Một bệnh viện đa khoa quyết định mở thêm 30 giường nội tim mạch. Hồ sơ trình lên chỉ có hai căn cứ: cảm nhận của trưởng khoa rằng "khoa luôn quá tải" và con số tổng lượt khám tăng so với năm trước. Sáu tháng sau, công suất sử dụng giường của khoa mới chỉ ở mức vừa phải, trong khi khoa nội thần kinh kế bên phải kê giường phụ ngoài hành lang.
Chênh lệch này thường không nằm ở thiện chí của người ra quyết định mà ở dữ liệu đầu vào. Phân tích mô hình bệnh tật từ dữ liệu HIS cho ban giám đốc một bản đồ cụ thể hơn "quá tải": bệnh nào đang tăng, ở nhóm tuổi nào, nằm viện bao lâu và tiêu tốn những nguồn lực nào. Bài này đi qua nguồn dữ liệu, cách phân tích và những điểm dễ sai khi dùng kết quả để hoạch định.
Mô hình bệnh tật là gì và vì sao ban giám đốc cần xem theo kỳ
Mô hình bệnh tật là cơ cấu các nhóm bệnh mà người bệnh mang đến cơ sở trong một khoảng thời gian, thường xếp theo mã chẩn đoán ICD, nhóm tuổi, giới và nơi cư trú. Mỗi bệnh viện có một mô hình riêng, phụ thuộc cấp chuyên môn kỹ thuật, chuyên khoa mạnh và địa bàn phục vụ.
Con số một kỳ ít nói lên điều gì. Giá trị nằm ở so sánh: cùng quý năm trước, cùng mùa dịch tễ, trước và sau khi mở một dịch vụ mới. Một bệnh viện cấp cơ bản tại vùng nông nghiệp có thể thấy nhóm bệnh hô hấp nhảy vọt vào mùa chuyển lạnh, bệnh tiêu hóa vào mùa mưa lũ. Nhìn riêng từng tháng thì chỉ là biến động. Đặt cạnh ba bốn năm mới thành quy luật để chuẩn bị thuốc, giường và lịch trực.
Phòng kế hoạch tổng hợp là nơi thường chịu trách nhiệm tổng hợp cơ cấu bệnh tật theo kỳ
Dữ liệu nào trong HIS làm nguyên liệu phân tích
Không cần kho dữ liệu riêng để bắt đầu. Phần lớn nguyên liệu đã nằm sẵn trong HIS từ lúc tiếp đón đến lúc ra viện.
| Nhóm dữ liệu | Trường cần lấy | Dùng để trả lời |
|---|---|---|
| Chẩn đoán | Chẩn đoán chính, chẩn đoán kèm theo, mã ICD | Bệnh nào chiếm nhiều nhất |
| Nhân khẩu | Tuổi, giới, địa chỉ | Nhóm dân cư nào đến nhiều |
| Lưu trú | Ngày vào, ngày ra, khoa, số ngày giường | Gánh nặng giường bệnh |
| Chi phí | Đối tượng thanh toán, tổng chi, chi theo thuốc/CLS/giường | Bệnh nào tốn nguồn lực |
| Kết quả | Khỏi, đỡ, chuyển cơ sở, tử vong | Nhóm bệnh có kết cục xấu |
Hai nhóm hay bị bỏ sót là chẩn đoán kèm theo và địa chỉ. Chẩn đoán kèm theo cho thấy bệnh nền (tăng huyết áp, đái tháo đường) đang kéo dài ngày nằm viện của nhóm bệnh nào. Địa chỉ cho biết người bệnh đến từ xã, phường nào, từ đó đánh giá vùng phục vụ thực tế so với vùng dự kiến.
Quy trình phân tích mô hình bệnh tật: từ mã ICD đến bảng xếp hạng có ý nghĩa
Việc đầu tiên là gom mã ICD chi tiết về nhóm đủ lớn để đọc được. Hàng nghìn mã đơn lẻ là vô nghĩa với người ra quyết định. Gộp theo chương hoặc theo danh sách nhóm bệnh bệnh viện tự quy ước, rồi giữ bảng tra để mọi kỳ đều gộp cùng cách.
- Khóa kỳ dữ liệu sau khi hồ sơ đã được thanh toán và đóng bệnh án, tránh số liệu còn thay đổi.
- Làm sạch: loại hồ sơ trùng, hồ sơ thử nghiệm, hồ sơ thiếu chẩn đoán chính (ghi riêng thành một nhóm để theo dõi, không xóa).
- Gộp mã ICD về nhóm bệnh theo bảng tra cố định.
- Cắt theo các chiều: khoa, nhóm tuổi, giới, khu vực, đối tượng thanh toán.
- Tính ba thước đo cho mỗi nhóm bệnh: số lượt, tổng ngày giường, tổng chi phí.
- So sánh với cùng kỳ năm trước và kỳ liền kề để tìm nhóm tăng bất thường.
Thước đo thứ hai và thứ ba quan trọng không kém thước đo thứ nhất. Có nhóm bệnh chỉ chiếm 3% lượt nhưng chiếm 12% ngày giường vì thời gian điều trị dài. Chỉ xếp hạng theo số lượt sẽ bỏ qua đúng nhóm đang làm nghẽn khoa nội trú.
Bảng điều khiển cho phép khoanh vùng nhóm bệnh theo khoa và nhóm tuổi, thay vì chờ báo cáo giấy cuối quý
Biến kết quả phân tích thành quyết định về giường, nhân lực, thuốc
Kết quả phân tích mô hình bệnh tật chỉ đáng giá khi gắn được với một quyết định cụ thể. Có thể chia thành bốn loại quyết định, mỗi loại cần một cách đọc riêng.
Giường bệnh. Lấy tổng ngày giường của các nhóm bệnh thuộc một khoa, chia cho số giường kế hoạch và số ngày trong kỳ để có công suất sử dụng. Nếu nhóm bệnh nội thần kinh tăng đều ba kỳ liền, còn nội tim mạch đi ngang, thứ tự ưu tiên đầu tư giường đã khác với cảm nhận ban đầu.
Nhân lực. Nhóm bệnh có ngày điều trị dài và nhiều y lệnh theo giờ (đột quỵ giai đoạn cấp, nhiễm khuẩn nặng) cần tỷ lệ điều dưỡng trên giường cao hơn nhóm bệnh điều trị ngắn ngày. Dữ liệu mô hình bệnh tật giúp nói chuyện với phòng tổ chức bằng số lượng nhóm bệnh thay vì bằng cảm giác "khoa này vất vả".
Thuốc và vật tư. Cơ cấu bệnh theo quý là đầu vào dự trù thuốc cho đấu thầu và mua sắm. Một nhà thuốc bệnh viện thường dự trữ theo tiêu thụ lịch sử; cộng thêm xu hướng tăng của nhóm bệnh sẽ tránh được cả hai tình huống: thiếu thuốc giữa kỳ và tồn kho cận date. Bài báo cáo sử dụng thuốc bệnh viện mô tả phần số liệu tiêu thụ đi kèm.
Dịch vụ và thiết bị. Nếu 20% lượt khám nhóm tuổi trên 60 đến vì bệnh mạn tính cần xét nghiệm định kỳ, một khung giờ xét nghiệm riêng buổi sáng hoặc một gói quản lý bệnh mạn tính có cơ sở rõ ràng hơn. Số liệu năng suất của khoa xét nghiệm có thể đối chiếu trong báo cáo thống kê cận lâm sàng.
Quyết định điều chuyển giường và nhân lực giữa các khoa cần dựa trên số ngày giường theo nhóm bệnh
Lỗi dữ liệu làm lệch phân tích mô hình bệnh tật
Trước khi trình bày với ban giám đốc, cần biết dữ liệu nguồn có đáng tin tới đâu. Ba lỗi sau gặp nhiều nhất trong các lần rà soát dữ liệu chẩn đoán.
- Chẩn đoán chung chung: bác sĩ chọn mã nhóm "khác" hoặc "không đặc hiệu" cho nhanh, khiến nhóm này phình to. Đo tỷ lệ mã chung chung theo từng khoa và theo từng bác sĩ để biết nơi cần nhắc.
- Chẩn đoán đổi giữa chừng: người bệnh vào với chẩn đoán sơ bộ, ra viện với chẩn đoán khác nhưng hồ sơ chỉ giữ chẩn đoán đầu. Lấy chẩn đoán ra viện làm chuẩn, giữ chẩn đoán vào viện như trường tham khảo.
- Mã nhập theo thói quen thanh toán: cơ sở chọn mã dễ được chấp nhận khi đối soát BHYT thay vì mã đúng bệnh. Khi đó mô hình bệnh tật phản ánh hành vi thanh toán chứ không phản ánh bệnh thật. Đây là lý do tách bạch bộ phận thống kê chuyên môn với bộ phận giám định nội bộ.
Sai lầm thường gặp: Dùng ngay bảng xếp hạng 10 bệnh thường gặp từ dữ liệu thô để đề xuất đầu tư, bỏ qua bước đo tỷ lệ chẩn đoán trống và mã chung chung. Nếu 18% hồ sơ nội trú của một khoa không có chẩn đoán chính hợp lệ, bảng xếp hạng đang nói về 82% còn lại, không phải về khoa.
Giới hạn thứ hai là phạm vi. Dữ liệu HIS chỉ phản ánh người đến cơ sở, không phản ánh bệnh trong cộng đồng. Một vùng có nhiều người mắc bệnh nhưng ngại đi khám hoặc đi khám nơi khác sẽ không hiện lên trong mô hình bệnh tật của bệnh viện. Muốn kết luận về cộng đồng, cần đối chiếu với số liệu của trung tâm kiểm soát bệnh tật địa phương và trạm y tế thay vì chỉ dựa vào một bệnh viện.
Đưa phân tích vào nhịp quản trị của bệnh viện
Một bản phân tích đẹp chỉ dùng một lần thì thành tài liệu lưu kho. Cách giữ cho nó sống là gắn với lịch họp có sẵn.
- Hằng tháng: phòng kế hoạch tổng hợp gửi trưởng khoa bảng nhóm bệnh của chính khoa mình kèm cảnh báo nhóm tăng quá ngưỡng đã định.
- Hằng quý: họp giao ban ban giám đốc xem cơ cấu bệnh toàn viện, ngày giường và chi phí theo nhóm bệnh, đối chiếu cùng kỳ.
- Hằng năm: dùng làm đầu vào cho kế hoạch đầu tư, dự trù thuốc và phát triển chuyên khoa.
Người phụ trách nên là một cán bộ có tên cụ thể ở phòng kế hoạch tổng hợp, có quyền đọc dữ liệu từ HIS và có bảng tra nhóm bệnh cố định. Nếu mỗi kỳ một người gộp mã theo cách khác, so sánh giữa các kỳ mất ý nghĩa.
Bài báo cáo hiệu suất bác sĩ đi cùng hướng này ở góc nhìn từng người, còn mô hình bệnh tật nhìn ở cấp toàn viện. Hai lớp số liệu bổ sung nhau khi ban giám đốc cần quyết định tuyển dụng hoặc điều chuyển nhân sự.
Bắt đầu phân tích mô hình bệnh tật bằng một báo cáo nhỏ trong 30 ngày
Không cần dự án lớn để thử. Chọn một khoa có số liệu tương đối sạch, lấy 12 tháng gần nhất và làm đúng một bảng: 10 nhóm bệnh theo số lượt, ngày giường và chi phí. Đưa bảng này vào buổi giao ban kế tiếp và hỏi trưởng khoa một câu: kết quả có khớp với trải nghiệm hằng ngày không. Chỗ không khớp thường là chỗ dữ liệu hoặc nhận định cần xem lại, và cũng là chỗ có thông tin mới nhất để hoạch định nguồn lực cho năm sau.
