Cuối tháng, kế toán khoa Dược ngồi đối chiếu ba nguồn: sổ đặt hàng viết tay của thủ kho, chồng hóa đơn giấy từ các nhà cung cấp, và bảng Excel công nợ tự lập. Ba nguồn này hiếm khi khớp nhau ngay lần đầu - dấu hiệu cho thấy cách quản lý nhà cung cấp thuốc hiện tại đã đến lúc cần thay đổi. Có đơn hàng đã giao nhưng chưa ghi nhận hóa đơn, có hóa đơn đã về nhưng không tìm ra phiếu giao hàng gốc để đối chiếu số lượng. Khi có hàng chục nhà cung cấp cùng hoạt động một lúc, việc dò ngược từng đơn để biết bệnh viện đang nợ ai bao nhiêu, đến hạn trả khi nào, trở thành công việc tốn thời gian nhất trong tháng của bộ phận cung ứng.
Đặt hàng dược phẩm rối ngay từ khâu tạo đơn
Một bệnh viện tuyến cơ bản trở lên thường làm việc với vài chục đến hơn một trăm nhà cung cấp thuốc, hóa chất và vật tư y tế cùng lúc. Mỗi nhà cung cấp lại đặc thù về giá trúng thầu, thời gian giao hàng cam kết và điều khoản thanh toán riêng. Khi đơn hàng được tạo thủ công trên Excel hoặc qua tin nhắn Zalo với từng đầu mối, thủ kho không có cách nào tra cứu nhanh: đơn hàng này đã đặt cho nhà cung cấp nào, số lượng bao nhiêu, có bị trùng với đơn khác đã gửi tuần trước hay không.
Tình huống hay gặp là hai người trong khoa Dược cùng đặt bù một mặt hàng sắp hết vì không thấy đơn của người kia đã gửi trước đó một ngày. Kết quả là kho nhận về gấp đôi số lượng cần, chiếm chỗ bảo quản và đọng vốn cho một mặt hàng vốn không thiếu.
Sai lầm thường gặp: Giao việc đặt hàng cho nhiều người phụ trách các nhóm thuốc khác nhau nhưng không có nơi tra cứu chung các đơn đang chờ giao, dẫn đến đặt trùng hoặc bỏ sót mặt hàng cận date cần bù gấp.
Muốn tránh tình trạng này, đơn đặt hàng cần được tạo và lưu trên cùng một hệ thống mà cả thủ kho, trưởng khoa Dược và kế toán mua sắm đều truy cập được, thay vì mỗi người giữ một bản riêng.
Đơn đặt hàng cần được ghi nhận tập trung để tránh đặt trùng giữa các nhân sự phụ trách
Giao hàng về kho: ba con số phải khớp trước khi ghi nhận
Khi thuốc về đến kho, bước dễ bị bỏ qua nhất là đối chiếu số lượng ghi trên phiếu giao hàng với số lượng thực tế đã đặt. Nhân viên nhận hàng bận rộn có xu hướng ký nhận theo phiếu giao của nhà cung cấp mà không mở lại đơn đặt hàng gốc để so sánh. Nếu nhà cung cấp giao thiếu 5% số lượng một lô hàng lớn, sai lệch này thường chỉ lộ ra khi kiểm kê cuối kỳ, lúc đó không còn cách nào xác định lỗi nằm ở khâu giao hay khâu nhập liệu.
Nguyên tắc đối chiếu ba chiều giải quyết đúng điểm này:
- Đơn đặt hàng - số lượng và quy cách bệnh viện đã yêu cầu.
- Phiếu giao hàng thực tế - số lượng nhà cung cấp giao tại thời điểm nhận, có chữ ký người nhận và người giao.
- Hóa đơn - số tiền nhà cung cấp yêu cầu thanh toán.
Chỉ khi cả ba khớp nhau, phiếu nhập kho mới được ghi nhận vào tồn và hóa đơn mới chuyển sang bước chờ thanh toán. Lệch ở bất kỳ chiều nào - giao thiếu so với đơn, hóa đơn ghi cao hơn số lượng thực nhận - đều phải giữ lại để làm việc với nhà cung cấp trước khi tiền được duyệt chi.
| Tình huống | Rủi ro nếu không đối chiếu ba chiều |
|---|---|
| Giao thiếu số lượng nhưng ký nhận đủ | Kho ghi tồn ảo, thiếu thuốc khi cấp phát mà không rõ nguyên nhân |
| Hóa đơn cao hơn số lượng thực nhận | Bệnh viện trả tiền cho hàng chưa về kho |
| Giao đúng số lượng nhưng sai lô, sai hạn dùng | Thủ kho không phát hiện nếu chỉ đối chiếu tổng số lượng, không đối chiếu theo lô |
Công nợ nhà cung cấp: theo dõi hạn trả để không mất chiết khấu
Sau khi hóa đơn được đối chiếu khớp, nó chuyển sang trạng thái công nợ phải trả. Đây là khoản tiền đi ngược chiều với công nợ BHYT phải thu - và hai luồng này cần được theo dõi tách bạch, không gộp chung một sổ.
Phần lớn hợp đồng với nhà cung cấp dược phẩm có điều khoản chiết khấu thanh toán sớm, thường dao động 5-15 ngày kể từ ngày giao hàng tùy thỏa thuận. Nếu kế toán không có cảnh báo chủ động, hóa đơn dễ bị xếp lẫn vào chồng giấy tờ chờ xử lý và chỉ được nhắc tới khi nhà cung cấp gọi điện đòi nợ - lúc đó thời hạn hưởng chiết khấu đã qua. Với bệnh viện làm việc với hàng chục nhà cung cấp, khoản chiết khấu bị bỏ lỡ cộng dồn mỗi tháng không nhỏ.
Ngược lại, trả quá sớm cho nhà cung cấp không có điều khoản chiết khấu cũng không tối ưu dòng tiền. Bộ phận tài chính cần nhìn được:
- Hạn thanh toán từng hóa đơn - tính theo ngày giao hàng hoặc ngày nhận hóa đơn, tùy điều khoản hợp đồng.
- Số ngày còn lại đến hạn chiết khấu - nếu hợp đồng có điều khoản này.
- Tổng công nợ theo từng nhà cung cấp - để cân đối kế hoạch chi trong tháng, tránh dồn nhiều khoản lớn vào cùng một ngày.
Một màn hình cho toàn bộ vòng đời đơn hàng
Vấn đề gốc của quy trình thủ công không phải thiếu dữ liệu, mà là dữ liệu nằm rải rác: đơn đặt hàng trên Excel, phiếu giao hàng bản giấy lưu tủ hồ sơ, hóa đơn scan gửi qua email, công nợ theo dõi trên một bảng tính khác do kế toán giữ riêng. Muốn biết một đơn hàng cụ thể đang ở giai đoạn nào, người phụ trách phải hỏi qua ba, bốn người khác nhau.
Khi toàn bộ vòng đời - từ lúc tạo đơn đặt hàng, ghi nhận giao hàng, đối chiếu hóa đơn đến khi đánh dấu đã thanh toán - nằm trên cùng một màn hình theo từng nhà cung cấp, người quản lý cung ứng lọc được ngay:
- Đơn hàng nào đã đặt nhưng quá hạn giao cam kết mà chưa nhận được hàng.
- Đơn hàng nào đã giao nhưng chưa có hóa đơn để đối chiếu.
- Hóa đơn nào đã đối chiếu khớp nhưng chưa được duyệt chi.
- Công nợ nào sắp đến hạn trong 7 ngày tới, cần đưa vào kế hoạch chi tuần này.
Cách nhìn theo trạng thái này thay thế thói quen dò từng dòng trong bảng tính, đồng thời để lại dấu vết ai đã duyệt, ai đã ký nhận ở mỗi bước - hữu ích khi cần truy vết một khoản chênh lệch phát sinh sau này.
Dữ liệu đặt hàng, giao hàng và công nợ hiển thị theo trạng thái trên cùng một màn hình
Đánh giá hiệu suất giao hàng để chọn đúng nhà cung cấp
Ngoài việc theo dõi từng đơn hàng riêng lẻ, dữ liệu tích lũy theo thời gian còn phục vụ một việc khác: đánh giá nhà cung cấp nào đáng tin cậy để ưu tiên trong các đợt đặt hàng bổ sung ngoài kế hoạch đấu thầu định kỳ.
Ba tiêu chí thường được đối chiếu:
- Đúng hạn giao: tỷ lệ đơn hàng giao đúng hoặc trước ngày cam kết trong một quý.
- Đủ số lượng: tỷ lệ đơn hàng giao đủ số lượng đặt ngay lần đầu, không phải giao bù.
- Khớp hóa đơn: tỷ lệ hóa đơn khớp ngay với phiếu giao hàng, không phát sinh điều chỉnh.
Một nhà cung cấp giao đúng hạn 95% nhưng liên tục xuất hóa đơn lệch số lượng sẽ tốn nhiều công đối chiếu hơn một nhà cung cấp giao chậm vài ngày nhưng hồ sơ luôn khớp. Nếu dữ liệu này chỉ nằm trong trí nhớ của một dược sĩ phụ trách mua sắm, đánh giá sẽ mang tính cảm tính và mất đi khi nhân sự đó nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận. Ghi nhận có hệ thống giúp phần đánh giá này tồn tại độc lập với con người cụ thể - tương tự cách kiểm soát nguồn gốc thuốc ngay từ khâu nhập kho không phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của người nhận hàng.
Báo cáo hiệu suất giao hàng theo từng nhà cung cấp hỗ trợ quyết định đặt hàng bổ sung
Bắt đầu quản lý nhà cung cấp thuốc từ đâu nếu vẫn đang làm thủ công
Không cần thay đổi toàn bộ quy trình cùng lúc. Bước có tác động nhanh nhất là chuyển đơn đặt hàng và phiếu giao hàng vào cùng một hệ thống trước, để chấm dứt tình trạng đặt trùng và mất dấu phiếu giao. Sau khi dữ liệu đặt hàng - giao hàng ổn định, việc gắn thêm cảnh báo hạn thanh toán và báo cáo hiệu suất nhà cung cấp trở thành bước tiếp theo tự nhiên, vì dữ liệu gốc đã sẵn có thay vì phải nhập lại từ đầu.
Với các cơ sở đã dùng phần mềm quản lý tài sản bệnh viện trong phần mềm quản lý bệnh viện, phân hệ cung ứng dược nằm sẵn trên cùng nền tảng với kho vật tư và kế toán viện phí - không phát sinh thêm hệ thống rời để đồng bộ dữ liệu thủ công mỗi cuối tháng.
