Triển khai gói khám trọn gói rồi, nhưng làm sao biết gói nào thực sự lãi, gói nào âm giá vốn khi chi phí phát sinh cứ đội lên từng ca? Đây là câu hỏi khiến không ít kế toán quản trị và trưởng phòng tài chính - viện phí trăn trở mỗi kỳ chốt sổ. Về bản chất quản trị, một gói dịch vụ y tế trọn gói là tổ hợp nhiều dịch vụ lẻ được đóng gói lại và gán một mức giá cố định để người bệnh dễ lựa chọn. Nhưng đằng sau mức giá hấp dẫn ấy là bài toán giá vốn, định mức và kiểm soát phát sinh mà nếu làm thủ công sẽ rất dễ sai lệch. Bài viết này đi thẳng vào quy trình quản trị: thiết kế cấu phần, tính giá vốn, cấu hình trên phần mềm HIS, kiểm soát phát sinh và đối chiếu doanh thu gói.
Màn hình phần mềm HIS quản lý danh mục gói dịch vụ y tế trọn gói với dịch vụ thành phần và giá gói
Vì sao gói dịch vụ y tế trọn gói dễ lãi ảo, lỗ thật
Với người bệnh, gói dịch vụ y tế trọn gói là một mức giá minh bạch, biết trước tổng chi phí, không lo phát sinh bất ngờ. Đó là lợi thế về minh bạch chi phí cho người bệnh. Nhưng dưới góc quản trị, chính sự "cố định" của giá bán lại tạo ra rủi ro: mọi biến động chi phí đầu vào đều dồn về phía cơ sở y tế gánh chịu. Khi một ca phải làm lại xét nghiệm, dùng thêm vật tư hay kéo dài ngày giường, phần chênh đó âm thầm bào mòn biên lợi nhuận mà báo cáo tổng không phản ánh được.
Mỗi nhóm gói lại có đặc thù chi phí riêng. Gói khám sức khỏe tổng quát tương đối ổn định về cấu phần. Gói thai sản và gói phẫu thuật trọn gói thì biên độ phát sinh lớn hơn nhiều, phụ thuộc diễn biến lâm sàng thực tế.
| Nhóm gói | Cấu phần chính | Mức biến động chi phí | Rủi ro phát sinh | Độ khó định mức |
|---|---|---|---|---|
| Khám sức khỏe tổng quát | Công khám, cận lâm sàng cơ bản, chẩn đoán hình ảnh | Thấp | Thấp, chủ yếu chỉ định thêm cận lâm sàng | Dễ |
| Thai sản trọn gói | Khám thai định kỳ, xét nghiệm, đỡ sinh, ngày giường | Trung bình - cao | Sinh mổ ngoài dự kiến, ngày giường vượt | Trung bình |
| Phẫu thuật trọn gói | Công phẫu thuật, gây mê, vật tư, thuốc, hậu phẫu | Cao | Biến chứng, vật tư đặc biệt, kéo dài điều trị | Khó |
Nỗi đau cốt lõi của mọi gói dịch vụ y tế trọn gói nằm ở chỗ: phần chi phí phát sinh ngoài định mức thường không được bóc tách và ghi nhận đúng gói, nên lợi nhuận thực bị che khuất.
Bóc tách cấu phần chi phí của một gói
Bước nền tảng của mọi gói bền vững là bóc tách nó về đúng các dịch vụ lẻ cấu thành. Không thể định giá hay kiểm soát một thứ mà ta chưa biết nó gồm những gì.
Trước hết, liệt kê toàn bộ dịch vụ lẻ tạo nên gói: công khám, các chỉ định cận lâm sàng, thủ thuật, thuốc, vật tư tiêu hao và ngày giường (nếu có lưu viện). Sau đó phân loại chúng thành hai nhóm để dễ kiểm soát về sau.
Sơ đồ bóc tách một gói trọn gói thành các dịch vụ lẻ cấu thành và phân loại chi phí cố định - biến đổi
- Chi phí cố định trong gói: các cấu phần gần như luôn phát sinh với định lượng ổn định (công khám, bộ xét nghiệm cơ bản, công phẫu thuật theo phác đồ).
- Chi phí biến đổi có nguy cơ phát sinh: các cấu phần phụ thuộc diễn biến từng ca (thuốc thêm, vật tư đặc biệt, xét nghiệm lặp, ngày giường vượt).
Cuối cùng, xác lập định mức chuẩn cho mỗi cấu phần, ví dụ số lượt xét nghiệm dự kiến, số ngày giường tiêu chuẩn. Chính bộ định mức này sẽ là mốc để hệ thống cảnh báo khi ca thực tế vượt ngưỡng.
Tính giá vốn và định giá gói không lỗ
Có bộ cấu phần và định mức rồi, việc định giá gói dịch vụ y tế trọn gói trở thành một phép cộng có kỷ luật thay vì cảm tính. Nguyên tắc là dựng giá bán từ giá vốn thực, chứ không neo theo giá đối thủ rồi hy vọng có lãi.
- Cộng giá vốn từng dịch vụ lẻ theo định mức thành tổng giá vốn trực tiếp của gói.
- Cộng phần chi phí gián tiếp phân bổ (khấu hao thiết bị, quản lý, vận hành).
- Cộng khoản dự phòng cho chi phí phát sinh ngoài định mức, dựa trên dữ liệu lịch sử.
- Áp biên lợi nhuận mục tiêu để suy ra mức giá bán kỳ vọng.
- Đối chiếu giá bán với khung giá quy định và khả năng chi trả của thị trường, rồi chốt giá gói.
Lưu ý tuân thủ: Giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh phải được xây dựng và niêm yết theo phương pháp định giá do Bộ Y tế ban hành, cụ thể là Thông tư 21/2024/TT-BYT quy định phương pháp định giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh (có hiệu lực từ 17/10/2024, thay thế các Thông tư 13/2023/TT-BYT, 21/2023/TT-BYT và 22/2023/TT-BYT kể từ 01/01/2025) cùng các văn bản sửa đổi, hướng dẫn hiện hành. Cơ sở y tế không tự ý định giá cấu phần vượt khung quy định; phần giá trị gia tăng của gói dịch vụ y tế trọn gói chủ yếu đến từ cách đóng gói, tiện ích và chất lượng dịch vụ chứ không phải từ việc đội đơn giá từng dịch vụ lẻ.
Việc niêm yết đúng cũng gắn với yêu cầu minh bạch giá. Cơ sở y tế nên tham chiếu cách công khai và niêm yết giá dịch vụ y tế để bảng giá gói vừa hấp dẫn vừa đúng quy định.
Cấu hình gói dịch vụ trên phần mềm HIS
Khi cấu phần và giá đã chốt trên giấy, phần mềm HIS là nơi biến chúng thành một thực thể vận hành được: chỉ định một mã gói là kéo theo toàn bộ dịch vụ lẻ và cơ chế tính tiền đi kèm.
Giao diện cấu hình gói dịch vụ trên HIS: gom dịch vụ lẻ vào một mã gói và gán giá gói cố định
Quy trình cấu hình trên hệ thống thường gồm ba việc chính. Quản trị viên tạo danh mục gói, gom các dịch vụ lẻ vào một mã gói duy nhất và gán mức giá gói cố định. Tiếp đó, thiết lập quy tắc tính tiền: dịch vụ nằm trong gói không tính tiền lẻ, còn dịch vụ ngoài gói được hệ thống tự động tách sang hóa đơn riêng. Cuối cùng là phân quyền để bộ phận tiếp đón đăng ký, tiếp nhận đúng gói và thu ngân viện phí thanh toán theo đúng cơ chế.
Toàn bộ cấu hình này nên nằm chung nền tảng với module quản lý dịch vụ và viện phí để dữ liệu gói liên thông trực tiếp với hóa đơn, công nợ và báo cáo.
Kiểm soát chi phí phát sinh ngoài gói
Đây là nơi phần lớn lợi nhuận gói bị thất thoát nếu buông lỏng. Một gói được thiết kế đẹp vẫn có thể lỗ nếu mỗi ca đều phát sinh thêm mà không ai ghi nhận và xử lý.
Cơ chế kiểm soát hiệu quả dựa trên bộ định mức đã cắm ở bước bóc tách. Khi bác sĩ điều trị chỉ định một dịch vụ vượt định mức của gói, hệ thống cảnh báo ngay tại thời điểm chỉ định. Từ đó, phần vượt được xử lý theo quy trình rõ ràng: thu thêm của người bệnh, chuyển thành dịch vụ ngoài gói, hoặc ghi nhận là chi phí nội bộ tùy chính sách. Vai trò của bác sĩ điều trị ở đây rất quan trọng, vì họ là người quyết định phạm vi chỉ định có nằm trong gói hay không.
- Định mức cấu phần: đã thiết lập định mức cho từng dịch vụ trong gói chưa.
- Cảnh báo vượt ngưỡng: hệ thống đã bật cảnh báo khi chỉ định vượt định mức chưa.
- Quy tắc tách dịch vụ ngoài gói: cơ chế tự động tách hóa đơn phần ngoài gói đã kích hoạt chưa.
- Phân quyền xử lý phần vượt: thu ngân viện phí đã có quy trình xử lý phần vượt gói chưa.
- Đối chiếu định kỳ: đã lên lịch đối chiếu giá vốn thực tế so với định mức theo kỳ chưa.
Đối chiếu và báo cáo doanh thu gói
Vòng quản trị chỉ khép kín khi ta đo được kết quả thực của từng gói. Báo cáo doanh thu theo gói cho phép đặt cạnh nhau hai con số quyết định: giá bán gói đã thu và tổng giá vốn thực tế phát sinh của các ca trong kỳ.
Báo cáo doanh thu gói trên HIS so sánh giá bán gói và giá vốn thực tế để phát hiện gói âm biên
Khi một gói lộ ra âm biên lợi nhuận, đó là tín hiệu để điều chỉnh: siết định mức, thay đổi cấu phần dịch vụ, hoặc chỉnh lại giá bán cho kỳ sau trong khung quy định. Dữ liệu gói cũng cần liên kết với module quản lý dịch vụ và viện phí để tổng hợp công nợ, kể cả phần đồng chi trả bảo hiểm y tế nếu gói có cấu phần thuộc phạm vi BHYT. Nhờ vậy, doanh thu gói không còn là con số ước lượng cuối kỳ mà là dữ liệu đối chiếu được đến từng ca.
Quản trị trọn vòng đời gói dịch vụ trên một nền tảng
Điểm yếu của cách làm rời rạc là mỗi khâu nằm một nơi: cấu phần trên Excel, giá trên bảng in, phát sinh ghi tay, doanh thu tổng hợp cuối tháng. Khi thiết kế, định giá, cấu hình, kiểm soát phát sinh và báo cáo của gói dịch vụ y tế trọn gói cùng chạy trên một hệ thống HIS, mỗi ca phát sinh đều được ghi nhận đúng gói và phản ánh ngay vào lợi nhuận thực.
Bạn muốn đóng gói dịch vụ lẻ, gán giá, cảnh báo phát sinh và báo cáo doanh thu từng gói ngay trên một nền tảng? Trải nghiệm cấu hình gói dịch vụ trọn gói cùng phần mềm quản lý bệnh viện MyHospital để kiểm soát giá vốn và biên lợi nhuận minh bạch đến từng ca.
