Một điều dưỡng trưởng khoa nội kể với chúng tôi: sáng nào chị cũng mở tủ lấy 30-40 bệnh án, chiều lại trả về đúng ô. Chỉ cần một người bệnh chuyển giường mà bệnh án nằm nhầm tủ, bác sĩ trực đêm mất cả chục phút đi tìm. Những việc như vậy là lý do nhiều ban giám đốc đặt mục tiêu "bệnh viện không giấy tờ".
Nhưng bỏ giấy không phải bấm công tắc một ngày. Bài này đi qua 6 bước theo thứ tự mà các cơ sở y tế thường làm, kèm mốc thời gian và chỗ dễ vấp ở từng bước. Nếu bạn đang tìm nền tảng chung, hãy xem thêm phần mềm quản lý bệnh viện làm trục cho toàn lộ trình.
Bệnh viện không giấy tờ thực chất là bỏ những loại giấy nào
Cụm từ này dễ bị hiểu quá tay. Trong thực tế quản trị, "không giấy tờ" nghĩa là ba nhóm giấy biến mất khỏi luồng làm việc hằng ngày:
- Bệnh án và phiếu y lệnh: bác sĩ, điều dưỡng ghi và ký trực tiếp trên hệ thống.
- Phiếu chuyển giữa các khoa: phiếu chỉ định xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, phiếu lĩnh thuốc.
- Sổ sách hành chính nội bộ: sổ đăng ký khám, sổ bàn giao ca, sổ theo dõi thu chi.
Những thứ pháp luật vẫn buộc có bản giấy hoặc người bệnh yêu cầu thì giữ lại, nhưng được in ra từ hệ thống thay vì viết tay. Đặt ranh giới này từ đầu giúp tránh kỳ vọng "không còn tờ giấy nào" rồi thất vọng giữa chừng.
Khảo sát hiện trạng: đếm số tờ giấy trước khi mua phần mềm
Bước đầu tiên tốn ít tiền nhất mà quyết định nhiều nhất. Cử một nhóm nhỏ gồm điều dưỡng trưởng, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp, một người của CNTT, đi theo một người bệnh nội trú từ lúc nhập viện đến lúc ra viện và ghi lại từng tờ giấy sinh ra.
Kết quả thường làm ban giám đốc bất ngờ: một đợt điều trị nội trú sinh ra hàng chục loại phiếu, nhiều thông tin bị chép đi chép lại ở 3-4 nơi. Lập bảng như sau để làm căn cứ ưu tiên:
| Loại giấy | Ai ghi | Chép lại ở đâu | Ưu tiên số hóa |
|---|---|---|---|
| Bệnh án nội trú | Bác sĩ, điều dưỡng | Sổ khoa, bảng kê viện phí | Cao |
| Phiếu chỉ định cận lâm sàng | Bác sĩ | Sổ xét nghiệm, sổ X-quang | Cao |
| Phiếu lĩnh thuốc | Điều dưỡng | Sổ nhà thuốc | Trung bình |
| Sổ bàn giao ca | Điều dưỡng trưởng | Không chép lại | Thấp (làm sau) |
Đồng thời kiểm tra điều kiện kỹ thuật. Theo Điều 2 Thông tư 13/2025/TT-BYT, cơ sở cần hạ tầng tối thiểu (máy trạm, mạng, máy chủ, lưu trữ và lưu trữ dự phòng, thiết bị bảo mật), có ứng dụng CNTT quản lý khám bệnh, chữa bệnh và sẵn sàng phục hồi, truy xuất dữ liệu. Nhiều viện vấp ở mạng nội bộ chập chờn ở khoa xa, thứ chỉ lộ ra khi đi thực địa.
Kho hồ sơ giấy: nơi nhiều bệnh viện nhận ra chi phí lưu trữ và tra cứu thủ công
Chọn nền tảng và lập lộ trình theo khoa
Sau khảo sát, bạn biết cần số hóa gì. Câu hỏi tiếp theo là chọn hệ thống nào và triển khai khoa nào trước.
Về phần mềm, ba tiêu chí nên đặt lên bàn thẩm định: bệnh án điện tử gắn liền với chỉ định, kết quả cận lâm sàng và viện phí trong cùng một cơ sở dữ liệu; hỗ trợ cả 3 hình thức ký xác nhận theo Thông tư 13/2025/TT-BYT; và kết nối được với số định danh cá nhân của người bệnh. Phần chi tiết về chức năng nằm ở bệnh án điện tử toàn diện và bài HIS hỗ trợ bệnh án điện tử đến đâu.
Về thứ tự khoa, đừng bắt đầu bằng khoa khó nhất. Kinh nghiệm hay gặp là chọn một khoa có điều dưỡng trưởng chủ động và lượng người bệnh vừa phải làm khoa thí điểm, thường là khoa nội. Khoa cấp cứu và phẫu thuật, nơi thao tác dồn dập, để sau khi quy trình đã ổn.
Chia tiến độ theo từng đợt rõ ràng:
- Đợt 1: tiếp đón, thu ngân viện phí, phòng khám ngoại trú.
- Đợt 2: một khoa nội trú thí điểm, cùng cận lâm sàng liên quan.
- Đợt 3: các khoa còn lại, nhà thuốc, kho dược.
- Đợt 4: khoa cấp cứu, phẫu thuật gây mê hồi sức.
Sai lầm thường gặp: triển khai đồng loạt toàn viện trong một tuần. Khi lỗi xảy ra, bạn không biết do phần mềm, do hạ tầng hay do quy trình khoa nào, và nhân viên mất niềm tin ngay tuần đầu.
Chạy song song giấy và số: đừng vội bỏ sổ giấy
Đây là giai đoạn nhiều bệnh viện nóng vội rút ngắn nhất, và trả giá sau đó. Trong 2-4 tuần đầu ở mỗi khoa, bác sĩ và điều dưỡng nhập trên máy, nhưng sổ giấy vẫn được giữ làm bản đối chiếu. Mục đích không phải làm đôi việc mãi, mà là bắt lỗi sớm: chỉ định nhập sai, viện phí lệch, danh mục thuốc thiếu.
Cuối mỗi tuần, điều dưỡng trưởng đối chiếu ngẫu nhiên 20-30 hồ sơ giữa bản giấy và bản số, ghi số lỗi thành bảng. Khi số lỗi nhập liệu xuống ổn định ở mức thấp trong hai tuần liên tiếp thì khoa đủ điều kiện sang bước tiếp theo.
Theo Điều 5 Thông tư 13/2025/TT-BYT, người bệnh đang điều trị trước 21/7/2025 và ra viện sau đó, nếu đang dùng bệnh án giấy, tiếp tục dùng bệnh án giấy đến khi ra viện hoặc kết thúc đợt điều trị ngoại trú. Nghĩa là khoa vẫn có thể có hai luồng trong thời gian ngắn, và đó là chuyện hợp quy định.
Phòng khám chạy bệnh án điện tử: bác sĩ ghi trực tiếp trên hệ thống trong lúc khám
Số hóa hồ sơ bệnh án giấy cũ: làm gì, làm đến đâu
Kho hồ sơ cũ là phần tốn công nhất và cũng dễ bị đẩy lùi vô thời hạn. Cách xử lý thực tế là phân tầng thay vì scan tất cả:
- Nhóm 1 - người bệnh còn tái khám, bệnh mạn tính: scan trước, gắn vào hồ sơ điện tử theo mã người bệnh để bác sĩ thấy tiền sử ngay khi mở bệnh án.
- Nhóm 2 - hồ sơ hay bị tra cứu hoặc giám định: scan theo yêu cầu, có thể thuê đơn vị ngoài nhưng phải có cam kết bảo mật.
- Nhóm 3 - hồ sơ lâu năm ít dùng: giữ ở kho theo thời hạn lưu trữ của cơ sở, chỉ scan khi có yêu cầu.
Chuyển bản giấy sang bản điện tử và ngược lại thực hiện theo Nghị định 137/2024/NĐ-CP, theo dẫn chiếu tại Thông tư 13/2025/TT-BYT. Quy trình scan, ký xác nhận bản số hóa và giá trị pháp lý cần một bài riêng, bạn có thể xem phần liên quan ở cụm chuyển đổi số của MyHospital.
Quét hồ sơ cũ và xác nhận bản số hóa là công đoạn tốn nhân lực nhất của lộ trình
Ký xác nhận và phân quyền: nền móng để bỏ giấy
Giấy có một ưu điểm mà người ta ít nói: chữ ký tay cho thấy ai chịu trách nhiệm. Bệnh án điện tử phải thay thế được chức năng đó.
Điều 3 Thông tư 13/2025/TT-BYT cho phép 3 hình thức: chữ ký điện tử hợp pháp, kỹ thuật sinh trắc học và hình thức xác nhận điện tử khác theo khoản 4 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử. Quy định không còn bắt buộc chỉ dùng chữ ký số, nên bệnh viện có thể chọn hình thức hợp với từng đối tượng. Ví dụ bác sĩ ký bằng chữ ký điện tử, người bệnh xác nhận bằng phương thức sinh trắc học tại quầy.
Cùng lúc, thiết lập phân quyền theo vai trò: điều dưỡng xem được gì, bác sĩ sửa được gì, ai được in hồ sơ. Mỗi lần mở và chỉnh sửa bệnh án cần để lại nhật ký truy cập. Phần này là lớp bảo mật mà hồ sơ giấy không có được.
Đóng sổ giấy từng khoa và đo kết quả
Khi một khoa đạt ngưỡng lỗi thấp ở bước chạy song song, ban giám đốc ký quyết định ngừng sổ giấy tại khoa đó, ghi rõ ngày hiệu lực. Thu hồi sổ cũ, lưu trữ theo quy định và thông báo cho các khoa liên quan để tránh còn phiếu giấy bị gửi đi.
Đừng đóng sổ rồi quên. Sau 1-2 tháng, đo lại ba chỉ số so với bản khảo sát ban đầu:
| Chỉ số | Cách đo | Mục tiêu tham khảo |
|---|---|---|
| Thời gian tìm một hồ sơ | Bấm giờ mẫu 20 lần tra cứu | Từ vài phút xuống vài giây |
| Số tờ giấy trên mỗi đợt điều trị | Đếm lại như khảo sát | Giảm rõ rệt, còn các bản in bắt buộc |
| Tỷ lệ lỗi nhập liệu | Đối chiếu ngẫu nhiên | Ổn định ở mức thấp |
Con số mục tiêu cần cơ sở tự đặt theo hiện trạng của mình. Quan trọng là có số trước và sau để báo cáo ban giám đốc cũng như đội ngũ.
Về lộ trình bắt buộc, Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BYT quy định cơ sở có hình thức tổ chức là bệnh viện phải triển khai chậm nhất 30/9/2025, còn các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác có điều trị nội trú, điều trị ban ngày và ngoại trú chậm nhất 31/12/2026. Phòng khám nào thuộc nhóm sau nên tính ngược thời gian từ mốc này để không dồn việc vào quý cuối.
Những điểm hay vấp và việc nên làm trong tuần này
Nhìn lại các cơ sở đã làm, những chỗ chậm nhất hiếm khi là phần mềm. Thường là người dùng: bác sĩ lớn tuổi ngại gõ, điều dưỡng quen ghi tay trong lúc di chuyển. Giải pháp thực tế là đào tạo theo kịch bản của chính khoa (ghi y lệnh, chuyển giường, ra viện), có "người dùng nòng cốt" ngồi cạnh trong tuần đầu, và nhập bằng giọng nói cho bác sĩ không quen bàn phím.
Nếu mới bắt đầu, việc cụ thể nên làm trong tuần này là đi theo một người bệnh nội trú và đếm giấy như đã nói ở phần khảo sát. Một buổi sáng là đủ để có số liệu đầu tiên. Khâu tiếp đón cũng là nơi dễ đạt kết quả sớm, đọc thêm ở bài số hóa quy trình tiếp đón bệnh viện và tích hợp tiếp đón với bệnh án điện tử.
MyHospital đồng hành cùng ban giám đốc từ khảo sát hiện trạng đến đóng sổ giấy từng khoa. Đặt lịch trao đổi để nhận bảng đánh giá mức sẵn sàng và lộ trình theo quy mô cơ sở của bạn.
