Cuối năm, một đội ba người cầm xấp danh sách in đi từng phòng để kiểm kê. Đến khoa chẩn đoán hình ảnh, họ dừng lại khá lâu: một máy trong sổ không thấy đâu, một máy khác đang chạy thì lại không có trong danh sách. Vài tiếng đồng hồ trôi qua chỉ để tra xem máy đã được điều chuyển hay đã thanh lý.
Cảnh này quen thuộc với bất kỳ ai từng làm kiểm kê tài sản bệnh viện bằng sổ giấy. Gốc rễ không phải đội kiểm kê thiếu cẩn thận, mà là cách làm buộc con người đối chiếu thủ công giữa thực tế và một cuốn sổ luôn cập nhật chậm hơn thực tế.
Vì sao kiểm kê tài sản bệnh viện thủ công gần như luôn lệch sổ
Tài sản trong bệnh viện di chuyển liên tục: máy mượn giữa các khoa, thiết bị đưa đi sửa, tài sản cũ chờ thanh lý. Trong khi đó, sổ được cập nhật theo đợt và bằng tay. Khoảng cách giữa hai bên lớn dần theo thời gian.
Thêm vào đó, việc đếm tay dễ trùng hoặc sót, mỗi nơi lại gọi tên thiết bị một kiểu, khiến khâu tổng hợp cuối cùng mất nhiều công mà độ tin cậy vẫn thấp.
Gắn mã QR: mỗi tài sản tự khai thông tin của mình
Bước nền tảng là cho mỗi tài sản một danh tính số. Khi lập hồ sơ, hệ thống sinh mã và in tem QR dán lên thiết bị. Từ đó, chỉ cần quét bằng điện thoại là ra ngay tên, mã, vị trí, người phụ trách và lịch sử của máy.
Quét tem QR trên thiết bị để đối chiếu trực tiếp với hồ sơ, thay cho việc dò tên trên sổ giấy
Tem dán một lần nhưng phục vụ mọi đợt về sau, và không riêng kiểm kê: khi cần tra cứu tại giường hay ghi nhận bảo dưỡng thiết bị y tế, cùng một mã đó dùng lại được.
Kiểm kê theo khoa, xuất biên bản khớp - thiếu - hỏng
Có mã QR rồi, một đợt kiểm kê tài sản bệnh viện gọn lại thành vài bước rõ ràng, làm song song ở nhiều khoa.
- Chọn khoa cần kiểm kê và tải danh mục tài sản kỳ vọng của khoa đó.
- Nhân viên đi quét từng tem QR trên thiết bị thực tế tại phòng.
- Hệ thống đối chiếu ngay và đánh dấu khớp, thiếu hoặc hỏng.
- Kết thúc, xuất biên bản kiểm kê để xử lý chênh lệch và đối soát.
Biên bản tự phân loại khớp - thiếu - hỏng, làm căn cứ đề nghị sửa chữa, thanh lý và đối soát kế toán
Vì đối chiếu diễn ra tức thời khi quét, đội kiểm kê biết ngay chỗ lệch để xử lý tại chỗ, thay vì để dồn đến cuối kỳ mới phát hiện.
Nối kiểm kê với khấu hao và sổ kế toán
Kiểm kê không nên dừng ở việc đếm đủ hay thiếu. Khi tài sản được quản lý tập trung với nguyên giá và thời gian sử dụng, số liệu kiểm kê đối chiếu được với giá trị còn lại theo khấu hao.
Nhờ đó, sổ tài sản và sổ kế toán khớp nhau, việc quyết toán theo chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị bớt căng thẳng. Đây cũng là nơi phân hệ kiểm kê gắn liền với tài chính - kế toán trên cùng một hệ thống.
Lưu ý vận hành: Tách rõ người kiểm kê với người duyệt kết quả. Việc phân quyền này giữ cho biên bản kiểm kê khách quan và là thông lệ tốt khi đối chiếu tài sản có giá trị lớn.
Từ kiểm kê một lần mỗi năm sang kiểm soát liên tục
Khi mọi tài sản đã có mã QR và hồ sơ số, kiểm kê không còn là một chiến dịch căng thẳng cuối năm. Cơ sở có thể kiểm kê tài sản bệnh viện xoay vòng theo khoa mỗi tháng, mỗi lần một phần, để số liệu luôn sát thực tế mà không dồn việc.
Đó là bước chuyển từ chụp ảnh tài sản một lần mỗi năm sang theo dõi liên tục. Việc kiểm kê tài sản bệnh viện khi đó trở thành một phần trong quản lý vòng đời tài sản, cùng với định danh, bảo dưỡng và thanh lý.
Để việc kiểm kê phục vụ quản lý, không chỉ để đối phó
Một đợt kiểm kê làm cho có sẽ chỉ tạo ra một chồng giấy tờ rồi cất đi. Ngược lại, khi kiểm kê chạy trên mã QR và nối thẳng với hồ sơ tài sản, mỗi lần kiểm kê đều làm số liệu chính xác thêm và phục vụ được cho quyết định sửa chữa, thanh lý, đầu tư.
Cùng với phần mềm quản lý tài sản bệnh viện quản trọn vòng đời thiết bị, việc kiểm kê trở thành một mắt xích trong bức tranh vận hành chung trên nền tảng phần mềm quản lý bệnh viện.
