Kiểm kê kho dược quý III, thủ kho phát hiện 42 hộp một loại kháng sinh đã hết hạn từ tháng trước, nằm lẫn trên kệ với lô còn hạn sử dụng của cùng tên thuốc. Số lượng không lớn, nhưng câu hỏi tiếp theo mới là chỗ khó: ai ký quyết định hủy, biên bản phải ghi những gì, và khi đoàn kiểm tra hỏi đến thì hồ sơ có đứng vững không.
Nhiều khoa Dược xử lý phần "hủy" rất nhanh - gom thuốc, giao cho đơn vị thu gom chất thải, xong việc. Phần bị bỏ qua là phần giấy tờ đứng trước đó: quyết định thành lập hội đồng, biên bản đối chiếu, chữ ký đầy đủ. Xử lý thuốc hết hạn hủy thuốc đúng quy trình nghĩa là khép kín cả hai phần này, không chỉ phần thu gom. Thiếu phần giấy tờ, lô thuốc hết hạn từ chỗ là một sự cố nghiệp vụ bình thường có thể biến thành khoản thất thoát không giải trình được trên sổ sách.
Vì sao không thể tự ý vứt bỏ một lô thuốc hết hạn
Một hộp thuốc còn nằm trong kho, dù đã hết hạn, vẫn đang có mặt trên sổ theo dõi tồn kho và trên bảng cân đối tài sản của bệnh viện. Muốn xóa nó khỏi sổ sách, phải có một chứng từ hợp lệ chứng minh vì sao số lượng đó không còn - đó chính là biên bản hủy thuốc, không phải một dòng ghi chú miệng của thủ kho.
Thuốc hết hạn cũng không phải rác thải sinh hoạt để bỏ chung thùng rác. Đây là chất thải y tế, và với một số nhóm thuốc còn là chất thải nguy hại, phải bàn giao cho đơn vị có chức năng xử lý chất thải y tế, không tự đốt hay chôn lấp tại chỗ. Bỏ qua bước này không chỉ sai quy trình nội bộ mà còn tạo rủi ro cho chính môi trường xung quanh cơ sở khám chữa bệnh.
Người chịu trách nhiệm trực tiếp cũng không phải ai xa lạ - chính là dược sĩ đứng tên xuất kho lô thuốc đó. Khi số liệu tồn kho giảm mà không kèm hồ sơ hủy hợp lệ, câu hỏi đầu tiên của kế toán và của thanh tra dược đều nhắm vào người ký xuất, trước khi nhắm vào nguyên nhân thuốc hết hạn.
Lô thuốc hết hạn cần tách riêng, dán nhãn cách ly ngay khi phát hiện qua kiểm kê
Hội đồng hủy thuốc: ai phải có mặt và khi nào phải họp
Hội đồng hủy thuốc không phải cuộc họp nội bộ của riêng khoa Dược. Về nguyên tắc, hội đồng cần đủ ba góc nhìn: người có thẩm quyền ra quyết định (đại diện Ban giám đốc), người nắm chuyên môn dược (Trưởng khoa Dược làm thường trực), và người đối chiếu giá trị tài sản (đại diện phòng Tài chính - kế toán). Thiếu một trong ba, biên bản dễ bị đặt câu hỏi về tính khách quan.
Với những lô thuốc thuộc nhóm quản lý đặc biệt như gây nghiện, hướng thần, tiền chất, nên mời thêm dược sĩ phụ trách sổ theo dõi riêng của nhóm thuốc này tham gia hội đồng. Sổ sách của nhóm thuốc kiểm soát đặc biệt đi theo quy tắc đối chiếu chặt hơn thuốc thông thường, và biên bản hủy phải khớp với đúng sổ đó, không gộp chung vào danh mục hủy đại trà.
Thời điểm họp hội đồng không nên chờ đến cuối năm dồn lại một lần. Cách làm phổ biến ở các khoa Dược vận hành ổn định là họp ngay sau mỗi đợt kiểm kê định kỳ phát hiện thuốc thực sự hết hạn, hoặc họp đột xuất khi phát hiện thuốc hư hỏng do sự cố bảo quản (mất điện kho lạnh, ẩm mốc). Gom nhiều đợt phát hiện rải rác trong năm rồi mới họp một lần khiến khoảng cách giữa ngày hết hạn thực tế và ngày lập biên bản kéo dài, và đó chính là điểm đoàn kiểm tra hay đặt câu hỏi ngược lại.
Hội đồng cần đủ đại diện Ban giám đốc, khoa Dược và Tài chính - kế toán mới đủ căn cứ ký biên bản
Biên bản hủy thuốc: thiếu mục nào là bị trả lại làm lại
Biên bản hủy thuốc bị trả lại yêu cầu bổ sung phần lớn vì thiếu chi tiết đối chiếu, không phải vì thiếu chữ ký. Những mục sau đây bắt buộc phải có, ghi đầy đủ cho từng lô chứ không gộp chung theo tên thuốc:
- Tên thuốc, hoạt chất, nồng độ hoặc hàm lượng: ghi đúng như trên nhãn gốc, không viết tắt gây nhầm lẫn giữa các dạng bào chế.
- Số lô sản xuất và hạn dùng: đây là hai chi tiết đối chiếu ngược với phiếu nhập kho, thiếu là biên bản không truy được nguồn gốc.
- Số lượng bằng số và bằng chữ, đơn vị tính: khớp với số dư trên thẻ kho tại thời điểm lập biên bản.
- Đơn giá và thành tiền theo sổ kho: để phòng Tài chính - kế toán làm căn cứ giảm trừ giá trị tài sản.
- Nguyên nhân hủy: ghi cụ thể (hết hạn sử dụng, hư hỏng do sự cố bảo quản, bao bì rách vỡ mất khả năng đảm bảo chất lượng), tránh ghi chung chung "không đạt chất lượng".
- Phương pháp hủy và đơn vị tiếp nhận xử lý: tên đơn vị xử lý chất thải y tế có hợp đồng với bệnh viện, kèm số biên bản bàn giao chất thải.
- Chữ ký đầy đủ thành viên hội đồng: ghi rõ họ tên, chức danh, không ký tắt không ghi tên.
Sai lầm thường gặp: Biên bản ghi "hủy 42 hộp thuốc A do hết hạn" mà không tách theo số lô. Khi kho có hai lô cùng tên thuốc với hạn dùng khác nhau, cách ghi gộp này khiến người đối chiếu sau này không xác định được chính xác lô nào đã bị hủy, lô nào vẫn còn tồn trên sổ.
Quy trình 5 bước từ phát hiện đến bàn giao tiêu hủy
- Phát hiện và cách ly: qua kiểm kê định kỳ hoặc cảnh báo hạn dùng, tách ngay lô thuốc hết hạn khỏi khu vực cấp phát, dán nhãn "Chờ hủy - không xuất dùng" để tránh nhầm lẫn với thuốc còn hạn.
- Lập danh mục đề xuất: Trưởng khoa Dược tổng hợp danh mục các lô cần hủy, kèm số liệu tồn kho và giá trị, trình Ban giám đốc.
- Ra quyết định thành lập hội đồng: Ban giám đốc ký quyết định, ghi rõ thành phần hội đồng và thời gian họp.
- Họp hội đồng, đối chiếu và lập biên bản: đối chiếu thực tế với thẻ kho, ký biên bản đầy đủ như mục trên.
- Bàn giao cho đơn vị xử lý chất thải y tế: lưu biên bản bàn giao kèm hồ sơ hủy thuốc, đây là chứng từ cuối cùng khép hồ sơ.
Phần tốn thời gian nhất trong năm bước trên thường không phải cuộc họp, mà là bước đối chiếu thủ công giữa danh mục đề xuất và thẻ kho giấy - nhất là khi một bệnh viện có vài nghìn danh mục thuốc và thủ kho phải lật từng thẻ để tìm đúng lô. Rút ngắn được bước này, cả quy trình xử lý thuốc hết hạn hủy thuốc từ phát hiện đến ký biên bản có thể gọn lại trong một buổi thay vì kéo dài cả tuần chờ đối chiếu.
Danh mục đề xuất hủy được lập trực tiếp từ dữ liệu tồn kho trên phần mềm, không phải dò lại thẻ kho giấy
Báo cáo hủy thuốc: gửi cho ai, lưu trữ bao lâu
Sau khi hoàn tất hồ sơ, biên bản và quyết định hủy thuốc không nằm yên trong tủ hồ sơ khoa Dược. Bản sao cần chuyển cho phòng Tài chính - kế toán làm căn cứ giảm trừ tài sản trên sổ sách, và Trưởng khoa Dược tổng hợp thành báo cáo định kỳ (thường theo quý hoặc năm) trình Ban giám đốc.
Khi Sở Y tế hoặc đoàn thanh tra dược yêu cầu đối chiếu, khoa Dược phải xuất trình được toàn bộ chuỗi chứng từ: quyết định thành lập hội đồng, biên bản họp, biên bản bàn giao chất thải. Thiếu bất kỳ mắt xích nào trong chuỗi này, đợt hủy thuốc đó coi như chưa có căn cứ hợp lệ, dù thực tế thuốc đã được xử lý đúng cách.
Vì hồ sơ hủy thuốc gắn liền với giá trị tài sản bị giảm trừ, thời gian lưu trữ phải theo đúng vòng đời của chứng từ kế toán liên quan - không phải loại giấy tờ có thể bỏ đi sau vài tháng đã xử lý xong. Nhiều khoa Dược lưu bản giấy lẫn bản scan trong hồ sơ điện tử của từng đợt hủy, để khi cần đối chiếu một đợt hủy từ vài năm trước vẫn tìm lại được trong vài phút thay vì lục kho lưu trữ.
Biên bản bàn giao cho đơn vị xử lý chất thải y tế là chứng từ khép lại hồ sơ hủy thuốc
Giảm số lô phải hủy: việc làm ngay từ khâu nhập kho, không đợi đến ngày kiểm kê
Một hội đồng dược từng chia sẻ rằng phần vất vả nhất không nằm ở việc lập biên bản, mà ở việc mỗi quý lại phát hiện thêm vài lô thuốc mới hết hạn dù đã có cảnh báo cận date từ trước - vì cảnh báo có nhưng không ai ưu tiên xuất trước những lô đó trong đợt cấp phát thường ngày.
Cách giảm số lô phải đưa vào diện hủy không nằm ở khâu hủy, mà ở khâu xuất kho hằng ngày: xuất theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, và có cảnh báo thuốc cận date tự động đủ sớm để dược sĩ còn kịp luân chuyển hoặc liên hệ đổi trả nhà cung cấp trước khi thuốc hết hạn thật sự. Kết hợp với cách phân tầng màu theo hạn dùng còn lại, thủ kho biết ngay nhóm nào cần xử lý trước mà không phải rà từng thẻ kho mỗi tuần.
Nhìn rộng hơn phạm vi một lô thuốc, đây vẫn là bài toán quản lý tài sản và vật tư trong quản lý dược bệnh viện nói chung: mọi thứ nằm trong kho, từ thuốc đến vật tư, đều phải có dữ liệu đủ để chứng minh vòng đời của nó - nhập lúc nào, xuất lúc nào, và nếu mất đi thì mất theo cách nào có hồ sơ hợp lệ đi kèm.
