Một bác sĩ khoa nội kê khoảng 40 đơn mỗi buổi sáng. Nếu mỗi đơn phải in ra, ký tay, rồi người bệnh cầm bản giấy đi mua thuốc, thì cả khâu kê đơn điện tử chỉ mới số hóa được một nửa. Chữ ký số là mắt xích còn thiếu: nó biến một tệp dữ liệu thành văn bản có người chịu trách nhiệm, có giá trị pháp lý và không sửa được lặng lẽ.
Bài này giải thích chữ ký số y tế hoạt động ra sao, bệnh án và đơn thuốc đang chịu hai chế độ ký khác nhau, và cơ sở cần chuẩn bị gì trước khi cấp chứng thư số cho bác sĩ.
Bác sĩ hoàn tất hồ sơ và ký xác nhận ngay trên phần mềm, không cần in ra giấy
Chữ ký số y tế là gì và khác chữ ký điện tử ra sao
Chữ ký điện tử là khái niệm rộng: mọi hình thức dùng dữ liệu điện tử để xác nhận người ký đều thuộc nhóm này. Chữ ký số là một loại cụ thể, dựa trên mã hóa khóa công khai. Người ký có một cặp khóa, khóa bí mật nằm trong thiết bị của họ, khóa công khai nằm trong chứng thư số do tổ chức có thẩm quyền cấp.
Khi bác sĩ bấm ký, phần mềm tính ra một chuỗi băm từ nội dung văn bản, mã hóa chuỗi đó bằng khóa bí mật rồi đính kèm. Bên nhận dùng khóa công khai để kiểm tra. Hai điều được bảo đảm:
- Xác thực người ký: chứng thư số gắn với danh tính cụ thể, cơ sở cấp rõ ràng.
- Toàn vẹn nội dung: sửa một liều thuốc hay một dòng chẩn đoán sau khi ký thì lần kiểm tra sẽ báo chữ ký không còn hợp lệ.
Trong thực tế, nhiều cơ sở nhầm chữ ký số với ảnh chữ ký tay dán vào tệp PDF. Đó chỉ là hình ảnh. Nó không có chứng thư, không phát hiện được chỉnh sửa, và không thể coi là chữ ký số.
Hai chế độ ký: bệnh án nới, đơn thuốc giữ nguyên
Đây là chỗ nhiều bài viết và nhiều đơn vị triển khai nhầm lẫn nhất. Hai loại hồ sơ có hai căn cứ khác nhau.
| Bệnh án điện tử | Đơn thuốc điện tử | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Điều 3 Thông tư 13/2025/TT-BYT | Điều 10 Thông tư 26/2025/TT-BYT |
| Hình thức ký | 3 hình thức: chữ ký điện tử hợp pháp; kỹ thuật sinh trắc học; hình thức xác nhận điện tử khác theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử | Thông tư chỉ gọi tên "ký số" |
| Ý nghĩa với cơ sở | Có thêm lựa chọn, không bị buộc dùng riêng chữ ký số | Cần chứng thư số cho từng người kê đơn |
Thông tư 13/2025/TT-BYT có hiệu lực từ 21/7/2025 và thay Thông tư 46/2018/TT-BYT, văn bản cũ đã hết hiệu lực. Thông tư 46 từng gắn bệnh án điện tử với chữ ký số; quy định hiện hành mở rộng sang ba hình thức nói trên. Muốn nắm toàn bộ điều kiện triển khai, xem thêm bài bệnh án điện tử cho bệnh viện.
Với đơn thuốc, Thông tư 26/2025/TT-BYT (hiệu lực 01/7/2025) viết rằng đơn thuốc kê bằng hình thức điện tử được lập, hiển thị, ký số, chia sẻ, lưu trữ bằng phương thức điện tử và có giá trị pháp lý như đơn thuốc giấy. Đừng suy từ quy định nới của bệnh án sang đơn thuốc. Chi tiết về giá trị pháp lý có trong bài đơn thuốc điện tử có giá trị pháp lý.
Sai lầm thường gặp: Áp quy tắc "không bắt buộc chữ ký số" của bệnh án sang đơn thuốc, rồi cho bác sĩ kê đơn bằng tài khoản đăng nhập thường. Đơn thuốc cần ký số, nên mỗi người kê đơn phải có chứng thư số riêng.
Chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ
Hai loại chữ ký số chạy song song, không loại nào thay thế loại nào.
| Chữ ký số công cộng | Chữ ký số chuyên dùng công vụ | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Nghị định 23/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/4/2025 | Nghị định 68/2024/NĐ-CP, hiệu lực từ 15/8/2024 |
| Nơi cấp | Tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy được cấp phép | Ban Cơ yếu Chính phủ |
| Thường dùng cho | Phòng khám, bệnh viện tư nhân | Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập |
Nghị định 23/2025/NĐ-CP loại trừ rõ chữ ký số chuyên dùng công vụ khỏi phạm vi điều chỉnh của mình, và thay thế Nghị định 130/2018/NĐ-CP cùng Nghị định 48/2024/NĐ-CP. Hai nghị định cũ này đã hết hiệu lực, không dùng làm căn cứ khi lập hồ sơ mua chứng thư số. Nền tảng chung là Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15.
Việc chọn loại nào phụ thuộc loại hình sở hữu của cơ sở. Phòng khám tư nhân mua chứng thư số công cộng; bệnh viện công lập làm việc với đơn vị cấp theo kênh công vụ. Một cơ sở công lập cần thống nhất sớm với đơn vị tài chính, vì ngân sách và quy trình mua sắm của hai kênh khác nhau.
USB token là hình thức lưu khóa bí mật phổ biến cho bác sĩ và dược sĩ
Quy trình ký số bệnh án và đơn thuốc trên phần mềm
Phần mềm tốt không bắt bác sĩ rời giao diện để đi ký. Quy trình điển hình trên HIS gồm:
- Bác sĩ hoàn tất nội dung hồ sơ hoặc đơn thuốc, phần mềm kiểm tra các trường bắt buộc.
- Bác sĩ bấm ký, hệ thống yêu cầu xác thực chứng thư số (cắm token và nhập mã PIN, hoặc xác nhận trên ứng dụng ký từ xa).
- Phần mềm gắn chữ ký và dấu thời gian vào tệp, khóa bản đã ký không cho sửa.
- Muốn thay đổi, bác sĩ lập bản điều chỉnh mới, bản cũ được lưu kèm nhật ký.
- Đơn thuốc đã ký được chia sẻ cho nhà thuốc và đẩy lên hệ thống đơn thuốc quốc gia.
Điểm thường gây tắc là bước 2. Nếu mỗi lần ký phải cắm token, nhập PIN, chờ vài giây, thì với 40 đơn một buổi sáng bác sĩ sẽ mất kiên nhẫn trong tuần đầu. Chọn phần mềm cho phép ký hàng loạt trong phạm vi an toàn, hoặc ký theo phiên có giới hạn thời gian, giúp giảm đáng kể ma sát. Về cách kê đơn thực tế, xem chữ ký số đơn thuốc điện tử và hướng dẫn kê đơn thuốc điện tử cho bác sĩ.
Chuẩn bị gì trước khi cấp chứng thư số cho bác sĩ
Danh sách dưới đây rút ra từ những điểm hay vướng khi cơ sở bắt đầu ký số:
- Rà danh sách người ký: bác sĩ kê đơn, bác sĩ ký bệnh án, trưởng khoa duyệt, dược sĩ. Mỗi vai một quyền ký riêng trên phần mềm.
- Chọn hình thức lưu khóa: USB token cho máy cố định, ký số từ xa cho bác sĩ di chuyển giữa nhiều điểm khám.
- Định danh trước khi cấp: đối chiếu chứng chỉ hành nghề và căn cước của từng người, tránh cấp chứng thư cho tên chưa khớp.
- Quy trình thu hồi: có người phụ trách khi bác sĩ nghỉ việc, mất token hoặc lộ mã PIN.
- Lưu nhật ký ký số: ai ký, lúc nào, trên hồ sơ nào, phục vụ truy vết khi có tranh chấp. Phần bảo mật này nằm trong nhóm yêu cầu ở bài an toàn thông tin bệnh án điện tử.
- Thử trên nhóm nhỏ: cho một khoa chạy thử 2 tuần, ghi lại số lần ký lỗi trước khi mở rộng.
Phòng công nghệ thông tin phối hợp với khoa lâm sàng rà danh sách người ký trước khi cấp chứng thư số
Lỗi hay gặp khi triển khai ký số
Ba lỗi gặp nhiều nhất ở các cơ sở mới chuyển sang hồ sơ điện tử:
- Dùng chung một token: cả khoa dùng một chứng thư của trưởng khoa. Mất khả năng truy trách nhiệm cá nhân, nên không đạt mục đích của chữ ký số.
- Để PIN mặc định: token giao cho bác sĩ vẫn giữ mã PIN ban đầu in trên phiếu giao nhận.
- Chứng thư hết hạn không ai nhắc: buổi sáng đông người bệnh, bác sĩ không ký được đơn. Phần mềm nên cảnh báo trước thời điểm hết hạn vài tuần.
Cả ba đều xử lý được bằng quy trình, không cần thêm thiết bị. Điều cần là người phụ trách rõ ràng ở phòng công nghệ thông tin hoặc phòng kế hoạch tổng hợp.
Bắt đầu từ danh sách người ký và loại chứng thư
Việc đầu tiên không phải mua token, mà là lập bảng: ai ký loại hồ sơ nào, cơ sở thuộc nhóm chữ ký số công cộng hay công vụ, và phần mềm đang dùng có ký trực tiếp được không. Có bảng này, việc lấy báo giá chứng thư số, thử nghiệm tại một khoa và mở rộng ra toàn viện sẽ đi theo thứ tự rõ ràng.
