Họp giao ban đầu tháng, phòng Kế hoạch tổng hợp báo 18.420 lượt khám ngoại trú. Kế toán trưởng mở bảng của mình: 17.960. Hai phòng cùng lấy số liệu của một tháng, không ai gian dối, và chênh lệch 460 lượt vẫn nằm đó. Cuộc họp mất 40 phút để tìm xem lệch ở đâu thay vì bàn việc cần quyết.
Tình huống này quen với bất kỳ bệnh viện nào có từ hai phần mềm trở lên. Bài này đi qua nguyên nhân khiến báo cáo lệch nhau, những chỗ lệch hay gặp nhất, và các bước hợp nhất dữ liệu báo cáo bệnh viện về một nguồn chung. Mục tiêu cuối cùng rất cụ thể: ban giám đốc nhìn một con số và không phải hỏi lại "số này của phòng nào".
Báo cáo lệch nhau xuất phát từ đâu
Dữ liệu bệnh viện thường sinh ra ở nhiều nơi: phần mềm tiếp đón, HIS, LIS, PACS, phần mềm kế toán, phần mềm kho dược, bảng tính của từng khoa. Mỗi nơi ghi đúng việc của mình. Sai lệch chỉ xuất hiện khi cần ghép chúng lại thành một báo cáo chung.
Nhân viên thống kê ngồi giữa nhiều nguồn: phần mềm, bảng kê in và sổ ghi tay của khoa.
Có bốn nguyên nhân lặp lại ở hầu hết cơ sở.
- Mỗi nơi định nghĩa chỉ số một kiểu. "Lượt khám" của bộ phận tiếp đón là lượt đăng ký. Với kế toán, đó là lượt có phát sinh thu tiền hoặc ghi nhận BHYT. Người bệnh đăng ký nhưng bỏ về trước khi khám sẽ nằm ở số này và vắng ở số kia.
- Thời điểm chốt số khác nhau. Một phòng chốt lúc 17 giờ ngày cuối tháng, phòng khác chốt sáng hôm sau sau khi thu ngân hoàn tất ca đêm. Người bệnh cấp cứu qua nửa đêm là ví dụ điển hình.
- Danh mục không đồng nhất. Cùng một dịch vụ, phần mềm này đặt tên "Siêu âm ổ bụng tổng quát", phần mềm kia ghi "SA bụng". Khi gộp, hệ thống coi là hai dịch vụ.
- Nhập lại bằng tay giữa các hệ thống. Mỗi lần một người gõ lại số từ màn hình này sang bảng tính kia là một cơ hội lệch. Một con số 1.205 gõ thành 1.250 vẫn qua mắt được rất lâu.
Sai lầm thường gặp: Coi chênh lệch là lỗi của một phòng cụ thể. Phần lớn trường hợp, hai phòng đều đúng theo định nghĩa của mình. Điều cần sửa là cách hệ thống thu thập và gộp dữ liệu, không phải người làm báo cáo.
Năm chỗ lệch bệnh viện hay gặp nhất
Trước khi sửa, cần biết lệch ở đâu. Bảng dưới liệt kê năm điểm hay gây sai số và cách nhận ra chúng.
| Chỉ số | Nguồn lệch thường gặp | Dấu hiệu nhận biết |
|---|---|---|
| Số lượt khám | Đếm lượt đăng ký so với lượt có phát sinh viện phí | Số tiếp đón luôn cao hơn số kế toán |
| Doanh thu theo khoa | Gán doanh thu theo khoa chỉ định hay khoa thực hiện | Khoa cận lâm sàng thấp bất thường, khoa lâm sàng cao |
| Công nợ viện phí | Tạm ứng chưa quyết toán tính vào hoặc bỏ ra khỏi khoản phải thu | Số công nợ khác nhau giữa báo cáo kế toán và báo cáo thu ngân |
| Xuất kho thuốc | Xuất theo phiếu kho so với xuất theo đơn thuốc đã cấp | Tồn kho lý thuyết khác tồn kho kiểm kê |
| Ngày điều trị nội trú | Tính ngày vào, ngày ra, ngày chuyển khoa theo quy ước khác nhau | Tổng ngày giường lệch vài phần trăm so với phòng Kế hoạch |
Với số liệu BHYT còn thêm một lớp: số trên phần mềm nội bộ và số trong hồ sơ đề nghị thanh toán có thể khác nhau do xuất toán. Phần này cần đối soát riêng, như cách bài báo cáo BHYT bệnh viện trình bày.
Cái giá của việc báo cáo không khớp
Lệch số tốn thời gian trước, rồi mới tới niềm tin. Một phòng Kế hoạch tổng hợp thường mất hai đến ba ngày đầu tháng chỉ để gom và đối chiếu trước khi viết báo cáo. Phần lớn thời gian đó dành cho việc ghép tay, không dành cho phân tích.
Hệ quả thứ hai nặng hơn. Khi ban giám đốc đã từng bắt gặp hai con số khác nhau cho cùng một chỉ số, họ sẽ hỏi lại mọi con số sau đó. Báo cáo mất vai trò công cụ ra quyết định, trở thành tài liệu cần kiểm tra lại.
Bài so sánh báo cáo Excel với BI của bệnh viện đã phân tích vì sao bảng tính khó giữ vai trò nguồn chân lý khi dữ liệu đến từ nhiều nơi. Điểm cần nhớ ở đây: vấn đề không nằm ở công cụ vẽ báo cáo, mà ở nguồn dữ liệu đứng sau nó.
Hợp nhất dữ liệu báo cáo bệnh viện: các bước thực hiện
Hợp nhất không bắt đầu bằng phần mềm. Nó bắt đầu bằng việc thống nhất những điều mà phần mềm sẽ tính theo.
Chốt định nghĩa chỉ số bằng văn bản
Mỗi chỉ số quản trị cần một dòng định nghĩa duy nhất: đếm cái gì, từ nguồn nào, chốt lúc nào. Ví dụ, "lượt khám ngoại trú" là mỗi lần người bệnh được bác sĩ ghi nhận khám trong hồ sơ, tính theo ngày khám, không theo ngày thanh toán. Văn bản này do phòng Kế hoạch tổng hợp soạn, kế toán trưởng và trưởng phòng CNTT cùng ký, và treo ở nơi mọi người làm báo cáo đều thấy.
Việc này tốn nửa ngày họp. Nó cũng là bước cho hiệu quả cao nhất, vì nhiều chênh lệch biến mất ngay khi hai phòng nhìn thấy định nghĩa của nhau.
Thống nhất danh mục dùng chung
Cần một bộ mã chuẩn cho khoa phòng, dịch vụ kỹ thuật, thuốc, vật tư và đối tượng thanh toán. Mọi phần mềm tham chiếu cùng bộ mã này, thay vì mỗi nơi giữ một bản. Khi thêm một dịch vụ mới, người có trách nhiệm tạo ở một chỗ và các hệ thống còn lại nhận về.
Đối chiếu bảng kê giữa khoa và kế toán là việc lặp lại mỗi kỳ khi danh mục chưa thống nhất.
Giảm số điểm nhập liệu thủ công
Nguyên tắc đơn giản: dữ liệu chỉ được nhập một lần, tại nơi nó phát sinh. Chỉ định cận lâm sàng do bác sĩ nhập ở phòng khám, kết quả do kỹ thuật viên nhập ở khoa xét nghiệm, tiền do thu ngân ghi ở quầy. Các bộ phận sau lấy lại, không gõ lại.
Với những cơ sở còn phần mềm rời rạc, cần liệt kê từng chỗ đang có người nhập lại số liệu, rồi xếp theo mức độ rủi ro để xử lý dần. Cách các hệ thống trao đổi dữ liệu qua chuẩn chung được mô tả trong bài tích hợp liên thông HIS, LIS, RIS-PACS và BHYT và bài chuẩn HL7 FHIR trong phần mềm bệnh viện.
Chọn một nơi làm nguồn báo cáo
Báo cáo quản trị cần đọc từ một kho dữ liệu duy nhất, không đọc rải rác từ từng phần mềm. Có hai cách tiếp cận:
- Dùng HIS tích hợp. Tiếp đón, khám, cận lâm sàng, dược, viện phí và kho cùng chạy trên một cơ sở dữ liệu. Báo cáo là truy vấn trực tiếp trên dữ liệu đó, không có bước gộp.
- Giữ phần mềm cũ, thêm lớp kết nối. Dữ liệu từ các hệ thống được đưa về kho dữ liệu tập trung theo lịch, ánh xạ qua bộ mã chung. Cách này giữ được đầu tư cũ nhưng cần người vận hành kho và theo dõi việc đồng bộ.
Cơ sở đang xây mới hoặc thay hệ thống thường nghiêng về cách thứ nhất. Cơ sở có hệ thống lõi chạy ổn, chưa thể thay, nên bắt đầu bằng cách thứ hai cho riêng các chỉ số bị hỏi nhiều nhất.
Kiểm chứng trước khi bỏ báo cáo làm tay
Không nên tắt báo cáo cũ ngay ngày đầu có hệ thống mới. Cách làm an toàn là chạy song song ít nhất hai kỳ báo cáo.
- Kỳ thứ nhất: so từng chỉ số, từng khoa giữa báo cáo tay và báo cáo hệ thống. Ghi lại mọi chênh lệch và nguyên nhân.
- Giữa hai kỳ: sửa nguyên nhân gốc, thường là một mã danh mục sai hoặc một chỗ nhập tay còn sót.
- Kỳ thứ hai: chênh lệch còn lại, nếu có, phải giải thích được từng dòng.
Khi hai kỳ liên tiếp không còn chênh lệch chưa giải thích, báo cáo từ hệ thống được xem là bản chính thức. Báo cáo làm tay chuyển sang lưu để tham chiếu.
Lưu ý: Dữ liệu hợp nhất cũng cần phân quyền xem. Số liệu doanh thu và công nợ chi tiết theo từng người bệnh chỉ dành cho bộ phận có trách nhiệm, còn ban giám đốc thường chỉ cần bản tổng hợp theo khoa.
Khi nguồn dữ liệu đã chung, báo cáo mới có thể làm nhanh
Điều thay đổi rõ nhất sau hợp nhất là nhịp làm báo cáo. Phòng Kế hoạch tổng hợp không còn gom số đầu tháng. Báo cáo doanh thu, công nợ, hiệu suất khoa và công suất cận lâm sàng cập nhật gần như theo thời gian thực, đúng như mô tả trong bài báo cáo doanh thu bệnh viện thời gian thực.
Ban giám đốc xem một bộ số liệu chung, cùng định nghĩa với mọi phòng chức năng.
Họp giao ban lúc này đổi nội dung. Thay vì hỏi con số nào đúng, ban giám đốc hỏi vì sao khoa Nội tiết giảm 12% lượt khám so với tháng trước, hay khoản công nợ trên 90 ngày đang nằm ở đối tượng nào. Đó mới là việc mà báo cáo sinh ra để phục vụ.
Nếu bệnh viện của bạn vẫn mất vài ngày đầu tháng để gom và đối chiếu số liệu, hãy thử xem dữ liệu tiếp đón, khám, viện phí, dược và kho chạy trên cùng một nền tảng thì báo cáo thay đổi ra sao. Tìm hiểu hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện của MyHospital hoặc đăng ký dùng thử để đối chiếu với báo cáo hiện tại của cơ sở.
Ba việc làm trong tuần đầu
Hợp nhất dữ liệu không cần dự án lớn mới bắt đầu được. Tuần đầu tiên, ba việc nhỏ đủ tạo chuyển biến.
- Chọn hai chỉ số hay lệch nhất trong họp giao ban, thường là lượt khám và doanh thu theo khoa, rồi viết định nghĩa một dòng cho mỗi chỉ số.
- Lập danh sách các chỗ đang có người nhập lại số liệu giữa hai hệ thống, ghi tên người phụ trách và tần suất.
- Chọn một khoa để chạy thử đối chiếu giữa báo cáo tay và số trên hệ thống trong một kỳ.
Kết quả của ba việc này là một danh sách chênh lệch có tên, có nguyên nhân. Từ danh sách đó, bệnh viện biết cần sửa danh mục, sửa quy trình nhập liệu hay thay công cụ.
