Một bệnh viện tuyến tỉnh trúng gói thầu kim luồn tĩnh mạch với giá thấp hơn năm trước. Ba tháng sau, khoa Dược nhận đủ số lượng nhưng sai cỡ kim so với nhu cầu thực tế của khoa Nhi và khoa Hồi sức. Kết quả là tồn kho cỡ kim ít dùng, còn cỡ kim thiếu thì phải làm thủ tục mua bổ sung ngoài kế hoạch, mất thêm gần hai tháng chờ duyệt.
Tình huống này lặp lại ở nhiều cơ sở y tế mỗi mùa đấu thầu. Vấn đề thường không nằm ở ngân sách, mà ở cách xây dựng kế hoạch mua sắm, soạn hồ sơ mời thầu và đối chiếu hợp đồng khi hàng về. Bài viết tổng hợp quy trình đấu thầu thuốc vật tư y tế phổ biến tại bệnh viện, phòng khám và những lỗi hay gặp ở từng khâu.
Vì sao đấu thầu thuốc, vật tư y tế phức tạp hơn mua sắm thông thường
Mua thuốc và vật tư y tế không giống mua văn phòng phẩm hay thiết bị hành chính. Thuốc có hoạt chất, hàm lượng, dạng bào chế, hạn dùng và yêu cầu bảo quản riêng như nhiệt độ, ánh sáng. Vật tư y tế lại chia theo quy cách, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật mà mỗi khoa lâm sàng dùng khác nhau - kim luồn khoa Nhi khác khoa Hồi sức, chỉ phẫu thuật khoa Ngoại khác khoa Sản.
Giá trúng thầu thường cố định trong 12 đến 24 tháng, trong khi nhu cầu điều trị thay đổi theo mùa bệnh và mô hình bệnh tật của từng địa phương. Chọn sai số lượng dự trù ở đầu vào kéo theo hệ quả suốt cả chu kỳ hợp đồng: một loại tồn kho ứ đọng, loại khác thiếu hụt, phải xin bổ sung kế hoạch giữa chừng.
Tổ chuyên gia đấu thầu tại bệnh viện thường gồm cả người làm chuyên môn như dược sĩ, bác sĩ chỉ định, lẫn người làm tài chính - kế hoạch. Hai nhóm này nhìn dữ liệu theo hai chiều khác nhau: dược sĩ quan tâm hoạt chất và tương đương điều trị, phòng kế hoạch quan tâm đơn giá và tổng mức đầu tư. Khi dữ liệu tiêu thụ thực tế chưa được tổng hợp đầy đủ trước khi họp, hai chiều nhìn này dễ lệch nhau ngay từ bước lập danh mục.
Quy trình đấu thầu thuốc và vật tư y tế tại cơ sở y tế
Dù quy mô khác nhau, phần lớn bệnh viện, phòng khám áp dụng một trình tự tương tự khi tổ chức mua sắm thuốc, vật tư y tế:
- Tổng hợp nhu cầu sử dụng từ các khoa, phòng dựa trên số liệu tiêu thụ kỳ trước và kế hoạch điều trị.
- Xây dựng danh mục và số lượng dự trù, phân nhóm theo hoạt chất, quy cách kỹ thuật.
- Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, xác định giá gói thầu và hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp quy mô.
- Soạn hồ sơ mời thầu với tiêu chí kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá và điều kiện giao hàng.
- Tiếp nhận, chấm hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng với nhà thầu trúng thầu.
- Ký hợp đồng, theo dõi tiến độ giao hàng và đối chiếu từng đợt nhập kho với điều khoản hợp đồng.
- Giám sát tồn kho, tiêu thụ trong suốt thời hạn hợp đồng để phát hiện sớm nguy cơ thiếu hàng hoặc dư thừa.
Bước 1 và bước 7 thường bị xem nhẹ nhất, dù đây chính là hai bước quyết định độ chính xác của cả kế hoạch mua sắm.
Kiểm kê tồn kho thực tế là dữ liệu đầu vào quyết định độ chính xác của kế hoạch đấu thầu
Lỗi thường gặp ở khâu dự trù và lập kế hoạch
Phần lớn sai sót trong đấu thầu thuốc vật tư y tế bắt nguồn từ khâu chuẩn bị số liệu, trước cả khi hồ sơ mời thầu được soạn ra.
- Dự trù theo cảm tính thay vì số liệu tiêu thụ: khoa lâm sàng ước lượng số lượng cần dùng dựa trên trí nhớ của trưởng khoa thay vì trích xuất báo cáo xuất kho theo tháng, dẫn đến chênh lệch lớn giữa kế hoạch và thực tế.
- Không tách nhóm thuốc theo mức độ sử dụng: gộp chung thuốc dùng thường xuyên với thuốc hiếm khi kê, khiến số lượng mời thầu cho nhóm ít dùng bị đặt quá cao hoặc quá thấp.
- Bỏ sót yếu tố thời vụ: không cộng thêm dự phòng cho các đợt cao điểm dịch bệnh theo mùa như tiêu chảy, sốt xuất huyết, cúm mùa.
- Không đối chiếu tồn kho hiện có trước khi chốt số lượng mời thầu: đặt mua mới trong khi kho còn tồn nhiều, hoặc ngược lại, bỏ qua lô hàng sắp hết hạn cần ưu tiên dùng trước.
- Thiếu phối hợp giữa khoa Dược và phòng Vật tư - Trang thiết bị: hai bộ phận lập kế hoạch riêng lẻ, không đối chiếu chéo khi cùng liên quan đến một loại vật tư dùng cho nhiều mục đích như găng tay, bơm tiêm.
Sai lầm thường gặp: Nhiều cơ sở chốt số lượng mời thầu dựa trên số liệu của năm liền trước mà không trừ đi phần tồn kho hiện có, dẫn đến nhận hàng mới trong khi kho cũ vẫn còn tồn đọng, gần hết hạn dùng.
Lỗi thường gặp ở khâu hồ sơ mời thầu và xét thầu
Sang đến giai đoạn soạn hồ sơ và chấm thầu, các lỗi hay gặp lại nằm ở cách mô tả yêu cầu kỹ thuật và cách đánh giá hồ sơ dự thầu.
| Khâu | Lỗi thường gặp | Hệ quả |
|---|---|---|
| Soạn tiêu chí kỹ thuật | Mô tả quy cách chung chung, không nêu rõ thông số bắt buộc | Nhà thầu chào hàng không đúng nhu cầu sử dụng thực tế |
| Xác định giá gói thầu | Tham khảo giá cũ đã lỗi thời, chưa cập nhật biến động thị trường | Giá gói thầu thấp hơn mặt bằng, không có nhà thầu tham gia |
| Chấm hồ sơ dự thầu | Chỉ xét đơn giá thấp nhất, bỏ qua điều kiện giao hàng, bảo hành | Trúng thầu nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc không đáp ứng khi có sự cố |
| Ký hợp đồng | Không quy định rõ chế tài khi giao hàng trễ hoặc sai quy cách | Không có căn cứ xử lý khi nhà thầu vi phạm tiến độ |
Một lỗi khác ít được nhắc đến là thời gian xử lý hồ sơ kéo dài do phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn: báo cáo tiêu thụ từ phần mềm kho dược, số liệu tồn kho vật tư trên một hệ thống riêng, dự trù ngân sách trên bảng tính. Khi ba nguồn này không liên thông, tổ chuyên gia mất nhiều ngày chỉ để đối chiếu số liệu trước khi họp xét duyệt.
Đối chiếu phiếu giao hàng với hợp đồng ngay tại kho giúp phát hiện sớm sai lệch quy cách
Hậu quả khi đấu thầu sai: thiếu hàng, chậm điều trị, bị treo thầu
Sai sót ở khâu dự trù hay xét thầu không dừng lại ở vấn đề giấy tờ. Khi số lượng mời thầu thấp hơn nhu cầu thực tế, khoa Dược buộc phải xin mua bổ sung ngoài kế hoạch, một quy trình thường mất thêm vài tuần đến vài tháng để hoàn tất thủ tục phê duyệt. Trong thời gian chờ đó, khoa lâm sàng có thể phải đổi sang phác đồ thay thế hoặc chuyển người bệnh đến cơ sở khác nếu thiếu vật tư thiết yếu.
Ngược lại, khi dự trù thừa so với tốc độ tiêu thụ thực tế, thuốc tồn kho có nguy cơ hết hạn trước khi dùng hết, buộc phải lập hội đồng hủy thuốc và giải trình lý do lãng phí ngân sách. Cả hai tình huống đều xuất phát từ cùng một nguyên nhân gốc: số liệu đầu vào cho kế hoạch mua sắm không phản ánh đúng thực tế tiêu thụ và tồn kho.
Khâu nhận hàng cũng là thời điểm cần đối chiếu chặt chẽ chứng từ nguồn gốc của từng lô. Nhiều cơ sở đã siết lại bước này bằng cách kiểm soát nguồn gốc thuốc ngay khi nhập kho, tránh trường hợp hàng trôi nổi trà trộn vào lô đã trúng thầu. Với hồ sơ mời thầu soạn thiếu chặt chẽ, rủi ro còn nằm ở khả năng bị kiến nghị từ nhà thầu không trúng, kéo theo việc phải giải trình, thậm chí tổ chức đấu thầu lại toàn bộ gói thầu - mỗi lần như vậy đồng nghĩa với vài tháng chờ đợi trước khi có hàng.
Kiểm soát dữ liệu tồn kho trước mỗi đợt đấu thầu mới
Gốc rễ để giảm sai sót đấu thầu nằm ở việc kiểm soát dữ liệu tồn kho và tiêu thụ liên tục, thay vì chỉ tổng hợp số liệu vào đúng đợt chuẩn bị hồ sơ. Một số cơ sở đã áp dụng cách làm sau để tránh lặp lại các lỗi kể trên:
- Trích xuất báo cáo tiêu thụ theo hoạt chất, theo khoa từ hệ thống quản lý kho dược thay vì tổng hợp thủ công từ sổ sách từng khoa.
- Đối chiếu số lượng tồn kho thực tế, bao gồm cả lô hàng sắp hết hạn, trước khi chốt số lượng mời thầu cho từng danh mục.
- Lưu lịch sử các đợt thiếu hàng, giao hàng trễ của từng nhà thầu ở lần đấu thầu trước, làm căn cứ đánh giá năng lực khi xét hồ sơ dự thầu lần sau.
- Đồng bộ dữ liệu giữa khoa Dược và phòng Vật tư - Trang thiết bị trên cùng một hệ thống, tránh tình trạng hai bên lập kế hoạch riêng cho cùng một loại vật tư.
Đây cũng là lý do nhiều bệnh viện, phòng khám chuyển từ theo dõi kho dược, kho vật tư trên nhiều bảng tính rời rạc sang một phần mềm quản lý kho dược và chuỗi cung ứng tập trung, nơi số liệu nhập - xuất - tồn được cập nhật theo thời gian thực và có thể trích xuất báo cáo tiêu thụ bất kỳ lúc nào cần lập kế hoạch. Một số cơ sở đã áp dụng nguyên tắc quản lý kho dược theo lô và hạn dùng để tự động cảnh báo hàng cận date trước khi mời thầu lô mới, tránh mua chồng lên phần tồn còn dùng được.
Đối chiếu tiến độ giao hàng với điều khoản hợp đồng ngay trên phần mềm giúp phát hiện sớm nhà thầu chậm tiến độ
Chuẩn hóa hồ sơ mời thầu bằng danh mục kỹ thuật có sẵn
Ngoài dữ liệu tồn kho, một khó khăn khác khi soạn hồ sơ mời thầu là mô tả đúng thông số kỹ thuật cho từng loại vật tư y tế, đặc biệt khi danh mục lên đến hàng trăm mặt hàng. Nếu mỗi lần mời thầu đều soạn lại từ đầu, rủi ro thiếu sót thông số hoặc sao chép nhầm quy cách giữa các mặt hàng tương tự là khó tránh.
Cách làm bền vững hơn là xây dựng một danh mục kỹ thuật chuẩn hóa, lưu cố định thông số của từng mặt hàng đã dùng qua các đợt thầu trước, kèm ghi chú của khoa lâm sàng nếu có yêu cầu điều chỉnh. Khi đến đợt mời thầu mới, tổ chuyên gia chỉ cần cập nhật số lượng và giá tham khảo thay vì soạn lại toàn bộ mô tả kỹ thuật, vừa giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ, vừa hạn chế sai sót do nhập liệu lặp lại. Việc này cũng giúp phòng Kế hoạch tổng hợp có căn cứ nhất quán khi giải trình với đơn vị thẩm định nếu có yêu cầu làm rõ hồ sơ.
Không có phần mềm nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro trong đấu thầu thuốc, vật tư y tế. Nhưng khi module kho dược, kho vật tư nằm trong cùng một phần mềm quản lý bệnh viện với dữ liệu tiêu thụ, tồn kho và lịch sử nhà thầu lưu tập trung, khoa Dược và phòng Kế hoạch tổng hợp có đủ căn cứ để chốt số lượng và tiêu chí mời thầu sát với nhu cầu điều trị thực tế, thay vì dựa vào ước lượng của người lập kế hoạch.
