Một kho dược tuyến huyện dừng cấp phát từ 7 giờ 30 để kiểm kê cuối tháng. Ba dược sĩ và một thủ kho chia nhau đếm hơn 800 mặt hàng, đối chiếu từng dòng với thẻ kho giấy. Đến 16 giờ, bảng tổng hợp vẫn còn hơn 30 mặt hàng chưa khớp, phải hẹn kiểm lại vào hôm sau. Không phải vì ai đếm ẩu - vấn đề nằm ở cách tổ chức buổi kiểm kê: đếm tuần tự theo thứ tự trên kệ thay vì theo mức độ rủi ro, và không có số liệu tồn hệ thống để đối chiếu ngay tại chỗ. Bài viết này trình bày cách sắp xếp lại một buổi kiểm kê kho thuốc cuối kỳ để một ca làm việc là đủ, kể cả với danh mục vài trăm đến vài nghìn mặt hàng.
Vì sao kiểm kê kho thuốc cuối kỳ hay kéo dài quá một buổi
Kiểm kê cuối kỳ là lúc mọi sai lệch tích lũy suốt tháng lộ ra cùng lúc. Nếu trong tháng có giao dịch nào ghi trễ, ghi thiếu hoặc ghi nhầm đơn vị tính, nó không tự lộ ra cho tới ngày đếm thực tế đối chiếu với sổ sách.
Cách tổ chức buổi kiểm kê quyết định phần lớn thời gian xử lý. Đếm tuần tự từ đầu kệ đến cuối kệ, không phân biệt thuốc giá trị cao hay thuốc thông thường, khiến đội kiểm kê mất nhiều giờ cho những mặt hàng ít khi lệch, trong khi nhóm dễ sai lại được đếm vội vào cuối buổi lúc mọi người đã mệt. Thêm vào đó, nếu số liệu tồn trên sổ chỉ có sẵn ở phòng kế toán chứ không mang theo ra kho, mỗi lần phát hiện nghi ngờ chênh lệch lại phải dừng lại chạy đi đối chiếu, kéo dài thời gian một cách rời rạc.
Sai lầm thường gặp: Nhiều kho dược coi kiểm kê là việc của riêng thủ kho, dược sĩ khác chỉ phụ đếm mà không nắm được thuốc nào từng có phiếu chuyển kho hoặc hoàn trả trong tháng. Khi phát hiện lệch, không ai nhớ nguyên nhân, phải lật lại toàn bộ chứng từ thay vì tra đúng phiếu liên quan.
Chuẩn bị trước ngày kiểm kê: việc làm trước giúp cắt bớt một nửa thời gian đếm
Phần lớn thời gian kiểm kê bị lãng phí không phải lúc đếm, mà lúc chuẩn bị dở dang giữa chừng. Bốn việc sau nên hoàn tất trước khi đội kiểm kê bắt đầu đếm mặt hàng đầu tiên:
- Khóa sổ tạm thời điểm kiểm kê: dừng nhập xuất trong khung giờ kiểm kê, hoặc ít nhất tạm ngưng các giao dịch chưa cấp bách, để số tồn trên sổ không đổi trong lúc đang đếm.
- In sẵn danh sách tồn theo hệ thống tại đúng thời điểm khóa sổ, sắp xếp theo khu vực kệ thay vì theo tên thuốc, để người đếm đi đúng lối và không bỏ sót hàng.
- Phân khu vực cho từng người kiểm kê, tránh tình trạng hai người cùng đếm một kệ trong khi kệ khác chưa ai động tới.
- Chuẩn bị tem đánh dấu "đã đếm" dán lên từng kệ hoặc từng dòng thuốc, phòng trường hợp phải tạm dừng giữa chừng vì có ca cấp cứu cần xuất thuốc gấp.
Thiếu bước khóa sổ tạm là nguyên nhân phổ biến nhất khiến số liệu lệch ngay từ lúc bắt đầu: nếu một khoa vẫn gọi điện xin xuất thuốc gấp trong lúc đang kiểm kê, số tồn trên sổ và số thực trên kệ sẽ không còn khớp thời điểm với nhau, dù cả hai bên đều ghi đúng.
Chia nhóm đếm theo mức độ rủi ro, không đếm tuần tự theo kệ
Không phải mặt hàng nào cũng cần đếm kỹ như nhau. Chia danh mục thành ba nhóm theo mức độ rủi ro giúp đội kiểm kê dồn thời gian đúng chỗ thay vì rải đều:
| Nhóm | Đặc điểm | Cách kiểm kê |
|---|---|---|
| Giá trị cao, kiểm soát đặc biệt | Dễ bị nghi vấn nếu lệch, ảnh hưởng lớn nếu sai | Đếm 100%, hai người xác nhận chéo |
| Biến động nhiều trong tháng | Nhiều lần nhập - xuất - chuyển kho | Đếm 100%, đối chiếu kỹ từng phiếu liên quan |
| Ổn định, ít biến động | Số lượng gần như không đổi qua các kỳ | Đếm mẫu luân phiên theo lịch cố định |
Đội kiểm kê nên đếm nhóm đầu tiên khi còn tỉnh táo vào buổi sáng, để nếu phát hiện chênh lệch thì còn đủ thời gian truy nguyên trong ngày. Nhóm ổn định để cuối buổi, vì xác suất lệch thấp và việc đếm mẫu không đòi hỏi tập trung cao như hai nhóm trên.
Nhóm thuốc giá trị cao nên đếm 100% và có hai người đối chiếu chéo ngay từ đầu buổi
Việc chia nhóm này cũng giúp phát hiện sớm những mặt hàng gần hết hạn còn tồn nhiều hơn dự kiến - tình huống hay bị bỏ sót nếu chỉ chăm chăm đếm cho khớp số lượng mà không nhìn hạn dùng trên từng lô. Cách phân loại lô theo hạn dùng để ưu tiên xuất trước được trình bày kỹ hơn trong bài quản lý kho dược theo lô và hạn dùng.
Quy trình đối chiếu tại chỗ: từ số đếm tay đến biên bản kiểm kê
Đối chiếu ngay tại kho, không dời về phòng kế toán mới so sánh, là điểm khác biệt lớn nhất giữa buổi kiểm kê mất một buổi và buổi kiểm kê kéo dài cả ngày. Quy trình gồm bốn bước:
- Đếm thực tế từng mặt hàng, ghi vào phiếu kiểm kê tạm theo đúng đơn vị tính đang dùng trên kệ (hộp, vỉ hoặc viên).
- Đối chiếu ngay với số tồn hệ thống tại đúng vị trí đang đếm, thay vì gộp cả danh sách để so sánh một lần vào cuối buổi.
- Đánh dấu chênh lệch tại chỗ kèm ghi chú nghi vấn ban đầu, ví dụ "có phiếu chuyển kho chưa nhập" hoặc "chưa rõ nguyên nhân", để không phải nhớ lại từ đầu khi tổng hợp.
- Lập biên bản kiểm kê cuối buổi, có chữ ký của thủ kho, dược sĩ tham gia đếm và người phụ trách khoa Dược xác nhận.
Đối chiếu ngay tại kho giúp phát hiện chênh lệch trong buổi thay vì phải tổng hợp lại vào hôm sau
Bước 2 là chỗ tốn thời gian nhất nếu số liệu hệ thống không mang theo được ra kho. Có sẵn danh sách tồn tại đúng thời điểm khóa sổ, và cho phép nhập số đếm ngay tại chỗ để so khớp tức thì, là cách rút ngắn buổi kiểm kê rõ rệt nhất trong bốn bước trên.
Xử lý chênh lệch: thừa, thiếu và nguyên nhân hay bị bỏ qua
Phát hiện chênh lệch mới chỉ là nửa việc. Truy đúng nguyên nhân mới quyết định buổi kiểm kê có kết thúc trong ngày hay không. Bốn nguyên nhân phổ biến nhất, xếp theo tần suất gặp:
- Phiếu chuyển kho nội bộ chưa nhập hệ thống: thuốc đã chuyển từ kho chẵn sang kho lẻ hoặc kho cấp cứu tại khoa nhưng phiếu giấy chưa kịp cập nhật, khiến cả hai đầu đều lệch số.
- Thuốc hoàn trả từ khoa lâm sàng chưa nhập lại kho: y lệnh đổi thuốc giữa chừng, khoa trả lại thuốc dư nhưng khoa Dược chưa ghi nhận nhập kho lại.
- Quy đổi đơn vị tính không thống nhất: người xuất ghi theo hộp, người đếm quy theo vỉ hoặc viên, dẫn tới lệch số dù thực tế không thiếu.
- Xuất theo y lệnh đã ra nhưng hệ thống chưa kịp trừ tồn: độ trễ giữa thời điểm cấp phát thực tế và thời điểm ghi nhận vào sổ, đặc biệt vào giờ cao điểm.
Sai lầm thường gặp: Khi thấy lệch, nhiều kho dược lập tức nghi ngờ thất thoát và tổ chức đếm lại toàn bộ. Phần lớn trường hợp thực ra là lỗi ghi nhận trễ chứ không phải mất thuốc - đếm lại từ đầu không giải quyết được, chỉ có tra lại đúng phiếu liên quan mới xử lý dứt điểm.
Việc chuẩn hóa quy trình nhập - xuất - tồn ngay từ khâu hằng ngày, chứ không chỉ chờ tới lúc kiểm kê mới siết lại, là cách giảm bốn nguyên nhân trên về lâu dài. Chi tiết từng bước ghi nhận chuẩn được trình bày trong bài quy trình nhập xuất tồn kho dược.
Thuốc kiểm soát đặc biệt: quy tắc kiểm kê tách riêng, không gộp chung sổ
Nhóm thuốc gây nghiện, hướng thần và tiền chất không kiểm kê chung sổ với thuốc thông thường. Ba điểm khác biệt cần giữ đúng trong buổi kiểm kê:
- Đếm và đối chiếu tới từng đơn vị nhỏ nhất - viên, ống - không làm tròn theo hộp như các nhóm khác.
- Có ít nhất hai người cùng đếm, cùng chứng kiến và cùng ký xác nhận trên sổ theo dõi riêng của nhóm này.
- Ghi rõ số lô, hạn dùng của từng đơn vị đã đếm, không chỉ ghi tổng số lượng, để phục vụ đối chiếu khi cần truy vết ngược.
Nhóm thuốc gây nghiện, hướng thần cần sổ theo dõi riêng và ít nhất hai người ký xác nhận
Nhóm này nên đếm đầu tiên trong buổi, khi đội kiểm kê còn tập trung nhất, thay vì để đến cuối lúc mọi người đã mệt và dễ bỏ sót bước ký chéo xác nhận.
Kiểm kê một buổi có bền được không, hay chỉ đúng một lần
Rút ngắn buổi kiểm kê kho thuốc cuối kỳ xuống còn một ca làm việc không phải kết quả của một lần tổ chức tốt, mà của việc lặp lại đúng cách mỗi kỳ: khóa sổ đúng giờ, chia nhóm theo rủi ro, đối chiếu tại chỗ thay vì mang về tổng hợp sau. Kỳ nào bỏ qua một trong ba việc này, buổi kiểm kê kỳ đó sẽ kéo dài trở lại, bất kể kỳ trước đã làm tốt đến đâu.
Cách bền vững hơn là giảm bớt phần phải "chờ tới cuối kỳ mới biết", bằng cách để số liệu nhập - xuất - tồn được cập nhật đúng ngay tại từng giao dịch trong tháng. Khi đó, buổi kiểm kê cuối kỳ chỉ còn là bước xác nhận lại, không phải bước phát hiện sai lệch từ đầu. Bức tranh tổng thể của cách vận hành khoa Dược theo hướng này được trình bày trong bài quản lý dược bệnh viện, còn chi tiết phân hệ kiểm kê tự động nằm ở trang phần mềm quản lý kho dược bệnh viện và chuỗi cung ứng.
