Hệ thống này không đơn thuần là “phát phiếu”, mà là một giải pháp tối ưu hóa luồng di chuyển của bệnh nhân (Patient Flow Optimization) dựa trên dữ liệu thời gian thực.
1. Quy trình vận hành: Mô hình “Một điểm chạm” (One-stop Touchpoint)
Quy trình được thiết kế khép kín từ lúc bệnh nhân ở nhà cho đến khi vào phòng khám, nhằm giảm thiểu tối đa “thời gian chết” (Dead time).
Bước 1: Đăng ký từ xa (Remote Booking) – Trước khi đến viện
- Kênh tiếp nhận (Omni-channel): Bệnh nhân lấy số trước thông qua Mobile App, Website, Zalo OA hoặc Tổng đài AI.
- Tính năng thông minh: Hệ thống tự động gợi ý khung giờ vắng khách (Load balancing) để bệnh nhân lựa chọn, giảm tải cho giờ cao điểm.
- Kết quả: Bệnh nhân nhận được mã QR Code hoặc Mã định danh đặt trước.
Bước 2: Check-in tự động (Self-service Check-in) – Tại sảnh bệnh viện
Thay vì xếp hàng tại quầy tiếp đón truyền thống, bệnh nhân tương tác với các Kiosk thông minh.
- Xác thực đa phương thức: Quét mã QR, Căn cước công dân gắn chip (tích hợp đầu đọc), hoặc nhận diện khuôn mặt (FaceID/Biometrics).
- Phát số thông minh: Hệ thống in phiếu số thứ tự (hoặc gửi số điện tử qua App) và tự động điều hướng bệnh nhân đến khu vực phòng khám phù hợp nhất (dựa trên dữ liệu tải thực tế của các bác sĩ).
Bước 3: Chờ đợi chủ động (Active Waiting)
- Hiển thị thời gian thực (Real-time Display): Màn hình LCD tại sảnh chờ và trước cửa phòng khám hiển thị số đang phục vụ.
- Thông báo đa nền tảng: Khi gần đến lượt (ví dụ: còn 3 người nữa), hệ thống tự động gửi Push Notification qua App hoặc tin nhắn Zalo/SMS để nhắc nhở. Bệnh nhân có thể đi café hoặc ngồi thư giãn thay vì “chôn chân” trước cửa phòng.
Bước 4: Vào khám & Kết thúc
- Gọi số tự động (Auto-calling): Bác sĩ nhấn nút trên phần mềm HIS, loa và màn hình bên ngoài tự động mời bệnh nhân vào.
- Đồng bộ dữ liệu: Số thứ tự này sẽ đi theo bệnh nhân xuyên suốt qua các khâu: Khám -> Xét nghiệm/Chụp chiếu -> Thanh toán -> Lấy thuốc (Luồng một chiều).
- Các công nghệ lõi (Tech Stack)
Để vận hành trơn tru, hệ thống QMS cần tích hợp các công nghệ sau:
IoT (Internet of Things): Kết nối các thiết bị phần cứng (Kiosk, Máy in, Màn hình hiển thị, Loa) thành một mạng lưới đồng bộ.
AI & Big Data:
Dự báo lượng bệnh nhân theo khung giờ/ngày để bố trí nhân lực.
Tự động phân luồng: Nếu phòng A quá tải, AI sẽ điều hướng bệnh nhân mới sang phòng B có chuyên môn tương đương.
Integration (Khả năng tích hợp): Phải kết nối API sâu (Deep Integration) với phần mềm quản lý bệnh viện (HIS) để đồng bộ thông tin bệnh nhân và trạng thái thanh toán.Lợi ích định lượng (Key Metrics), việc áp dụng QMS thông minh mang lại các chỉ số hiệu quả rõ rệt:
Giảm 30-50% thời gian chờ đợi của người bệnh.
Loại bỏ tình trạng “Cò mồi” và chen ngang nhờ quy trình minh bạch.
Tối ưu hóa hiệu suất: Bệnh viện nắm được biểu đồ nhiệt (Heatmap) khu vực nào đang ùn tắc để điều phối điều dưỡng hỗ trợ ngay lập tức.
Nâng cao trải nghiệm (CX): Giảm căng thẳng cho cả bệnh nhân và nhân viên y tế.
