Một phó giám đốc phụ trách chuyên môn kể rằng bệnh viện của ông đã dùng HIS sáu năm, báo cáo đề án nào cũng ghi "đã triển khai". Đến buổi rà soát, điều dưỡng khoa nội vẫn chép y lệnh ra sổ để chờ bác sĩ ký, còn kế toán vẫn đối chiếu bảng kê BHYT bằng Excel vào cuối tháng. Phần mềm có thật. Vận hành số thì chưa.
Khoảng cách giữa "có phần mềm" và "vận hành số" chính là thứ cần đo. Bài này đưa ra một bộ tiêu chí tự chấm 60 điểm, chia 6 lĩnh vực, để ban giám đốc đánh giá mức độ trưởng thành số bệnh viện trong một buổi họp, rồi chọn việc làm trước thay vì mua thêm hệ thống theo cảm tính.
Đo mức độ trưởng thành số để biết điều gì, và không đo điều gì
Mức độ trưởng thành số không đếm số phần mềm. Nó hỏi ba câu: quy trình có chạy trên hệ thống hay vẫn chạy trên giấy song song; dữ liệu có đi từ khoa này sang khoa khác mà không ai nhập lại; và lãnh đạo có lấy được số liệu từ hệ thống để quyết định, hay vẫn phải chờ báo cáo tay cuối tháng.
Có ba lý do khiến việc tự chấm điểm đáng làm trước khi lập hay điều chỉnh đề án:
- Tránh đầu tư lệch: bệnh viện chưa chuẩn hóa danh mục dịch vụ mà mua hệ thống phân tích dữ liệu sẽ có biểu đồ đẹp trên dữ liệu sai.
- Có mốc so sánh nội bộ: điểm năm nay so với điểm năm trước cho thấy đề án có thật sự dịch chuyển hay không.
- Thống nhất ngôn ngữ giữa các phòng: khi cả ban giám đốc nhìn cùng một bảng điểm, cuộc tranh luận chuyển từ "khoa tôi cần gì" sang "bệnh viện đang thiếu ở lĩnh vực nào".
Bộ tiêu chí dưới đây không thay thế thang đánh giá quốc tế. Nếu bạn đã quen EMRAM của HIMSS, hãy đọc thêm bài về 8 bậc trưởng thành EMR và cách tự định vị để hiểu phạm vi hẹp hơn của thang đó: nó tập trung vào bệnh án điện tử, còn bộ 60 điểm này trải rộng sang tài chính, hạ tầng và quản trị.
Mỗi thành viên chấm riêng trước, sau đó mới họp để thống nhất điểm từng tiêu chí.
Cách đánh giá mức độ trưởng thành số bệnh viện: 6 lĩnh vực, thang 0-1-2
Để đánh giá mức độ trưởng thành số bệnh viện, mỗi lĩnh vực có 5 tiêu chí. Mỗi tiêu chí chấm theo ba mức:
- 0 điểm: chưa làm, hoặc làm trên giấy.
- 1 điểm: có hệ thống nhưng mới dùng ở một phần khoa phòng, hoặc còn nhập lại thủ công.
- 2 điểm: chạy ổn định toàn viện, người dùng không phải làm song song trên giấy.
Mỗi lĩnh vực tối đa 10 điểm, tổng tối đa 60 điểm. Nguyên tắc quan trọng nhất: chấm theo thực tế ở khoa, không chấm theo hợp đồng hay tài liệu dự án. Phần mềm đã mua nhưng điều dưỡng chưa dùng thì vẫn là 0 hoặc 1.
Lĩnh vực 1: Hạ tầng và an toàn thông tin
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Mạng và thiết bị đầu cuối | Mọi khoa có mạng ổn định, máy trạm đủ dùng tại buồng khám, buồng bệnh? |
| Sao lưu | Có sao lưu định kỳ và đã từng thử khôi phục thật? |
| Phân quyền | Tài khoản phân theo chức danh, nhân sự nghỉ việc bị khóa trong ngày? |
| Nhật ký truy cập | Truy vết được ai xem, ai sửa hồ sơ của một người bệnh? |
| Phương án khi mất điện hoặc mất mạng | Có quy trình dự phòng đã diễn tập, không chỉ nằm trên giấy? |
Tiêu chí sao lưu hay bị chấm hão. Câu hỏi thử là: lần gần nhất bệnh viện khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu là khi nào? Nếu chưa lần nào, cho 1 điểm là đã rộng tay.
Lĩnh vực 2: Bệnh án và nghiệp vụ lâm sàng
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Bệnh án ngoại trú | Bác sĩ nhập khám bệnh, chẩn đoán, đơn thuốc trên hệ thống? |
| Bệnh án nội trú | Tờ điều trị, chăm sóc, y lệnh nhập trực tiếp, không chép lại? |
| Chỉ định và kết quả | Chỉ định cận lâm sàng đi và kết quả về thẳng bệnh án? |
| Chữ ký số trên hồ sơ | Bác sĩ ký số, hồ sơ hoàn tất mà không in ra ký tay? |
| Kê đơn điện tử | Đơn thuốc được lập và liên thông theo đúng quy định hiện hành? |
Lĩnh vực này nặng ký nhất với khối lâm sàng. Muốn đi sâu về quy định và mốc thời gian, xem hướng dẫn bệnh án điện tử cho bệnh viện và trang giải pháp bệnh án điện tử của MyHospital.
Lĩnh vực 3: Cận lâm sàng và dược
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Xét nghiệm | Máy xét nghiệm kết nối hai chiều với hệ thống, không nhập tay kết quả? |
| Chẩn đoán hình ảnh | Hình ảnh lưu và xem được tại khoa lâm sàng, không phải xin đĩa? |
| Kho dược | Xuất nhập tồn theo lô, hạn dùng, trừ kho tự động khi cấp phát? |
| Cảnh báo chuyên môn | Có cảnh báo trùng thuốc, dị ứng, tương tác khi kê đơn? |
| Vật tư tiêu hao | Vật tư dùng trong thủ thuật được ghi nhận và tính vào chi phí người bệnh? |
Lĩnh vực 4: Viện phí và BHYT
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Thu ngân viện phí | Một lần thu ra đủ các khoản, biên lai điện tử, không ghi tay? |
| Bảng kê BHYT | Bảng kê sinh tự động từ chỉ định thực hiện, không dựng lại cuối tháng? |
| Giám định | Tỷ lệ xuất toán được thống kê theo nguyên nhân và theo khoa? |
| Tạm ứng và quyết toán nội trú | Số tiền tạm ứng, hoàn ứng tra được theo thời gian thực? |
| Đối soát thu chi | Kế toán đối soát cuối ngày trong hệ thống, không qua Excel? |
Ở nhiều bệnh viện, lĩnh vực này thường đạt điểm cao nhất vì viện phí là phần được số hóa sớm nhất. Nhưng chỉ cần bảng kê BHYT còn phải dựng lại thủ công thì tiêu chí thứ hai vẫn chỉ được 1 điểm.
Tiêu chí được chấm ở hành lang khoa: điều dưỡng có nhập y lệnh trực tiếp hay vẫn chép ra sổ.
Lĩnh vực 5: Người bệnh và dịch vụ
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Đăng ký khám trước | Người bệnh đặt lịch, đăng ký trước qua kênh số? |
| Tiếp đón và xếp hàng | Số thứ tự, định danh người bệnh bằng thiết bị tại quầy, không phát phiếu giấy? |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Người bệnh trả viện phí bằng nhiều hình thức không tiền mặt? |
| Kết quả và hồ sơ | Người bệnh nhận kết quả xét nghiệm, hình ảnh qua kênh số? |
| Phản hồi sau khám | Có thu thập đánh giá và xử lý phản hồi có hệ thống? |
Lĩnh vực 6: Quản trị, dữ liệu và con người
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra |
|---|---|
| Danh mục dùng chung | Danh mục dịch vụ, thuốc, khoa phòng thống nhất một nguồn? |
| Báo cáo quản trị | Giám đốc xem được doanh thu, công suất giường, thời gian chờ mà không chờ phòng chuyên môn tổng hợp? |
| Chất lượng dữ liệu | Có người chịu trách nhiệm rà soát dữ liệu trùng, thiếu, sai định kỳ? |
| Đào tạo | Nhân viên mới được hướng dẫn dùng hệ thống trước khi trực? |
| Người phụ trách đề án | Có đầu mối cấp lãnh đạo, có kế hoạch và ngân sách theo năm? |
Tiêu chí về người phụ trách đề án nghe có vẻ quản lý chung chung, nhưng đây là điểm mà đề án chuyển đổi số hay gãy nhất. Khi người phụ trách chỉ là một cán bộ công nghệ thông tin kiêm nhiệm, các khoa không có ai đủ thẩm quyền để yêu cầu đổi quy trình.
Cộng điểm và đọc kết quả
Cộng điểm từng lĩnh vực, sau đó cộng tổng. Đọc kết quả theo hai tầng: tổng điểm cho biết bệnh viện đang ở bậc nào, điểm từng lĩnh vực cho biết chỗ nào đang kéo cả hệ thống xuống.
| Tổng điểm | Bậc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| 0-15 | Khởi đầu | Phần lớn quy trình còn trên giấy. Ưu tiên khảo sát hiện trạng và chuẩn hóa danh mục. |
| 16-30 | Phân mảnh | Có nhiều phần mềm rời rạc, dữ liệu chưa liên thông. Ưu tiên tích hợp và bỏ nhập liệu hai lần. |
| 31-45 | Liên thông | Hệ thống chạy ổn ở hầu hết khoa. Ưu tiên bệnh án điện tử toàn diện và chất lượng dữ liệu. |
| 46-60 | Dùng dữ liệu | Quy trình ổn định, đã khai thác số liệu. Ưu tiên phân tích và cải tiến liên tục. |
Sai lầm thường gặp: chỉ nhìn tổng điểm. Một bệnh viện được 38 điểm nhưng lĩnh vực hạ tầng và an toàn thông tin chỉ được 3 điểm đang mang rủi ro lớn hơn bệnh viện 30 điểm nhưng đều các lĩnh vực. Lĩnh vực thấp nhất thường quyết định việc làm trước.
Một cách đọc nhanh khác: trừ lĩnh vực thấp nhất ra khỏi tổng. Nếu lĩnh vực đó kéo tổng điểm xuống quá một bậc, hãy xử lý nó trước khi triển khai thêm phân hệ mới.
Biến điểm số thành kế hoạch hành động
Điểm số chỉ có ích khi nó dẫn tới quyết định. Sau buổi chấm, ban giám đốc nên làm bốn việc trong vòng hai tuần:
- Chọn 2 lĩnh vực điểm thấp nhất, mỗi lĩnh vực lấy ra 2 tiêu chí đang ở mức 0.
- Giao mỗi tiêu chí cho một đầu mối có tên, có hạn, có chỉ số đo (ví dụ: thời gian chờ ở quầy tiếp đón, tỷ lệ bảng kê bị xuất toán).
- Đối chiếu với lộ trình triển khai để biết việc nào phải làm trước việc nào. Bài về 7 giai đoạn chuyển đổi số từ bệnh án giấy đến HIS giúp sắp thứ tự này.
- Hẹn lần chấm lại sau 6 đến 12 tháng, giữ nguyên nhóm chấm.
Chọn vài tiêu chí điểm thấp, giao đầu mối và hạn cụ thể thay vì lập danh sách dài.
Một lưu ý về cách chấm: nên để mỗi người chấm độc lập trước. Khoảng lệch giữa cán bộ công nghệ thông tin và điều dưỡng tại khoa thường là thông tin quý nhất của cả buổi họp, vì nó chỉ ra chỗ hệ thống "có trên giấy" nhưng chưa "dùng được". Chênh từ 2 điểm trở lên ở một lĩnh vực nên được cử người xuống khoa xem tận nơi.
Bạn đã chấm xong và muốn đối chiếu kết quả với hiện trạng cụ thể của bệnh viện? Đội ngũ MyHospital có thể cùng ban dự án rà soát từng lĩnh vực, đề xuất thứ tự triển khai phù hợp quy mô cơ sở. Xem thêm về phần mềm quản lý bệnh viện hoặc liên hệ để đặt lịch khảo sát.
Lần tự chấm đầu tiên nên bắt đầu thế nào
Đừng chờ có bộ tiêu chí hoàn hảo. Lấy 6 bảng ở trên, in ra, chia cho 6 người mang về chấm trong một tuần, rồi họp một buổi 90 phút để thống nhất. Kết quả đầu tiên có thể thấp hơn kỳ vọng, và đó là điều bình thường. Điểm xuất phát chính xác luôn cho ra kế hoạch tốt hơn điểm xuất phát đẹp.
