Cuối tháng, khoa Nội tổng hợp 35 giường kiểm kê và thấy 14 ống thuốc tiêm cùng hơn 200 bơm tiêm không có chỗ nào ghi nhận. Không ai lấy trộm. Các ca đêm lấy thuốc cho người bệnh, ghi vào sổ tủ trực khi nhớ ra, và có những tờ lĩnh thuốc bị bỏ quên trong túi áo blouse.
Quản lý thuốc vật tư khoa nội trú là việc của Điều dưỡng trưởng và trưởng khoa, không chỉ của khoa dược. Bài này đi qua cách chia tủ trực theo nhóm rủi ro, cách gắn vật tư với người bệnh, cách đối chiếu cuối ca và những điểm phần mềm xử lý tốt hơn sổ giấy.
Vì sao thuốc và vật tư ở khoa nội trú lệch nhanh hơn ở kho dược
Kho dược có thủ kho, có phiếu nhập xuất, có người kiểm tra. Tủ trực khoa thì khác: người lấy thuốc cũng chính là người phải chăm người bệnh ngay lúc đó. Việc ghi chép bị đẩy xuống hàng thứ hai.
Ba nguyên nhân lặp lại ở hầu hết các khoa:
- Ghi chép tách khỏi y lệnh. Bác sĩ ra y lệnh trên một hệ thống, điều dưỡng ghi xuất tủ trên sổ riêng. Hai nguồn không bao giờ tự khớp.
- Nhiều người cùng chạm vào tủ. Điều dưỡng buồng, điều dưỡng hành chính, học viên thực tập, đôi khi cả hộ lý lấy vật tư. Không ai chịu trách nhiệm trọn vẹn.
- Vật tư bị coi là việc nhỏ. Thuốc còn được đếm, bơm tiêm, dây truyền, gạc, găng thì ít ai ghi từng chiếc. Cộng dồn cả tháng thành con số đáng kể.
Khoảng cách giữa "đã thực hiện" và "đã trừ tồn" là nơi hao hụt nằm. Cấp phát thuốc đến giường đã có quy trình riêng, xem thêm tại bài cấp phát thuốc nội trú từ y lệnh đến giường bệnh. Bài này tập trung vào phần còn lại: điều gì xảy ra ở tủ và kệ của khoa.
Chia tủ trực theo nhóm rủi ro thay vì theo thứ tự ABC
Nhiều khoa xếp tủ trực theo bảng chữ cái hoặc theo thói quen của người dọn tủ đầu tiên. Cách này tiện tìm nhưng không giúp kiểm soát. Chia theo mức rủi ro thì mỗi nhóm có nhịp đếm riêng.
| Nhóm | Ví dụ điển hình | Nhịp đối chiếu | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|---|
| Thuốc cấp cứu | Adrenalin, Atropin, thuốc chống co giật | Mỗi lần bàn giao ca | Điều dưỡng trưởng ca |
| Thuốc kiểm soát đặc biệt | Thuốc gây nghiện, hướng thần | Mỗi lần bàn giao ca, có hai người ký | Điều dưỡng trưởng khoa |
| Thuốc dùng thường xuyên | Thuốc giảm đau, hạ sốt, kháng sinh tiêm | Hằng ngày | Điều dưỡng phụ trách tủ |
| Vật tư tiêu hao | Bơm tiêm, dây truyền, kim luồn, gạc | Hằng tuần hoặc theo mức tồn | Điều dưỡng phụ trách vật tư |
| Thuốc lạnh, thuốc cận hạn | Insulin, vắc xin, thuốc nhạy nhiệt | Hằng ngày kèm nhiệt độ | Điều dưỡng phụ trách tủ lạnh |
Bảng trên là khung tham khảo, mỗi khoa điều chỉnh theo đặc thù. Khoa Hồi sức sẽ đếm dày hơn khoa Nội tiêu hóa, khoa Sản có thêm nhóm thuốc co hồi tử cung. Phần cơ số thuốc cấp cứu đã được phân tích riêng trong bài quản lý thuốc tủ trực và cơ số cấp cứu, nên ở đây không lặp lại.
Sai lầm thường gặp: Đặt chung thuốc kiểm soát đặc biệt và thuốc thường trong cùng ngăn có khóa. Khi ngăn đó mở cả ngày vì thuốc thường được lấy liên tục, việc kiểm soát nhóm nhạy cảm gần như vô hiệu.
Đặt mức tồn tối thiểu và tối đa dựa trên số liệu tiêu thụ thật
Con số "tủ phải có 50 bơm tiêm" thường được truyền miệng. Một cách làm chắc hơn là lấy lượng xuất trung bình của 4 tuần gần nhất, nhân với số ngày giữa hai lần bổ sung, cộng một khoảng đệm cho ngày cao điểm.
Ví dụ khoa có lượng xuất trung bình 30 bơm tiêm 5ml mỗi ngày, bổ sung hai lần mỗi tuần (cách nhau 3 đến 4 ngày). Mức tối đa nên quanh 120 chiếc, mức tối thiểu khoảng 40 chiếc, dưới ngưỡng này thì phát phiếu bổ sung ngay.
Làm thế có hai lợi ích. Tủ không bị nhồi quá nhiều thứ để rồi vật tư hết hạn không ai nhớ, và khoa không rơi vào cảnh đêm khuya hết kim luồn mà phải gọi sang khoa khác.
Cần xem lại các mức này mỗi quý, vì cơ cấu người bệnh đổi theo mùa. Mùa dịch sốt xuất huyết, lượng dịch truyền và kim luồn của khoa Nhiễm tăng thấy rõ so với mùa thường.
Gắn mọi lần lấy thuốc, vật tư với người bệnh và y lệnh
Đây là điểm quyết định, cũng là chỗ sổ giấy thua phần mềm rõ nhất. Một lần xuất khỏi tủ trực nên trả lời được bốn câu hỏi: ai lấy, lấy cho người bệnh nào, theo y lệnh nào, vào lúc nào.
Đối chiếu thực tồn với sổ ngay tại tủ, có hai người cùng ký, là bước bàn giao ca không nên bỏ.
Với thuốc, mối liên hệ với y lệnh khá rõ. Với vật tư thì mơ hồ hơn, vì y lệnh ghi "truyền dịch" chứ không ghi "một dây truyền, một kim luồn, hai miếng băng cố định". Cách giải quyết thực tế là xây gói vật tư theo thủ thuật: tiêm tĩnh mạch, truyền dịch, thay băng, đặt sonde tiểu. Điều dưỡng chọn thủ thuật, hệ thống tự trừ các vật tư đi kèm và gắn vào người bệnh.
Cách này giúp ba việc cùng lúc:
- Bảng kê chi phí không sót vật tư được phép thu.
- Số tồn tủ trừ đúng thời điểm sử dụng, không đợi cuối ngày.
- Khi lệch số, khoa truy ngược được theo người bệnh và theo ca, không phải đoán.
Phần dữ liệu tổng hợp theo kỳ gửi sang bộ phận tài chính được trình bày trong bài lập phiếu tổng hợp thuốc nội trú khớp với tài chính.
Quy trình đối chiếu cấp phát cuối ca: y lệnh, phiếu lĩnh, thực tồn
Đối chiếu có ba nguồn số, và cả ba phải khớp nhau. Nguồn thứ nhất là y lệnh đã thực hiện. Nguồn thứ hai là lượng khoa dược đã cấp theo phiếu lĩnh. Nguồn thứ ba là số thực tế còn trong tủ.
Một vòng đối chiếu chuẩn cuối ca gồm các bước sau:
- Điều dưỡng trưởng ca in hoặc mở danh sách y lệnh đã thực hiện trong ca.
- So với lượng thuốc, vật tư đã xuất khỏi tủ trong cùng khoảng thời gian.
- Đếm thực tồn nhóm thuốc cấp cứu và thuốc kiểm soát đặc biệt cùng điều dưỡng ca sau.
- Ghi nhận các dòng chênh lệch, kèm lý do ngắn: làm vỡ, rơi, người bệnh từ chối dùng, chưa kịp ghi.
- Ký nhận bàn giao và đóng sổ ca.
Phần lớn chênh lệch tìm ra ở bước hai và ba thường thuộc bốn nhóm: thuốc đã tiêm nhưng chưa ghi, thuốc ghi nhầm người bệnh, thuốc hủy do người bệnh ra viện hoặc đổi y lệnh nhưng chưa hoàn trả, và vật tư hao hụt thật. Bốn nhóm này có cách xử lý khác nhau, vì thế ghi lý do ngay khi phát hiện quan trọng hơn là "bù cho khớp".
Lưu ý: Không điều chỉnh số tồn để cho sổ khớp mà không có biên bản. Một dòng điều chỉnh không lý do là dấu hiệu bị xuất toán đầu tiên khi thanh tra nội bộ hoặc giám định.
Thuốc hoàn trả và thuốc của người bệnh: hai ngoại lệ hay bị bỏ quên
Thuốc hoàn trả. Người bệnh ra viện hoặc đổi thuốc, phần chưa dùng cần trả về khoa dược theo phiếu hoàn trả. Nếu để trong ngăn riêng của khoa, thuốc đó vừa tính vào chi phí đã thu, vừa không còn trong tồn kho dược. Cuối quý, hai bên không khớp mà không ai biết lệch ở đâu.
Quy tắc đơn giản: thuốc chưa dùng, còn nguyên bao bì, còn hạn thì làm phiếu hoàn trả trong cùng ngày người bệnh ra viện. Thuốc đã mở, đã pha, hoặc đã rời điều kiện bảo quản thì lập biên bản hủy.
Thuốc người bệnh tự mang. Có người bệnh mang thuốc dùng lâu ngày từ nhà, như thuốc huyết áp, thuốc tiểu đường. Khoa cần có ngăn riêng, ghi tên, tình trạng, số lượng khi nhận. Bác sĩ cho phép dùng thì ghi trong y lệnh, nếu không thì trả lại cho người nhà. Thiếu bước này, một hộp thuốc lạ nằm lẫn trong tủ chung sẽ thành rủi ro nhầm lẫn thật sự.
Xử lý thuốc, vật tư cận hạn trước khi trở thành hao hụt
Thuốc quá hạn tại khoa nội trú hiếm khi do mua dư. Nguyên nhân thường là xếp hộp mới đè lên hộp cũ, và không ai rà hạn dùng định kỳ.
Một thói quen đơn giản: nguyên tắc nhập trước, xuất trước, ghi nhãn màu dán cạnh hạn dùng cho hàng còn dưới 3 tháng. Mỗi tuần, điều dưỡng phụ trách tủ rà một lần và báo danh sách cận hạn cho khoa dược để luân chuyển sang khoa dùng nhiều hơn.
Phần mềm hỗ trợ tốt nhất ở chỗ này: lô và hạn dùng được ghi ngay khi nhận thuốc, hệ thống tự đưa danh sách cận hạn lên đầu màn hình điều dưỡng trưởng, thay cho tờ giấy ai đó phải nhớ in. Chi tiết về cảnh báo cận date có trong bài cảnh báo thuốc cận date và thu hồi tự động.
Phần mềm thay đổi gì trong quản lý thuốc vật tư khoa nội trú
Khi y lệnh, cấp phát và tồn tủ nằm cùng một nền tảng, đối chiếu chuyển từ việc dò thủ công sang việc xử lý ngoại lệ. Điều này nằm trong nhóm chức năng chăm sóc người bệnh nội trú của phần mềm chăm sóc người bệnh, nơi điều dưỡng ghi thực hiện y lệnh ngay tại giường.
Điều dưỡng trưởng xem tồn tủ trực và các dòng chênh lệch cuối ca trên cùng một màn hình.
Cụ thể, điều dưỡng trưởng nhìn thấy:
- Tồn thực theo khoa: số lượng từng mặt hàng ở mỗi tủ, cảnh báo khi xuống dưới mức tối thiểu.
- Chênh lệch cuối ca: danh sách dòng "đã xuất mà chưa có y lệnh" hoặc "có y lệnh mà chưa xuất", kèm tên người thao tác.
- Hao hụt theo kỳ: so sánh lượng tiêu thụ giữa các tuần, giữa các điều dưỡng, giữa các nhóm thủ thuật.
- Cận hạn và hoàn trả: danh sách lô sắp hết hạn và các phiếu hoàn trả còn treo.
Trong hệ thống tích hợp, bước đối chiếu của khoa cũng là dữ liệu đầu vào cho đối chiếu với kho dược và bộ phận tài chính. Với cấp lãnh đạo, mối nối này nằm trong bức tranh lớn của phần mềm quản lý bệnh viện, nơi một dòng thuốc đi xuyên từ kê đơn, cấp phát, thực hiện đến thanh toán mà không phải nhập lại.
Gói vật tư theo thủ thuật giúp lấy đủ đồ một lần và ghi nhận đúng vào người bệnh.
Muốn xem tồn tủ trực, chênh lệch cuối ca và bảng vật tư theo người bệnh hiển thị trên cùng màn hình? Đặt lịch demo để Điều dưỡng trưởng khoa bạn thử với dữ liệu mẫu trên MyHospital.
Quản lý thuốc vật tư khoa nội trú: ba việc làm được ngay trong tuần này
Chưa cần phần mềm mới, việc quản lý thuốc vật tư khoa nội trú vẫn có thể bớt hao hụt bằng ba việc nhỏ.
- Chốt danh mục theo nhóm rủi ro. Kẻ lại tủ thành năm nhóm như bảng ở trên, dán nhịp đếm lên cửa tủ.
- Đặt mức tối thiểu cho 10 mặt hàng tiêu thụ nhiều nhất. Lấy số xuất của 4 tuần gần nhất, không dùng ước lượng miệng.
- Thử đối chiếu cuối ca trong một tuần ở một tủ. Ghi lại số dòng chênh lệch và lý do. Con số này cho biết khoa đang lệch ở đâu và đáng đầu tư công cụ vào phần nào.
Sau một tuần, đa số khoa nhận ra phần lớn chênh lệch tập trung vào hai hoặc ba mặt hàng. Đó là chỗ nên siết trước, rồi mở rộng sang phần còn lại.
