Muốn giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm TAT, việc đầu tiên là tìm đúng chỗ đang chậm. Một buổi sáng thứ Hai, phòng khám nội ngoại trú dồn hơn hai trăm người bệnh cần lấy máu trước giờ khám. Máy sinh hóa chạy tốt, kỹ thuật viên không nghỉ tay, vậy mà bác sĩ vẫn phải gọi xuống khoa xét nghiệm hỏi kết quả của người bệnh số 37. Khi đo lại, phần máy chỉ chiếm một phần nhỏ thời gian chờ. Phần lớn nằm ở những chỗ không ai tính: mẫu nằm ở bàn lấy máu, thùng chuyển mẫu chờ đủ đầy mới đi, kết quả chờ người duyệt.
Bài viết này đi từ cách chia thời gian trả kết quả xét nghiệm (TAT) thành các chặng đo được, sau đó phân tích 7 điểm nghẽn hay gặp và cách xử lý từng điểm. Nếu cần nền tảng về hệ thống xét nghiệm, xem bài hệ thống LIS là gì.
Đo TAT cho đúng trước khi sửa
Không đo thì mọi cải tiến chỉ là cảm giác. Điều đầu tiên là thống nhất mốc thời gian, vì "TAT" của khoa xét nghiệm và "TAT" mà bác sĩ lâm sàng cảm nhận thường là hai khoảng khác nhau.
| Chặng | Từ mốc | Đến mốc | Ai thường kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Trước xét nghiệm | Bác sĩ chỉ định | Khoa xét nghiệm nhận mẫu | Khoa lâm sàng, điều dưỡng, hộ lý vận chuyển |
| Trong xét nghiệm | Nhận mẫu | Máy ra kết quả, kỹ thuật viên duyệt | Khoa xét nghiệm |
| Sau xét nghiệm | Duyệt kết quả | Bác sĩ nhìn thấy kết quả | Phần mềm, quy trình trả kết quả |
Khi cơ sở chỉ đo "từ nhận mẫu đến duyệt", khoa xét nghiệm thấy mình đạt chỉ tiêu, trong khi bác sĩ vẫn than chậm. Hai bên nói về hai đoạn khác nhau.
Sai lầm thường gặp: Chỉ theo dõi TAT trung bình. Một ngày có 300 mẫu xong trong 40 phút và 30 mẫu mất hơn ba giờ vẫn cho trung bình dễ chịu. Hãy đo thêm phân vị 90 và liệt kê riêng những mẫu vượt mốc.
Muốn có số liệu này, mỗi mẫu cần được đóng dấu thời gian ở từng mốc: chỉ định, lấy mẫu, gửi, nhận, lên máy, có kết quả, duyệt, trả. Khi mẫu dùng mã vạch thì các mốc ghi tự động, bài quản lý mẫu xét nghiệm bằng mã vạch nói chi tiết phần này.
Mốc lấy mẫu là điểm đầu tiên cần ghi đúng giờ, vì phần lớn thời gian chờ nằm trước khi mẫu lên máy
7 điểm nghẽn thường gặp và cách xử lý
Chỉ định đến chậm hoặc thiếu thông tin
Phiếu chỉ định viết tay, thiếu chẩn đoán lâm sàng hay chọn nhầm loại ống buộc khoa xét nghiệm gọi hỏi lại. Mỗi cuộc gọi chỉ vài phút, nhưng nhân với vài chục phiếu mỗi ca thì thành giờ.
Cách xử lý: chỉ định trực tiếp trên hệ thống, ràng buộc các trường bắt buộc, gợi ý loại ống theo xét nghiệm. Việc này gắn với chỉ định cận lâm sàng từ bệnh án điện tử.
Người bệnh chờ lấy mẫu
Điểm nghẽn quen thuộc nhất ở ngoại trú: một vài bàn lấy máu phục vụ toàn bộ người bệnh, trong khi người bệnh còn phải thanh toán trước khi lấy. Hàng đợi hình thành trước bàn lấy mẫu chứ không phải trước máy.
Cách xử lý: tách luồng người bệnh đã thanh toán với chưa thanh toán, cấp số thứ tự riêng cho lấy mẫu, bố trí thêm bàn vào khung giờ cao điểm đã đo được. Số liệu giờ cao điểm lấy từ chính dấu thời gian lấy mẫu của hai tuần trước.
Vận chuyển mẫu theo "chuyến" thay vì theo mẫu
Nhiều cơ sở gom ống vào thùng, đủ đầy hoặc đến giờ mới chuyển. Mẫu khẩn nằm lẫn trong thùng thường.
Cách xử lý: tách rổ riêng cho mẫu cấp cứu, có nhãn nổi bật, chuyển ngay. Với mẫu thường quy, đặt lịch chuyển cố định theo khung 15-20 phút thay vì chờ đầy. Mỗi chuyến, người nhận quét mã để ghi giờ nhận ngay tại cửa khoa.
Nhận mẫu và nhập liệu thủ công
Mẫu về khoa, kỹ thuật viên đối chiếu phiếu với ống, nhập tay lên máy hoặc chép số. Bước này chậm và là nơi nhầm mẫu dễ xảy ra nhất.
Cách xử lý: quét mã vạch khi nhận, danh sách làm việc tự đẩy xuống máy. Máy và phần mềm xét nghiệm trao đổi hai chiều theo chuẩn HL7 hoặc ASTM, xem bài kết nối hai chiều máy xét nghiệm với LIS.
Chạy mẫu theo lô cố định
Một số khoa gom mẫu đến một giờ nhất định mới chạy. Mẫu về lúc 8h05 có thể phải chờ lô 9h. Với những xét nghiệm có thời gian chạy ngắn, đây là thời gian chờ không có lý do kỹ thuật.
Cách xử lý: chạy liên tục với nhóm xét nghiệm thường dùng, giữ lô riêng cho xét nghiệm cần chạy chung để tiết kiệm hóa chất. Mẫu cấp cứu chen lên đầu hàng theo mức ưu tiên đặt trong phần mềm.
Duyệt kết quả dồn một chỗ
Máy ra kết quả nhưng chờ một bác sĩ hoặc kỹ thuật viên có quyền duyệt. Người đó bận, hàng chờ duyệt dài ra, và đây là đoạn mà bác sĩ lâm sàng không nhìn thấy gì.
Cách xử lý: duyệt tự động cho kết quả nằm trong khoảng tham chiếu, qua kiểm tra nội kiểm và không dính cờ lỗi mẫu. Người duyệt tập trung vào kết quả bất thường, thay vì xem lại cả lô. Quy tắc duyệt tự động do người có thẩm quyền của khoa xét nghiệm ban hành. Kết quả giá trị nguy kịch vẫn đi theo chuỗi riêng, xem cảnh báo giá trị nguy kịch trong LIS.
Hàng chờ duyệt là đoạn bác sĩ lâm sàng không thấy, nên cần có số đo riêng
Trả kết quả chưa đến đúng người, đúng lúc
Kết quả đã duyệt nhưng khoa lâm sàng không biết. Người bệnh cầm phiếu giấy đi tìm bác sĩ, hoặc bác sĩ mở bệnh án mới thấy có kết quả.
Cách xử lý: kết quả đổ thẳng vào bệnh án và danh sách người bệnh của bác sĩ chỉ định, có dấu hiệu "kết quả mới". Kết quả ký số theo quy định, xem ký số kết quả xét nghiệm, để người bệnh xem được trên điện thoại mà không phải quay lại lấy phiếu. Với ngoại trú, đây là đoạn rút ngắn được nhiều nhất trải nghiệm chờ của người bệnh.
Cách ưu tiên khi không thể sửa cùng lúc cả 7 điểm
Không cơ sở nào xử lý được hết một lúc. Thứ tự hợp lý thường là:
- Đo lại hai tuần với đủ các mốc, tách theo đoạn và theo nhóm xét nghiệm.
- Tìm chặng chiếm phần lớn thời gian ở phân vị 90, không phải ở trung bình.
- Chọn một điểm nghẽn, đặt mục tiêu bằng số, giao một người phụ trách.
- Đo lại sau 4 tuần, giữ nếu hiệu quả, đổi cách nếu không.
Với mẫu cấp cứu, nên đặt mục tiêu và báo cáo tách riêng khỏi ngoại trú. Hai nhóm này có kỳ vọng khác nhau, gộp lại sẽ làm mờ cả hai.
Số liệu TAT được xem lại định kỳ trong giao ban khoa để chọn điểm nghẽn tiếp theo
Báo cáo TAT hàng tuần theo chặng, theo nhóm xét nghiệm và theo khung giờ nên là một mục cố định trong giao ban khoa xét nghiệm. Cách dựng bộ báo cáo này nằm ở bài báo cáo thống kê khối cận lâm sàng.
Muốn biết mẫu của khoa bị chậm ở chặng nào? MyHospital ghi dấu thời gian từng mốc từ chỉ định, lấy mẫu, nhận mẫu đến duyệt và trả kết quả, đồng bộ với phần mềm quản lý bệnh viện để khoa xét nghiệm và khoa lâm sàng nhìn cùng một số liệu. Liên hệ đội triển khai để khảo sát quy trình hiện tại của khoa bạn.
Việc làm ngay tuần này
Chọn một nhóm xét nghiệm có nhiều phàn nàn nhất, thường là sinh hóa hoặc huyết học ngoại trú buổi sáng. Rút hai tuần dữ liệu, tính phân vị 90 cho từng chặng, rồi họp ngắn với khoa lâm sàng để xác nhận chặng đó có đúng là nơi bác sĩ cảm thấy chậm hay không. Nếu hệ thống hiện tại không ghi đủ mốc, ghi tay một tuần cũng đủ để biết điểm nghẽn nằm ở đâu.
