Cuối quý, kế toán trưởng nộp báo cáo tài chính bệnh viện kèm một con số doanh thu. Giám đốc hỏi: trong đó bao nhiêu đã nằm trong quỹ, bao nhiêu còn chờ quỹ BHYT thanh toán, bao nhiêu là dịch vụ người bệnh tự chọn? Nếu phải đợi ba ngày để có câu trả lời, báo cáo tài chính của bệnh viện đang được dựng theo kiểu cộng gộp, chưa phải theo nguồn thu.
Bài này đi qua cách tách ba dòng tiền (viện phí trực tiếp, BHYT, dịch vụ), bộ chỉ tiêu cho từng dòng và cách để số liệu khớp với dữ liệu gốc trong HIS.
Vì sao báo cáo gộp làm lệch quyết định quản trị
Ba nguồn thu của bệnh viện vận hành theo ba nhịp khác nhau.
- Viện phí trực tiếp: người bệnh trả tại quầy thu ngân, tiền vào quỹ trong ngày.
- BHYT: bệnh viện ứng trước phần quỹ chi trả, lập bảng kê, chờ cơ quan bảo hiểm giám định rồi mới nhận tiền. Có thể trễ vài tháng, và một phần có thể bị xuất toán.
- Dịch vụ theo yêu cầu: giá niêm yết riêng, thường phát sinh ở phòng khám theo yêu cầu, khám sức khỏe, gói dịch vụ.
Cộng ba dòng này thành một con số doanh thu thì số đẹp, nhưng ban giám đốc không biết dòng tiền thật nằm ở đâu. Một khoa có thể báo doanh thu tăng 20% trong khi phần tăng đó nằm toàn ở BHYT chưa quyết toán, còn quỹ tiền mặt vẫn mỏng.
Ngay tại quầy thu ngân viện phí, mỗi giao dịch đã phải xác định đối tượng thanh toán để về sau tách được nguồn thu.
Ba nguồn thu, ba cách ghi nhận
Bảng dưới là khung tôi thường thấy kế toán bệnh viện dùng để đặt ba nguồn cạnh nhau.
| Tiêu chí | Viện phí trực tiếp | BHYT | Dịch vụ theo yêu cầu |
|---|---|---|---|
| Thời điểm có tiền | Ngay khi thu | Sau giám định, quyết toán | Ngay khi thu hoặc theo hợp đồng |
| Rủi ro chính | Lệch quỹ cuối ngày, hoàn ứng sai | Xuất toán, từ chối thanh toán | Sai bảng giá, thất thoát miễn giảm |
| Chứng từ gốc | Biên lai, hóa đơn | Bảng kê chi phí KCB, hồ sơ giám định | Hóa đơn, phiếu dịch vụ |
| Người chịu trách nhiệm | Thu ngân viện phí | Bộ phận giám định BHYT | Bộ phận tiếp đón, kế toán |
| Chỉ tiêu theo dõi | Thu thực tế theo ca | Công nợ phải thu BHYT | Doanh thu theo gói, theo nhóm |
Điểm cần chốt trước khi viết báo cáo: một lượt khám có thể chia ra nhiều nguồn. Người bệnh có thẻ BHYT, khám trong danh mục, nhưng chọn thêm dịch vụ ngoài danh mục thì phần cùng chi trả, phần quỹ BHYT chi và phần tự chọn phải tách ra ngay từ dòng chi phí. Không tách được ở dòng chi tiết thì không tách được ở báo cáo tổng.
Bộ chỉ tiêu cho từng nguồn thu
Viện phí trực tiếp
Dòng này đo tốc độ và độ sạch của quỹ.
- Thu thực tế theo ca, theo thu ngân, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, POS, ví điện tử).
- Tổng tạm ứng chưa quyết toán tại thời điểm báo cáo.
- Số tiền hoàn ứng và số phiếu hoàn ứng bất thường trong kỳ.
- Chênh lệch giữa số thu trên hệ thống và số kiểm quỹ cuối ngày.
Chi tiết cách đọc nhóm chỉ số này có trong bài báo cáo doanh thu viện phí.
BHYT
Dòng này đo chất lượng hồ sơ và khoản phải thu.
- Doanh thu BHYT đề nghị thanh toán theo tháng, theo khoa.
- Số tiền bị từ chối hoặc xuất toán, kèm lý do theo nhóm (sai mã dịch vụ, thiếu chỉ định, trùng chi phí).
- Công nợ phải thu BHYT theo tuổi nợ: dưới 3 tháng, 3-6 tháng, trên 6 tháng.
- Tỷ lệ hồ sơ chuyển cổng giám định không lỗi ngay lần đầu.
Phần đối soát và giảm xuất toán được phân tích riêng trong báo cáo BHYT bệnh viện, còn nguồn số liệu chi phí nằm ở bài báo cáo tổng hợp chi BHYT.
Sai lầm thường gặp: Ghi nhận toàn bộ doanh thu BHYT theo số đề nghị thanh toán mà không trích lập cho phần có khả năng bị xuất toán. Quý sau, khoản xuất toán rơi vào kỳ khác và làm méo kết quả hai kỳ liền nhau.
Dịch vụ theo yêu cầu
Dòng này đo hiệu quả khai thác từng dịch vụ.
- Doanh thu theo nhóm dịch vụ và theo gói (khám sức khỏe, tầm soát, phòng theo yêu cầu).
- Số tiền miễn giảm và người phê duyệt miễn giảm.
- Doanh thu trên mỗi lượt, so với kỳ trước.
- Phần thu từ đơn vị bảo lãnh, bảo hiểm tư nhân còn chờ thanh toán.
Phòng tài chính kế toán đối chiếu báo cáo ngay trên dữ liệu HIS thay vì nhập lại từ bảng tính.
Đối soát: cầu nối giữa báo cáo tài chính và HIS
Báo cáo theo nguồn thu chỉ đáng tin khi ba con số khớp nhau: số trong HIS, số trong sổ kế toán và số quỹ thực nhận. Quy trình đối soát hàng tháng ở nhiều bệnh viện trông như sau.
- Khóa dữ liệu HIS theo kỳ, không cho sửa chỉ định và chi phí của kỳ đã chốt.
- Xuất tổng doanh thu theo đối tượng thanh toán, so với tổng trên sổ kế toán.
- Với chênh lệch, truy ngược về phiếu thu hoặc bảng kê cụ thể, ghi rõ nguyên nhân.
- Đối chiếu số BHYT đề nghị với số đã giám định, lập danh sách khoản chờ và khoản xuất toán.
- Ký xác nhận giữa thu ngân, bộ phận BHYT và kế toán trưởng trước khi trình giám đốc.
Bước 3 thường tốn nhiều công nhất. Nguyên nhân hay gặp là một dịch vụ được chỉ định dưới đối tượng này nhưng thu dưới đối tượng khác, hoặc người bệnh đổi từ BHYT sang tự chi trả giữa đợt điều trị nội trú mà dữ liệu không cập nhật ngược. Khi HIS gắn đối tượng thanh toán ở từng dòng dịch vụ và lưu lịch sử đổi đối tượng, kế toán tra được chuyện gì đã xảy ra mà không phải hỏi từng khoa.
Đối chiếu bảng kê với kết quả giám định là bước quyết định độ chính xác của khoản phải thu BHYT.
Đọc cơ cấu nguồn thu để ra quyết định
Khi báo cáo tài chính bệnh viện đã có ba dòng tách bạch, ban giám đốc đọc được những điều mà con số tổng không cho thấy.
- Tỷ trọng BHYT quá cao làm bệnh viện phụ thuộc vào tiến độ quyết toán của quỹ. Cần theo dõi vốn lưu động và kế hoạch mua vật tư, thuốc.
- Công nợ BHYT trên 6 tháng tăng là dấu hiệu hồ sơ đang vướng ở khâu giám định, cần rà lại nhóm lỗi lặp lại.
- Dịch vụ theo yêu cầu tăng đều cho thấy dư địa mở rộng, nhưng phải xem biên lợi nhuận theo từng gói trước khi đầu tư thêm thiết bị.
- Miễn giảm tập trung ở một vài khoa hoặc một vài người duyệt là tín hiệu để kiểm soát nội bộ vào xem.
Với báo cáo ngắn hạn hơn cho điều hành, bệnh viện có thể xem thêm cách dựng báo cáo doanh thu thời gian thực, dùng cùng bộ dữ liệu nhưng cập nhật theo ca.
Điều kiện kỹ thuật để báo cáo tự động theo nguồn thu
Muốn báo cáo là kết quả truy vấn thay vì bảng tính cuối tháng, hệ thống cần bốn thứ.
- Đối tượng thanh toán gắn ở dòng dịch vụ, không chỉ ở hồ sơ người bệnh.
- Một danh mục dịch vụ và bảng giá thống nhất giữa khoa, quầy thu ngân và bộ phận giám định.
- Lưu vết mọi thay đổi về giá, đối tượng, miễn giảm, hoàn ứng, kèm người thao tác.
- Phân quyền xem báo cáo theo vai: giám đốc xem toàn viện, trưởng khoa xem khoa mình, thu ngân xem ca của mình.
Phân hệ tài chính của MyHospital được xây theo hướng này. Nếu bệnh viện đang chốt số liệu bằng bảng tính, bạn có thể xem cách vận hành thực tế tại trang quản lý viện phí và tài chính.
Muốn thấy báo cáo viện phí, BHYT và dịch vụ chạy trên cùng một bộ dữ liệu? Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bệnh viện MyHospital để kế toán trưởng tự xuất báo cáo theo nguồn thu ngay trong buổi demo.
Việc nên làm trong tháng tới
Chọn một khoa có đủ ba nguồn thu, lấy dữ liệu một tháng gần nhất và thử dựng bảng tách ba dòng theo khung ở trên. Nếu kế toán mất hơn một ngày để làm việc đó hoặc con số không khớp với sổ, đó là chỗ cần sửa trước: gắn đối tượng thanh toán ở từng dòng dịch vụ, rồi mới tính chuyện làm dashboard.
