Một nhà thuốc bệnh viện tuyến huyện nhận chào hàng một lô thuốc giảm đau thông dụng với giá thấp hơn giá trúng thầu gần 20%, từ một đơn vị phân phối chưa từng giao dịch trước đó. Hóa đơn đầy đủ, bao bì nhìn qua không có gì bất thường. Chỉ khi dược sĩ phụ trách kho đối chiếu số đăng ký lưu hành với danh mục nội bộ, mới phát hiện mã sản phẩm không khớp với bất kỳ lô nào từng nhập từ nhà sản xuất chính hãng. Lô hàng bị giữ lại trước khi lên kệ. Bài viết này đi vào cách nhận biết thuốc giả và thuốc không rõ nguồn gốc bằng những dấu hiệu cụ thể trên bao bì lẫn ở khâu nhập hàng, cùng quy trình xử lý khi phát sinh nghi vấn.
Thuốc Giả Và Thuốc Không Rõ Nguồn Gốc: Hai Rủi Ro Khác Nhau
Hai khái niệm này thường bị gộp chung khi trao đổi nội bộ, nhưng cách xử lý không giống nhau. Thuốc giả là sản phẩm bị làm nhái bao bì, nhãn mác của một thuốc đang lưu hành hợp pháp, hoặc chứa sai dược chất, sai hàm lượng so với hồ sơ đăng ký - nguy hiểm trực tiếp tới người dùng vì tác dụng điều trị không đảm bảo, thậm chí gây độc. Thuốc không rõ nguồn gốc là trường hợp khác: hàng có thể đúng là sản phẩm thật của nhà sản xuất, nhưng thiếu hóa đơn, chứng từ nhập khẩu hoặc đi qua kênh phân phối không được cấp phép - rủi ro nằm ở việc không kiểm soát được điều kiện bảo quản, vận chuyển trong suốt chuỗi cung ứng.
Điểm chung của cả hai là cùng bắt đầu từ một lỗ hổng: cơ sở không xác minh được lô hàng đến từ đâu trước khi nhập kho. Phần còn lại của bài viết tập trung vào cách phát hiện lỗ hổng đó ở hai khâu: kiểm tra vật lý trên bao bì, và đối chiếu dữ liệu nguồn gốc trước khi ký nhận.
Dấu Hiệu Trên Bao Bì Và Tem Nhãn Cần Để Ý
Nhận biết thuốc giả bằng mắt thường không dễ khi hàng giả làm tinh vi, khó phát hiện ngay từ lần nhìn đầu. Nhưng đặt cạnh một hộp thuốc cùng loại đã nhập từ đợt trước - việc mà nhiều kho dược bỏ qua vì cho là mất thời gian - vẫn lộ ra khác biệt ở vài chi tiết:
- Chất lượng in ấn: Chữ trên bao bì hàng giả thường nhòe nhẹ ở góc, màu sắc nhạt hơn hoặc đậm hơn bản gốc khi đặt cạnh nhau dưới cùng ánh sáng.
- Tem chống giả: Tem bị bong keo, lệch vị trí dán so với chuẩn của nhà sản xuất, hoặc mã cào/mã QR trên tem không phản hồi đúng khi tra cứu qua kênh chính thức của hãng.
- Số lô và hạn dùng: Số in trên vỏ hộp không khớp với số trên vỉ thuốc bên trong - dấu hiệu bao bì và ruột không cùng một lô gốc.
- Số đăng ký lưu hành: Không tồn tại trong danh mục thuốc đã cấp phép, hoặc thuộc về một sản phẩm khác không phải mặt hàng đang kiểm tra.
- Bao bì phụ: Thùng carton, hộp trung gian có dấu hiệu bị mở và dán lại, không còn nguyên seal như khi xuất xưởng.
Sai lầm thường gặp: Chỉ kiểm tra tem chống giả rồi kết luận hàng thật. Tem là một lớp kiểm tra, không phải điều kiện đủ - tem giả tinh vi vẫn tồn tại, nhất là với thuốc có nhu cầu cao. Phải đối chiếu thêm số lô, số đăng ký và nguồn gốc hóa đơn trước khi nhập kho.
Đặt cạnh hộp thuốc đã nhập từ đợt trước là cách nhanh nhất để lộ ra khác biệt bao bì
Dấu Hiệu Bất Thường Ở Khâu Nhập Hàng
Nhiều lô thuốc có vấn đề về nguồn gốc không lộ ra ở bao bì mà ở chính giao dịch nhập hàng. Bộ phận kho nên dừng lại kiểm tra kỹ hơn khi gặp một trong các tình huống sau:
- Nhà cung cấp chào giá thấp hơn đáng kể so với giá trúng thầu hoặc giá công bố, không giải thích được lý do (hàng cận date, thanh lý...).
- Đơn vị giao hàng không xuất trình được giấy phép kinh doanh dược hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện phân phối còn hiệu lực.
- Hóa đơn ghi tên đơn vị bán khác với tên đơn vị thực tế giao hàng, hoặc không xuất được hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ.
- Số lượng chào bán vượt xa khả năng cung ứng bình thường của một nhà phân phối vừa và nhỏ, với thời gian giao gấp bất thường.
- Nhà cung cấp mới, chưa từng xuất hiện trong danh mục đối tác đã thẩm định của cơ sở, chủ động liên hệ chào hàng thay vì qua kênh đấu thầu, đặt hàng thông thường.
Đối chiếu hóa đơn và giấy phép phân phối ngay tại khâu nhận hàng, trước khi ký xác nhận
Đối Chiếu Dữ Liệu Nguồn Gốc Trước Khi Nhập Kho
Kiểm tra bằng mắt và đối chiếu giấy tờ là bước đầu, nhưng dữ liệu mới là căn cứ đáng tin cậy nhất. Với các cơ sở đã liên thông dữ liệu lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược theo Quyết định 1867/QĐ-BYT, mỗi lô thuốc hợp pháp đều để lại dấu vết: đã qua những cơ sở cung ứng nào, từ nhà sản xuất hoặc nhập khẩu đến nhà phân phối trung gian. Cách truy xuất nguồn gốc thuốc qua cơ sở dữ liệu dược quốc gia cho phép bộ phận kho tra ngược một số lô để xem chuỗi cung ứng có liên tục hay bị đứt đoạn ở đâu đó - dấu hiệu cho thấy lô hàng có thể đã đi qua một kênh không chính thức trước khi tới cơ sở.
Việc đối chiếu này chỉ có ý nghĩa nếu dữ liệu nội bộ ghi đủ trường ngay từ đầu: mã thuốc chuẩn, số lô, tên cơ sở cung ứng thực tế giao hàng. Thiếu một trong ba trường, việc tra ngược sau này gần như không thực hiện được, kể cả khi đã có nghi vấn.
Xử Lý Khi Phát Sinh Nghi Vấn: Cách Ly Trước, Kết Luận Sau
Trình tự xử lý cần theo đúng thứ tự để không làm mất căn cứ xác minh:
- Cách ly ngay lô nghi vấn khỏi khu vực cấp phát, dán nhãn tạm dừng lưu hành nội bộ, không bán ra dù chỉ một đơn vị.
- Ghi nhận đầy đủ thông tin lô: số lô, hạn dùng, nhà cung cấp, số hóa đơn, thời điểm nhập vào hồ sơ nội bộ.
- Báo cáo Sở Y tế địa phương hoặc cơ quan quản lý dược nơi cơ sở đặt trụ sở để được hướng dẫn quy trình kiểm nghiệm.
- Chờ kết luận kiểm nghiệm trước khi quyết định tiêu hủy, trả lại nhà cung cấp hay tiếp tục sử dụng.
- Rà soát các lô khác đã nhập từ cùng nhà cung cấp trong cùng giai đoạn, không chỉ dừng ở lô bị phát hiện.
Bước dễ bị bỏ qua nhất là bước 4. Nhiều cơ sở tự trả hàng hoặc tiêu hủy ngay khi nghi ngờ để tránh rắc rối, nhưng làm vậy xóa mất bằng chứng cần thiết cho cơ quan chức năng truy vết những cơ sở khác có thể đã nhận hàng từ cùng nguồn.
Ghi đủ mã thuốc, số lô và nhà cung cấp ngay tại thời điểm nhập kho là điều kiện để tra ngược khi cần
Phần Mềm Quản Lý Không Kiểm Định Chất Lượng, Nhưng Giữ Được Dấu Vết Dữ Liệu
Cần nói rõ giới hạn: phần mềm không phải công cụ kiểm định dược chất, việc đó thuộc thẩm quyền cơ quan kiểm nghiệm chuyên môn. Vai trò của phần mềm nằm ở việc không để lọt dữ liệu ngay từ khâu nhập kho - điều mà sổ sách giấy hoặc file Excel rời rạc rất dễ bỏ sót khi khối lượng giao dịch tăng lên.
Với dữ liệu ghi đủ ngay từ đầu, việc quản lý kho dược theo lô và hạn dùng không chỉ giúp chống thất thoát do hết hạn, mà còn là nền tảng để tra ngược nguồn gốc bất kỳ lúc nào cần, thay vì phải dò lại từng phiếu nhập giấy khi đã có nghi vấn.
Xây Dựng Thói Quen Kiểm Tra Ngay Từ Lần Nhập Hàng Đầu Tiên
Một nhà cung cấp mới nên trải qua kiểm tra kỹ ở vài lần giao dịch đầu, kể cả khi giấy tờ đầy đủ. Sau khi đã thẩm định và đưa vào danh mục đối tác tin cậy, việc đối chiếu vẫn nên duy trì ở mức tối thiểu - kiểm tra số lô, đối chiếu mã thuốc trên phần mềm - thay vì bỏ qua hoàn toàn vì đã quen mặt. Phần lớn lô hàng có vấn đề về nguồn gốc mà các cơ sở từng gặp không đến từ việc thiếu quy trình, mà từ việc quy trình có nhưng bị lơi lỏng dần theo thời gian, đặc biệt ở những nhà cung cấp đã giao dịch lâu năm và ít bị soát lại.
