuổi, theo máy. Ngưỡng báo động (critical value) do trưởng khoa duyệt, không để mặc định của nhà cung cấp.
Sai lầm thường gặp: Chuyển nguyên danh mục cũ sang hệ thống mới mà không rà. Danh mục cũ thường chứa mã trùng, mã đã ngừng dùng và tên gọi mỗi khoa một kiểu. LIS không tự sửa được những lỗi này, nó chỉ làm chúng hiện ra nhanh hơn.
Bảng dưới là cách chia việc ở khâu dữ liệu, tránh để tất cả dồn lên phòng CNTT.
| Hạng mục | Ai quyết định | Ai thực hiện |
|---|---|---|
| Mã xét nghiệm, tên chuẩn | Trưởng khoa xét nghiệm | Kỹ thuật viên trưởng ca |
| Khớp mã với bảng giá | Thu ngân viện phí | Phòng CNTT |
| Giá trị tham chiếu, ngưỡng báo động | Trưởng khoa, bác sĩ xét nghiệm | Đơn vị cung cấp cấu hình |
| Mã vạch ống mẫu | Trưởng khoa | Phòng CNTT, đơn vị cung cấp |
Kết nối máy và HIS khi triển khai hệ thống LIS
- Kết nối từng máy theo thứ tự ưu tiên. Bắt đầu với máy có công suất mẫu lớn nhất, thường là máy huyết học và sinh hóa. Mỗi máy kiểm thử xong mới sang máy sau. Nối cùng lúc mười máy rồi cùng lúc gặp lỗi là cách tốn thời gian nhất.
- Nối LIS với HIS và kiểm thử cả hai chiều. Chỉ định đi từ HIS xuống LIS, kết quả đi ngược lại, trạng thái mẫu cập nhật theo, và dịch vụ đã thực hiện đẩy sang viện phí.
Khi kiểm thử, dùng một bộ ca mẫu có chủ đích thay vì chạy mẫu ngẫu nhiên: ca có nhiều xét nghiệm trên một ống, ca hủy chỉ định giữa chừng, ca chạy lại (rerun), ca kết quả vượt ngưỡng đo của máy, ca người bệnh trùng họ tên. Những tình huống này là chỗ lỗi hay nằm. Phần kết nối hai chiều giữa máy và LIS được mô tả chi tiết ở bài kết nối hai chiều máy xét nghiệm với LIS.
Đào tạo ngay tại phòng xét nghiệm, trên máy thật và ca thật, hiệu quả hơn lớp học tách khỏi công việc.
Chạy song song và đào tạo: giai đoạn quyết định
- Đào tạo theo vai trò, trên ca thật. Kỹ thuật viên lấy mẫu cần thạo in và dán mã vạch. Kỹ thuật viên vận hành máy cần biết xử lý khi mẫu không khớp chỉ định. Người duyệt kết quả cần biết xem lịch sử, so sánh với lần trước (delta check) và trả lại để chạy lại. Mỗi vai một buổi riêng, mỗi buổi 60-90 phút, tốt hơn một buổi chung dài nửa ngày.
- Chạy song song, đối chiếu, rồi mới tắt quy trình cũ. LIS và sổ sách cũ cùng chạy trong một khoảng thời gian cố định. Mỗi ca, một người đối chiếu kết quả trên LIS với bản gốc từ máy. Chỉ chuyển hẳn khi tỷ lệ lệch về bằng không trong một số ngày liên tiếp mà tổ triển khai đã thỏa thuận từ đầu.
Giai đoạn chạy song song: mỗi kết quả được đối chiếu với bản gốc trên máy trước khi bỏ quy trình cũ.
Chạy song song tốn công, vì mỗi ca làm hai lần. Đổi lại, đây là lúc duy nhất lỗi còn rẻ để sửa. Sau khi tắt quy trình cũ, một lỗi gắn nhầm kết quả sẽ đi thẳng vào hồ sơ người bệnh.
Ghi lại từng sai lệch vào một bảng chung gồm: ca nào, máy nào, loại lỗi (mã, đơn vị, làm tròn, trạng thái mẫu), ai sửa, sửa xong ngày nào. Sau tuần đầu bảng này thường cho thấy chỉ có hai hoặc ba nguyên nhân gốc lặp lại, và sửa chúng là xong phần lớn.
Nghiệm thu hệ thống LIS bằng tiêu chí đo được
Nghiệm thu không nên dựa trên cảm giác "chạy ổn". Thống nhất trước bốn chỉ số, ghi vào biên bản:
- Độ khớp kết quả: tỷ lệ kết quả trên LIS trùng bản gốc từ máy, mục tiêu không có sai lệch ở các ca đã đối chiếu.
- Thời gian trả kết quả: từ lúc nhận mẫu đến lúc duyệt, đo trước và sau khi dùng LIS, cùng nhóm xét nghiệm.
- Số thao tác nhập tay còn lại: mỗi lần phải gõ tay là một điểm cần giải thích.
- Khớp viện phí: dịch vụ xét nghiệm đã thực hiện khớp với dịch vụ đã thu, không còn lệch mã.
Khi các chỉ số đạt, bước tiếp theo thường là mở rộng đầu ra, ví dụ cho người bệnh xem kết quả qua điện thoại, như trong bài trả kết quả xét nghiệm online. Nên để việc này sau nghiệm thu, vì kết quả sai đẩy ra ngoài khoa sẽ khó thu hồi hơn nhiều.
Phòng xét nghiệm của bạn đang ở bước nào trong checklist này? Đội kỹ thuật MyHospital khảo sát từng model máy, lập bảng đối chiếu mã dịch vụ và chạy song song cùng khoa, trên nền phần mềm quản lý bệnh viện với phân hệ cận lâm sàng nối sẵn HIS, LIS và viện phí.
Việc nên làm trong tuần đầu tiên
Chưa cần ký hợp đồng mới bắt đầu triển khai hệ thống LIS được. Trong tuần này, trưởng khoa xét nghiệm có thể kiểm kê máy theo mẫu ở phần đầu bài, in danh mục xét nghiệm hiện tại và gạch những mã trùng hoặc thiếu trong bảng giá, rồi mời đại diện thu ngân viện phí cùng rà. Danh sách máy và danh mục đã rà là hai tài liệu mà bất kỳ đơn vị cung cấp LIS nào cũng cần nhận đầu tiên, và chuẩn bị sẵn chúng thường rút ngắn khâu khảo sát đáng kể. Với phòng xét nghiệm đã có máy nối một chiều, bài kết nối máy xét nghiệm bằng HL7 và ASTM giúp xác định máy nào cần nâng cấp trước.
