Cuối quý, kho dược của một bệnh viện đa khoa hạng II tồn hơn 200 hộp kháng sinh nhóm ít dùng trong khi hết sạch dung dịch cao phân tử ngay giữa đợt sốt xuất huyết tăng người bệnh nhập viện. Bản kế hoạch dự trù quý đó được lập theo cách quen thuộc: lấy số lượng đã mua quý trước, cộng thêm một tỷ lệ cho chắc, không đối chiếu với số lượng thực tế bác sĩ đã kê trên từng đơn thuốc. Sai lệch này không hiếm ở những khoa Dược vẫn dự trù bằng kinh nghiệm thay vì bằng số liệu kê đơn đang nằm sẵn trong hệ thống. Bài viết đi vào cách dùng dữ liệu kê đơn để dự trù thuốc bệnh viện sát nhu cầu điều trị thực tế, giảm cả hai rủi ro: đọng vốn vì mua thừa và đứt thuốc vì mua thiếu.
Dự trù theo kinh nghiệm: vì sao con số luôn lệch
Cách lập kế hoạch phổ biến ở nhiều khoa Dược là lấy số lượng đã mua của kỳ liền trước, cộng thêm một biên độ cố định rồi trình duyệt. Cách này gọn, làm nhanh, nhưng mang theo ba điểm yếu lặp lại ở hầu hết các đợt dự trù kiểu này:
- Không tách được mặt hàng đang tăng và mặt hàng đang giảm nhu cầu. Một tỷ lệ cộng thêm chung cho toàn danh mục khiến thuốc đang giảm nhu cầu bị mua dư, còn thuốc đang tăng nhu cầu vẫn bị mua thiếu vì cùng chịu một biên độ như nhau.
- Không phản ánh thay đổi phác đồ điều trị. Khi hội đồng thuốc và điều trị cập nhật phác đồ, cơ cấu thuốc sử dụng thay đổi ngay lập tức, trong khi kế hoạch dự trù dựa trên số liệu mua sắm cũ vẫn giữ nguyên tỷ trọng của phác đồ trước đó.
- Không đối chiếu với dữ liệu kê đơn theo mùa. Nhóm thuốc điều trị bệnh theo mùa, ví dụ hô hấp hoặc sốt xuất huyết, có nhu cầu tăng vọt ở một số tháng trong năm mà cách cộng phần trăm đều không nắm bắt được.
Điểm chung của ba lỗi này là kế hoạch dự trù được lập tách rời khỏi dữ liệu kê đơn thực tế, trong khi chính dữ liệu đó phản ánh chính xác nhất bác sĩ đang dùng thuốc gì, cho nhóm người bệnh nào, với tần suất ra sao.
Dữ liệu kê đơn nào khoa Dược cần khai thác trước khi dự trù
Trước khi tính lượng dự trù, cần xác định đúng những lớp dữ liệu kê đơn có giá trị dự báo, thay vì chỉ nhìn tổng số lượng đã xuất kho:
- Tần suất kê theo hoạt chất, không theo biệt dược. Một hoạt chất có thể tồn tại dưới nhiều tên biệt dược khác nhau qua các đợt trúng thầu; gộp theo hoạt chất mới thấy đúng quy mô nhu cầu thực.
- Phân bổ theo khoa, phòng chỉ định. Cùng một thuốc nhưng khoa Nội và khoa Ngoại có mô hình kê khác nhau; dự trù theo tổng số toàn viện dễ che mất biến động ở từng khoa.
- Biến động theo thời gian trong năm. So sánh dữ liệu kê đơn của cùng tháng năm trước với các tháng liền kề để tách phần tăng do mùa vụ khỏi phần tăng do số lượt khám tăng chung.
- Liên kết với phác đồ điều trị chuẩn đang áp dụng. Khi kê đơn điện tử liên thông với kho dược, mỗi lượt kê theo phác đồ tự trừ đúng hoạt chất và hàm lượng, cho ra dữ liệu tiêu thụ sát với thực tế điều trị hơn so với ước lượng theo đầu người bệnh.
Dữ liệu càng chia nhỏ theo các lớp trên, con số dự trù cho từng mặt hàng càng bám sát thực tế sử dụng, thay vì một con số trung bình cào bằng cho cả danh mục thuốc.
Kế hoạch dự trù được trao đổi giữa khoa Dược và phòng vật tư trước khi trình duyệt mua sắm
Công thức tính lượng dự trù từ dữ liệu tiêu thụ thực tế
Cách tính lượng dự trù dựa trên bốn thành phần: lượng tiêu thụ trung bình mỗi kỳ theo dữ liệu kê đơn, số kỳ cần dự trù cho tới đợt mua tiếp theo, tồn kho an toàn để phòng biến động bất thường, và thời gian giao hàng của nhà cung cấp kể từ lúc đặt tới lúc nhận. Lượng cần mua bằng tổng của tiêu thụ dự kiến cho kỳ tới cộng tồn an toàn, trừ đi tồn kho hiện có.
Ví dụ minh họa với một hoạt chất kháng sinh đường uống: dữ liệu kê đơn 6 tháng gần nhất cho thấy tiêu thụ trung bình 480 đơn vị mỗi tháng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp là 20 ngày, tồn kho an toàn tương đương 15 ngày sử dụng, tồn kho hiện có là 320 đơn vị. Bảng dưới so sánh cách tính cũ và cách tính theo dữ liệu kê đơn cho cùng một mặt hàng này:
| Yếu tố | Dự trù theo kinh nghiệm | Dự trù theo dữ liệu kê đơn |
|---|---|---|
| Căn cứ số lượng | Số đã mua quý trước cộng thêm biên độ cố định | Tiêu thụ trung bình 6 tháng theo dữ liệu kê đơn thực tế |
| Xử lý biến động mùa vụ | Không tách riêng, áp cùng biên độ cho mọi mặt hàng | Đối chiếu cùng kỳ năm trước để nhận diện tháng cao điểm |
| Tồn kho an toàn | Ước lượng cảm tính, thường không ghi rõ số ngày | Quy đổi theo số ngày sử dụng cụ thể, gắn với thời gian giao hàng |
| Kết quả điển hình | Có mặt hàng dư nhiều, có mặt hàng thiếu ngay giữa kỳ | Lượng mua khớp sát với tốc độ tiêu thụ thực tế của từng mặt hàng |
Phần mềm quản lý dược tự tính sẵn cột tiêu thụ trung bình và đề xuất lượng dự trù theo công thức này cho từng hoạt chất, việc còn lại của dược sĩ là rà soát và điều chỉnh theo những yếu tố định tính mà dữ liệu lịch sử chưa phản ánh được, ví dụ một đợt dịch mới hoặc một phác đồ vừa cập nhật.
Phân nhóm thuốc theo mức độ ưu tiên khi lập kế hoạch mua sắm
Không phải mặt hàng nào cũng cần mức tồn kho an toàn như nhau. Thuốc cấp cứu và thuốc thiết yếu cần biên độ an toàn rộng hơn vì thiếu hụt gây hậu quả trực tiếp lên người bệnh, trong khi thuốc ít dùng hoặc thuốc theo mùa nên giữ tồn kho sát mức tiêu thụ dự kiến để tránh đọng vốn. Việc phân nhóm này cũng gắn chặt với cảnh báo hạn dùng: một mặt hàng dự trù dư trong khi vòng quay chậm sẽ nhanh chóng rơi vào diện cận date, nên dữ liệu từ cơ chế cảnh báo thuốc cận date tự động là một tín hiệu ngược để dược sĩ trưởng khoa biết nhóm nào đang dự trù cao hơn tốc độ tiêu thụ thực tế và cần điều chỉnh xuống ở kỳ dự trù kế tiếp.
Cách phân nhóm đơn giản mà nhiều khoa Dược áp dụng là chia theo hai trục: mức độ thiết yếu về lâm sàng và tốc độ quay vòng theo dữ liệu kê đơn. Thuốc vừa thiết yếu vừa quay vòng nhanh cần theo dõi sát nhất vì rủi ro đứt hàng ảnh hưởng ngay tới điều trị. Thuốc ít thiết yếu và quay vòng chậm nên đặt số lượng dự trù nhỏ, mua bổ sung thường xuyên hơn thay vì dự trù một lần lớn.
Màn hình đề xuất dự trù tổng hợp dữ liệu tiêu thụ theo từng hoạt chất trước khi dược sĩ trưởng khoa rà soát
Quy trình dự trù định kỳ trên phần mềm: từ dữ liệu kê đơn tới đề xuất mua
Khi dữ liệu kê đơn liên thông trực tiếp với kho dược, quy trình dự trù định kỳ có thể chạy theo trình tự sau thay vì tổng hợp thủ công từng mặt hàng:
- Hệ thống trích xuất dữ liệu tiêu thụ theo từng hoạt chất từ lịch sử kê đơn và xuất kho trong kỳ đã chọn.
- Phần mềm tính lượng dự trù đề xuất theo công thức đã cấu hình, kèm ngưỡng tồn an toàn và thời gian giao hàng riêng cho từng nhà cung cấp.
- Dược sĩ phụ trách kho rà soát danh sách đề xuất, điều chỉnh những mặt hàng có yếu tố bất thường mà dữ liệu lịch sử chưa phản ánh, ví dụ dịch bệnh mới bùng phát hoặc phác đồ vừa thay đổi.
- Trưởng khoa Dược phê duyệt bản dự trù đã điều chỉnh, hệ thống chuyển thành yêu cầu mua sắm gửi phòng vật tư hoặc đưa vào kế hoạch đấu thầu.
- Sau khi nhận hàng, số lượng thực nhận được đối chiếu lại với kế hoạch dự trù ban đầu để làm căn cứ hiệu chỉnh công thức cho kỳ tiếp theo.
Bước cuối cùng thường bị bỏ qua nhất trong quy trình thủ công, vì đối chiếu thực nhận với kế hoạch đòi hỏi tra lại nhiều nguồn dữ liệu bằng tay. Khi kế hoạch, phiếu nhập kho và dữ liệu kê đơn cùng nằm trên một hệ thống, việc đối chiếu này diễn ra tự động và trở thành dữ liệu đầu vào cho kỳ dự trù sau, thay vì một vòng lặp phải làm lại từ đầu mỗi quý.
Sai lầm thường gặp khi đã có dữ liệu kê đơn nhưng dự trù vẫn lệch
Sai lầm thường gặp: Lấy dữ liệu kê đơn của một tháng gần nhất để tính tiêu thụ trung bình, hoặc ngược lại dùng dữ liệu kéo dài hai, ba năm mà không loại bỏ giai đoạn đã đổi phác đồ. Khoảng thời gian quá ngắn không đủ đại diện cho biến động theo mùa; khoảng thời gian quá dài lại pha trộn dữ liệu của một cơ cấu thuốc đã không còn áp dụng, khiến con số trung bình bị kéo lệch khỏi thực tế hiện tại.
Một sai lầm khác ít được để ý là chỉ nhìn tổng lượng tiêu thụ toàn viện mà bỏ qua phân bổ theo khoa. Khi một khoa mở rộng quy mô giường bệnh hoặc thêm dịch vụ mới, nhu cầu thuốc của riêng khoa đó tăng nhanh hơn tốc độ tăng chung toàn viện, và dữ liệu tổng hợp không tách riêng theo khoa sẽ không kịp phản ánh thay đổi này cho tới khi đã xảy ra thiếu hụt.
Đối chiếu tồn kho thực tế với kế hoạch dự trù là bước xác nhận trước khi đặt hàng bổ sung
Bắt đầu dự trù theo dữ liệu: khoa Dược làm gì trước kỳ mua sắm tới
Không cần chờ một đợt cải tổ quy trình lớn mới áp dụng cách dự trù theo dữ liệu kê đơn. Trước kỳ mua sắm gần nhất, khoa Dược có thể bắt đầu bằng việc trích xuất dữ liệu tiêu thụ theo hoạt chất của 3-6 tháng gần nhất cho nhóm thuốc thiết yếu và cấp cứu, so sánh với số lượng dự kiến mua theo cách tính cũ để thấy rõ chênh lệch ở những mặt hàng nào. Từ đó, việc điều chỉnh dần công thức tính, bổ sung ngưỡng tồn an toàn theo từng nhóm ưu tiên, và liên thông dữ liệu kê đơn với kho dược trên cùng một hệ thống sẽ thu hẹp khoảng cách giữa kế hoạch trên giấy và nhu cầu điều trị thực tế của người bệnh.
